Διευκρινιστική επιστολή σχετικά με τον σκοπό της πληρωμής δείγμα. Συνοδευτική επιστολή για έγγραφα. Δείγματα αιτημάτων
Οι οργανισμοί συχνά βρίσκονται σε μια εύρυθμη ροή εργασίας λάθη... Αυτό συμβαίνει κυρίως σε τμήματα που ασχολούνται με τους υπολογισμούς: στατιστικά, οικονομικά, λογιστικά, φόροι. Ένα μάλλον δυσάρεστο γεγονός είναι η αποτυχία του συστήματος πληρωμών, των κεφαλαίων και των εγγράφων πληρωμής τους.
Χρειάζεται αποστολή
Η υποχρέωση του ιδιοκτήτη να αναφέρει τον σκοπό της πληρωμής στα έγγραφα πληρωμής του καθορίζεται σύμφωνα με τον κανονισμό της Τράπεζας της Ρωσίας. Αυτό γίνεται για αποκάλυψη της ουσίας της επιχείρησης.
Σύμφωνα με τον ίδιο Κανονισμό, είναι απαραίτητο με ακρίβεια και προσοχήαναφέρετε τον σκοπό της πληρωμής στην εντολή πληρωμής. Το όνομα του έργου, τα στοιχεία των λογαριασμών, οι συμβάσεις και άλλα κύρια έγγραφα μπορούν να σημειωθούν εκεί.
Διευκρινιστική επιστολή για τον σκοπό της πληρωμής δεν έχει ενιαία μορφή, επομένως καταρτίζεται με αυθαίρετο τρόπο ή σύμφωνα με πρότυπο εγκεκριμένο από τον οργανισμό. Μπορείτε να γράψετε μια επιστολή στο εταιρικό φύλλο της εταιρείας ή σε ένα κανονικό φύλλο Α4.
Επιτρέπεται τόσο το χειρόγραφο όσο και το έντυπο κείμενο. Δεν απαιτείται η σφραγίδα του οργανισμού σε μια τέτοια επιστολή, αλλά η υπογραφή του επικεφαλής ή εξουσιοδοτημένου προσώπου με επίσημο τρόπο είναι απαραίτητο.
Οι κύριες πληροφορίεςαπαιτούνται για την ένδειξη: το όνομα της εταιρείας του αποστολέα, η νομική διεύθυνσή της, πληροφορίες για τον παραλήπτη (όνομα, θέση, πλήρες όνομα του επικεφαλής), σύνδεσμος για την εσφαλμένη εντολή πληρωμής (αριθμός και ημερομηνία προετοιμασίας), η ουσία της ανακρίβειας, η διορθωμένη έκδοση.
Εάν υπάρχουν πολλές λανθασμένες πληροφορίες, θα πρέπει να τις εισαγάγετε διαφορετικά σημεία... Τα ποσά που εισάγονται στη φόρμα γράφονται με αριθμούς και αποκρυπτογραφούνται με λέξεις. Το στυλ γραφής είναι επιχειρηματικό, επομένως το περιεχόμενο είναι σύντομο, κατανοητό, προσβάσιμο, η διατύπωση είναι σαφής.
Η αποστολή επιστολών είναι δυνατή απο ολους άνετος τρόπους: προσωπική παράδοση, παράδοση με courier, παράδοση με Russian Post με συστημένη επιστολή με απόδειξη παραλαβής, παράδοση μέσω Διαδικτύου. Αλλά για την αποστολή μέσω Διαδικτύου, απαιτείται επίσημη ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή.
Στο IFTS
Στην Τέχνη. Ξεχωρίζουν το 45 του φορολογικού κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας δύο κατηγορίες σφαλμάτωνσε παραστατικά πληρωμής, η παρουσία των οποίων οδηγεί στη μη πίστωση του ποσού σε κρατικό σύστημακαι την υποχρέωση εκ νέου πραγματοποίησης της πληρωμής από την αρχή:
- Λανθασμένη υπόδειξη της δικαιούχου τράπεζας.
- Μη έγκυρος αριθμός λογαριασμού στο Ομοσπονδιακό Δημόσιο.
Αυτές οι περιπτώσεις θα συνεπάγονται επανειλημμένη πληρωμή για τα αντίστοιχα στοιχεία και όσες αποστέλλονται κατά λάθος επιστρέφονται σύμφωνα με το νόμο.
Το χρέος που προκύπτει θα αυξηθείαπό τους δεδουλευμένους τόκους που θα πρέπει να καταβληθούν.
Στη συνέχεια, η αποστολή επιστολής στην Ομοσπονδιακή Επιθεώρηση Φορολογικής Υπηρεσίας για διευκρίνιση της πληρωμής, θα είναι ένα αποτελεσματικό μέτρο εάν τα ακόλουθα αναφέρονται εσφαλμένα στη φορολογική εντολή: KBK, TIN, κατάσταση φορολογούμενου, σημείο ελέγχου, όνομα οργανισμού κ.λπ.
Η βάση για την αναγνώριση μιας φορολογικής υποχρέωσης ως ανεκπλήρωτης: λανθασμένη κατάσταση BCC και πληρωτή.
Ο υπολογισμός του BCC δεν είναι περίπλοκος εάν ο κωδικός, σωστός και λάθος, αναφέρεται στον ίδιο φόρο. διαφορετικά, εκκρεμούν κυρώσεις. Έτσι, εάν υπάρχει ένδειξη διαφορετικών φορολογικών κωδικών, επιστολές σχετικά με τον εσφαλμένο σκοπό πληρωμής, κατά πάσα πιθανότητα, δεν θα είναι αρκετό.
Σύμφωνα με τον λανθασμένα υποδεικνυόμενο ΟΚΤΜΟ, κατά την αφαίρεση του φόρου στον τοπικό προϋπολογισμό, το πρόβλημα μπορεί να εξαλειφθεί με τη μεταφορά προστίμων και φόρου σύμφωνα με τις απαραίτητες λεπτομέρειες.
Για κατευθυνόμενες πληρωμές σε περιφερειακό ή ομοσπονδιακό προϋπολογισμόδίνεται η δυνατότητα προσαρμογής του ΟΚΤΜΟ με την παροχή επιστολής για τον σκοπό πληρωμής.
Δεν υπάρχει ενιαίο επιστολόχαρτο. Ο νομοθέτης δεν προσδιορίζει τη μορφή του. Το δείγμα αναπτύσσεται από τους πληρωτές με βάση τους κανόνες ροής εγγράφων.
Πρώτα από όλα, πριν από την υποβολή επιστολής στο IFTS, ο φορολογούμενος πρέπει να λάβει από την τράπεζα, από την τραπεζική υπηρεσία, έγγραφα πληρωμής με εκτελεστικό σήμα... Το IFTS, κατά τον έλεγχο εγγράφων, μπορεί να ζητήσει αίτηση για συμφωνία πληρωμών.
| Εταιρεία Περιορισμένης Ευθύνης "Romashka" 635468, Barnaul, οδός Korneeva, 21, κτίριο 4 INN 7719123453 / KPP 771901002 Αναφ. 04 με ημερομηνία 03/09/2017 Στην Επιθεώρηση της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας της Ρωσίας Νο. 3 για την πόλη Barnaul Η Εταιρεία Περιορισμένης Ευθύνης "Romashka", κατά τη μεταφορά του φόρου εισοδήματος φυσικών προσώπων από τις 04.08.2017 έως τις 29.08.2017 σε εντολές πληρωμής, ανέφερε λανθασμένα το καθεστώς του πληρωτή 01 "Φορολογούμενος (πληρωτής τελών) - νομικό πρόσωπο". Στοιχεία για τη μεταφορά του φόρου εισοδήματος φυσικών προσώπων στο IFTS No. 3 για την πόλη Barnaul:
Το αίτημα είναι να θεωρηθεί σωστό το καθεστώς του πληρωτή 02 «Φορολογικός πράκτορας» στις υποδεικνυόμενες εντολές πληρωμής. Γενικός Διευθυντής ___________ Valin ____________ / Κ.Α. Valine / Εφαρμογές: Εντολές πληρωμής για μεταφορά φόρου εισοδήματος φυσικών προσώπων (αντίγραφα) σε 2 (δύο) φύλλα. |
Στη ΜΧΠ
Σε μια κατάσταση που η εταιρεία έκανε λάθος στην ασφαλιστική εισφορά στο Ταμείο Συντάξεων, και αυτό έγινε η αιτία για τη μη είσπραξη κεφαλαίων στον κρατικό προϋπολογισμό, γράφεται διευκρινιστική επιστολή προς το ταμείο... Αυτό το έγγραφο δεν έχει φόρμα, αλλά το ίδρυμα έχει αναπτύξει ένα υπόδειγμα συστατικής επιστολής που πρέπει να συμπληρωθεί.
Τόσο οι πληρωτές αγαθών ή υπηρεσιών όσο και οι αποδέκτες πληρωμών αντιμετωπίζουν συχνά καταστάσεις όπου ο σκοπός της πληρωμής αναφέρεται εσφαλμένα και, κατά συνέπεια, απαιτείται διευκρίνιση με επιστολή προς τον αντισυμβαλλόμενο και την τράπεζα σύμφωνα με ένα συγκεκριμένο πρότυπο. Σχετικά με το πώς να συνθέσετε σωστά ένα τέτοιο γράμμα και άλλες αποχρώσεις - αυτή τη στιγμή.
Το εγκεκριμένο έντυπο δεν υπάρχει, οπότε από γενικοί κανόνεςπαρουσιάζεται σε οποιαδήποτε μορφή. Θα πρέπει να προχωρήσετε από τις καθιερωμένες παραδόσεις της επιχειρηματικής πρακτικής και να τηρήσετε τις ακόλουθες συστάσεις:
- Αρχικά, το πλήρες όνομα της εταιρείας εμφανίζεται στο κέντρο (για παράδειγμα, Cherry Limited Liability Company).
- Επάνω δεξιά αναγράφεται το όνομα και η διεύθυνση της τράπεζας στην οποία αποστέλλεται η επιστολή.
- Στη συνέχεια, γράφεται το όνομα, το οποίο θα πρέπει να περιέχει τη φράση "για να διευκρινιστεί ο σκοπός της πληρωμής".
- Μετά από αυτό, περιγράφονται συνοπτικά οι συνθήκες με όλες τις λεπτομέρειες του εγγράφου όπου έγινε το λάθος, καθώς και Λεπτομερής περιγραφήλεπτομέρειες τραπεζικού λογαριασμού.
- Στη συνέχεια, συγκεκριμένα, με τη βοήθεια της παράθεσης, ορίζουν το λάθος και υποδεικνύουν επίσης με παράθεση ποιο λήμμα πρέπει να θεωρείται σωστό.
- Στο τέλος, υποδεικνύονται τα συνημμένα - κατά κανόνα, αυτή είναι η ίδια η λανθασμένα εκτελεσθείσα εντολή πληρωμής και ένα δείγμα επιστολής από τον παραλήπτη που συμφωνεί ότι η πληρωμή πρέπει να διευκρινιστεί (διορθωθεί).
- Στο τέλος - οι θέσεις, οι υπογραφές και η αποκρυπτογράφηση των υπογραφών των υπευθύνων (κατά κανόνα, αυτός είναι ο διευθυντής ή ο επικεφαλής του υποκαταστήματος, καθώς και ο επικεφαλής λογιστής).
Ακολουθεί ένα δείγμα εγγράφου που μπορείτε να αναφέρετε ως δείγμα.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι οργανισμοί χρησιμοποιούν εκτύπωση στην εργασία τους. Επομένως, το δείγμα μπορεί να μοιάζει με αυτό.
Περιγραφή της διαδικασίας
Σε νομοθετικές πράξεις και άλλες κανονιστικά έγγραφαδεν υπάρχει τέτοια διαδικασία - τυπικά, δεν παρέχεται η δυνατότητα προδιαγραφής. Ωστόσο, στην πράξη, το φαινόμενο αυτό είναι πολύ συχνό, αφού παραβίαση σε παραστατικό πληρωμήςόχι ιδιαίτερα κρίσιμη και, κατά κανόνα, η κατάσταση λύνεται πολύ απλά.
Γενικά, η σειρά των ενεργειών είναι η εξής:
- Πρώτα πρέπει να απευθυνθείτε στο δεύτερο μέρος που έκανε λάθος.
- Στη συνέχεια, ειδοποιήστε την τράπεζα στέλνοντάς του αλληλογραφία σύμφωνα με το δείγμα που δίνεται παραπάνω (ή σύμφωνα με τη δική σας φόρμα).
- Στη συνέχεια, πρέπει να λάβετε γραπτή απάντηση από την τράπεζα, η οποία επισυνάπτεται στην εντολή πληρωμής. Την ίδια απάντηση λαμβάνει και ο δεύτερος διάδικος, ο οποίος διατηρεί και το έγγραφο σε περίπτωση πιθανής επαλήθευσης ή αντιδικίας.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ. Μια τέτοια διαδικασία δεν ορίζεται στη νομοθεσία, ωστόσο, η δικαστική πρακτική στις περισσότερες περιπτώσεις περιγράφει αυτήν ακριβώς τη διαδικασία. Ως εκ τούτου, η κοινοποίηση όλων των μερών είναι ένα υποχρεωτικό βήμα.
Ειδοποίηση δεύτερου μέρους
Υπάρχουν δύο επιλογές:
- Εάν η εταιρεία σας λάβει πληρωμή, τότε πρέπει να επικοινωνήσετε με το άτομο που έστειλε τα κεφάλαια.
- Εάν είστε ο ίδιος ο αποστολέας και εντοπίσετε ένα σφάλμα, τότε πρέπει να ειδοποιήσετε τον παραλήπτη σχετικά.
Πρώτη περίπτωση
Όταν λάβατε μια πληρωμή, αλλά ο σκοπός της αναφέρεται λανθασμένα στα έγγραφα, συνδέεται συχνά με καταστάσεις παράδοσης (για παράδειγμα, όταν εστάλη προκαταβολή και δεν έχουν ακόμη πληρωθεί οι παραδόσεις που έχουν ολοκληρωθεί). Τότε ο παραλήπτης έχει λόγους να πιστεύει ότι οι νέες πληρωμές πρέπει πρώτα να ικανοποιήσουν τις προηγούμενες αξιώσεις (καθώς και τους τόκους της κατάπτωσης) και μόνο τότε μπορούν να πιστωθούν οι προκαταβολές για μελλοντικές παραδόσεις.
Ωστόσο, στην πράξη, μια επιχείρηση δεν μπορεί αυθαίρετα, δηλ. μονομερώς, αλλάξτε τον σκοπό πληρωμής. Γεγονός είναι ότι τα κεφάλαια του πληρωτή αποτελούν ιδιοκτησία του, τα οποία διαθέτει αποκλειστικά κατά την κρίση του. Αυτό σημαίνει ότι υπάρχει μόνο ένας τρόπος - να λάβετε τη γραπτή συγκατάθεσή του για διευκρίνιση, για την οποία να στείλετε μια επιστολή σύμφωνα με ένα δείγμα που συμπίπτει πλήρως με τα παραπάνω παραδείγματα.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ. Συχνά, οι συμβάσεις προβλέπουν τη δυνατότητα αυτοκαθορισμού της πληρωμής και μη εξουσιοδοτημένης αλλαγής αυτού του δείκτη, εάν είναι απαραίτητο. Ωστόσο, η νομολογία δείχνει ότι αυτή η διάταξη συχνά αναγνωρίζεται ως αντίθετη στο αστικό δίκαιο. Εάν όμως η μεταφορά του ποσού είναι μεγαλύτερη από την αναμενόμενη, τότε η διαφορά μπορεί να μεταφερθεί για την πληρωμή των οφειλών και ανεξάρτητα, χωρίς να ζητηθεί συναίνεση.
Δεύτερη περίπτωση
Και στην περίπτωση που εσείς οι ίδιοι είστε ο πληρωτής, αλλά για κάποιο λόγο κάνατε λάθος, θα χρειαστεί να εκτελέσετε 2 ενέργειες ταυτόχρονα:
- Αρχικά, αποστέλλεται γραπτό αίτημα για συμφωνία σχετικά με αυτήν την αλλαγή με τον αντισυμβαλλόμενο που έλαβε τα χρήματα στον λογαριασμό του.
- Στη συνέχεια, πρέπει να στείλετε μια επιστολή στην τράπεζα μέσω της οποίας έγινε αυτή η οικονομική συναλλαγή.
Εάν η τράπεζα αρνηθεί ή αγνοήσει
Η τράπεζα έχει το δικαίωμα να αρνηθεί να ικανοποιήσει το αίτημα. Επιπλέον, ένα τέτοιο δικαίωμα δικαιολογείται πλήρως από νομοθετική άποψη. Θεωρείται ότι το πιστωτικό ίδρυμα έχει ήδη εκπληρώσει το καθήκον του όταν έχει πραγματοποιήσει έμβασμα στον καθορισμένο λογαριασμό και τα κεφάλαια έχουν ήδη πιστωθεί.
Κατά κανόνα, οι τράπεζες είναι αρκετά πιστές σε ένα τέτοιο λάθος και το διορθώνουν με το πρώτο αίτημα. Αλλά ακόμα κι αν ο οργανισμός αρνηθεί να το κάνει αυτό, το πιο σημαντικό πράγμα είναι να βεβαιωθείτε ότι η επιστολή έφτασε στην τράπεζα και εκείνος αρνήθηκε. Έτσι, η παρουσία γραπτής απάντησης από τους εκπροσώπους του πιστωτικού ιδρύματος είναι ο κύριος σκοπός σύνταξης διευκρινιστικής επιστολής. Εάν η τράπεζα αγνοήσει το αίτημα, είναι απαραίτητο να λάβει γραπτή άρνηση. Και σε περίπτωση που το πιστωτικό ίδρυμα αρνηθεί να δεχθεί το έγγραφο, αποστέλλεται με συστημένη επιστολή. Η απόδειξη επιστροφής φυλάσσεται μέχρι να λυθεί πλήρως η κατάσταση.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ. Σε κάθε περίπτωση, είναι σημαντικό να ελέγξετε ότι η τράπεζα έχει όντως ικανοποιήσει το αίτημα και έχει κάνει την κατάλληλη τροποποίηση. Για να γίνει αυτό, η εταιρεία έχει το δικαίωμα να ζητήσει αντίγραφο κίνησης λογαριασμού - στις περισσότερες περιπτώσεις μια τέτοια διαδικασία πληρώνεται (το κόστος είναι σύμφωνα με τα τιμολόγια της τράπεζας).
Επιχειρήματα σε περίπτωση διαφωνίας
Μπορεί να προκύψει διαφωνία όχι μόνο μεταξύ της εταιρείας σας και του αντισυμβαλλομένου, αλλά και σε σχέση με φορολογικούς ελέγχους. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι καλύτερο να προετοιμαστείτε εκ των προτέρων για να υπερασπιστείτε τη θέση σας, για την οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα ακόλουθα εύλογα επιχειρήματα:
- Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να δηλώσετε ότι η εντολή πληρωμής ανήκει σε αυστηρά έγγραφα αναφοράς, πράγμα που σημαίνει ότι δεν επιτρέπονται διορθώσεις σε αυτήν. Κατά συνέπεια, δεδομένου ότι η τράπεζα έχει ήδη μεταφέρει τα κεφάλαια, δεν θα μπορούσατε να κάνετε τίποτα άλλο για να ξεκινήσετε τη διαδικασία για τον προσδιορισμό του σκοπού της πληρωμής.
- Ομοίως - δεν επιτρέπονται επίσης διορθώσεις ή διαγραφές σε μετρητά και τραπεζικά έγγραφα.
- Οι τράπεζες δεν μπορούν να παρέμβουν στη διαδικασία, καθώς είναι εξουσιοδοτημένες να πραγματοποιούν μόνο μεταφορές και άλλους τύπους χρηματοοικονομικών υπηρεσιών σύμφωνα με τη συμφωνία.
- Είναι επίσης αδύνατη η ανανέωση μιας υποχρέωσης που έχει λήξει. Σημαίνει ότι εάν έχετε ήδη στείλει χρήματα για αγορά αγαθών ή υπηρεσιών, τότε η υποχρέωση πληρωμής τερματίζεται επίσημα. Και τότε, όταν θέλετε να αλλάξετε τον σκοπό και να συμφωνήσετε σε αυτό με τον αντισυμβαλλόμενο, τότε η υποχρέωση πληρωμής για τα αγαθά, όπως λέγαμε, γίνεται ανεκπλήρωτη (επειδή τα χρήματα δαπανήθηκαν για άλλο σκοπό). Αλλά η υποχρέωση στην πραγματικότητα έχει ήδη πραγματοποιηθεί - επομένως, δεν είναι πλέον δυνατή η καταγγελία της.
Έτσι, παρά την απουσία μιας νομοθετικά καθιερωμένης διαδικασίας διευκρίνισης και δείγματος της αντίστοιχης επιστολής, στην πράξη αυτό το ζήτημα επιλύεται πολύ απλά - είναι σημαντικό μόνο να ειδοποιηθούν όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη και να ληφθεί η γραπτή συγκατάθεσή τους.
Στη ροή επιχειρηματικών εγγράφων, η μορφή επιστολής αίτησης χρησιμοποιείται πολύ συχνά όταν καθίσταται απαραίτητο να ληφθεί η συγκατάθεση του δεύτερου μέρους ή μιας συγκεκριμένης υπηρεσίας από αυτό. Έτοιμα δείγματα και παραδείγματα διαφορετικές καταστάσεις, καθώς και τους κανόνες για τη σύνθεση τέτοιων γραμμάτων, θα βρείτε σε αυτό το άρθρο.
Η παράδοση και οι κανόνες για τη σύνταξη μιας επιστολής αίτησης έχουν αναπτυχθεί αποκλειστικά στην πρακτική ροή εργασίας - δηλ. δεν έχουν εγκριθεί έντυπα ή οδηγίες σε νομοθετικό επίπεδο. Ωστόσο, σε γενικές γραμμές, θα πρέπει να τηρείται η ακόλουθη δομή:
- Ως συνήθως, συμπληρώνετε πρώτα την "κεφαλίδα", η οποία υποδεικνύει το πλήρες όνομα του οργανισμού αποστολής με τα αντίστοιχα στοιχεία επικοινωνίας, καθώς και το όνομα ενός συγκεκριμένου υπαλλήλου (συνήθως του διευθυντή της εταιρείας) και το όνομα του παραλήπτη οργάνωση.
- Ακολουθεί το ίδιο το κείμενο, το οποίο αποτελείται από μια περιγραφή της κατάστασης και την αιτιολόγηση του αιτήματος. Το κείμενο πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο σύντομο - συνήθως αρκούν 1-2 παράγραφοι. Είναι σημαντικό να δηλώσετε συγκεκριμένα και ξεκάθαρα το αίτημά σας, ώστε ο συνομιλητής να κατανοήσει καλά την ουσία της έκκλησής σας.
- Ακολουθεί η υπογραφή, η αποκωδικοποίηση της υπογραφής και η ημερομηνία σύνταξης.
Έτσι, συντάσσεται σύμφωνα με την τυπική επιλογή για τέτοια έγγραφα - το έντυπο δίνεται παρακάτω.
Ένα έτοιμο δείγμα μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως παράδειγμα.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ. Η απόφαση να αναγραφεί ή όχι το όνομα του εγγράφου (δηλαδή να γράψει στη μέση «Επιστολή αίτησης») λαμβάνεται από τον αποστολέα. Κατά κανόνα, αυτό είναι απαραίτητο σε περιπτώσεις όπου είναι σκόπιμο να τονιστεί η φύση του εγγράφου και ο σκοπός που μια εταιρεία προσπαθεί να επιτύχει από μια άλλη.
Δεδομένου ότι σε αυτήν την περίπτωση μιλάμε για το γεγονός ότι μια εταιρεία υπολογίζει σε κάποια υπηρεσία ή ακόμα και μια παραχώρηση από τον συνεργάτη της, φυσικά, η σύνταξη μιας επιστολής, ο σχεδιασμός και ακόμη και η αποστολή της θα πρέπει να ληφθούν πολύ σοβαρά υπόψη. Οποιαδήποτε λεπτομέρεια μπορεί να κάνει εντύπωση, επομένως είναι καλύτερο να λάβετε υπόψη ακόμη και φαινομενικά ασήμαντες αποχρώσεις:
- Πρώτα απ 'όλα, είναι καλύτερο να το στείλετε χρησιμοποιώντας φυσικό ταχυδρομείο - κανονικό Russian Post ή ακόμα καλύτερα ιδιωτικός οργανισμός, που παραδίδει την αλληλογραφία από πόρτα σε πόρτα και πολύ πιο γρήγορα. Μήνυμα σε σε ηλεκτρονική μορφήή ακόμη περισσότερο, η αποστολή με φαξ συχνά γίνεται αντιληπτή πιο απρόσωπα ως ανεπιθύμητη αλληλογραφία.
- Επιπλέον, ο φυσικός τρόπος τεκμηρίωσης του εγγράφου (δηλαδή, όπως ένα κανονικό ταχυδρομικό αντικείμενο) σας επιτρέπει να κάνετε μια ευνοϊκή εντύπωση λόγω του ακριβότερου χαρτιού, φακέλου, σφραγίδας και άλλων μέσων διακόσμησης.
- Για τη σύνταξη του κειμένου, επιλέγεται πάντα ένα επιστολόχαρτο - αυτό σας επιτρέπει να δώσετε στο αίτημα περισσότερη επισημότητα.
- Είναι προτιμότερο να αποφεύγονται οι ρητές κληρικαλισμοί στο κείμενο - δηλ. σταθερές λέξεις και εκφράσεις που χρησιμοποιούνται συνήθως σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον. Κυριολεκτικά «στεγνώνουν» την ιστορία και κάνουν συνολικά αρνητική εντύπωση. Είναι εύκολο να αντικατασταθούν περισσότερο πρωτότυπες επιλογές- για παράδειγμα, "Σας ζητώ να εξετάσετε" έως "Ελπίζω στην κατανόησή σας και τη βοήθειά σας για την επίλυση αυτού του ζητήματος."
- Τέλος, γενικά αξίζει να τηρούμε τις παραδόσεις της επαγγελματικής αλληλογραφίας, δηλ. το κείμενο είναι κατά κύριο λόγο γραμμένο σε επίσημο επιχειρηματικό στυλ. Δεν πρέπει να υπάρχουν λυρικές παρεκκλίσεις, πολύ περίπλοκες συντακτικές κατασκευές ή διπλές (σε σημασία) φράσεις. Θα πρέπει να ληφθεί μέριμνα ώστε ο συνομιλητής να είναι πολύ εύκολο να αντιληφθεί το μήνυμα - τόσο από άποψη κατανόησης όσο και ψυχολογικά.
ΣΥΜΒΟΥΛΗ. Εάν είναι δυνατό να γράψετε το κείμενο με το χέρι, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο. Τα χειρόγραφα γράμματα το κάνουν να ξεχωρίζει από τα υπόλοιπα. Ωστόσο, είναι καλύτερο να εμπιστευτείτε τη γραφή σε έναν ειδικό που γνωρίζει τις τεχνικές της καλλιγραφίας.
ποικιλίες
Ανάλογα με τη συγκεκριμένη κατάσταση, υπάρχουν παραλλαγές γραμμάτων. Τα περισσότερα από τα αιτήματα αφορούν οικονομικά θέματα - για παράδειγμα, έκπτωση, μείωση τελών υπηρεσιών ή αναβολή. Το μικρότερο μέρος των επιστολών αιτήματος είναι αφιερωμένο στη βοήθεια για την επίλυση τυχόν άλλων ζητημάτων. Οι πιο συχνές περιπτώσεις και έτοιμα παραδείγματαοι επιστολές συζητούνται παρακάτω.
Σχετικά με την κατανομή των κεφαλαίων
Το να ζητάς δωρεές, ακόμη και για φιλανθρωπικούς σκοπούς, είναι ένα αρκετά σοβαρό αίτημα. Ως εκ τούτου, κατά την κατάρτιση, είναι σημαντικό να περιγραφεί η κατάσταση όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένα και, επιπλέον, είναι σαφές να υποδεικνύεται για ποιον ακριβώς λόγο απαιτούνται τα χρήματα και για ποιο λόγο είναι αδύνατο να ληφθούν από άλλη πηγή.
Κατά τη σύνταξη, μπορείτε να πάρετε ένα τέτοιο δείγμα ως βάση.
Από τη ΜΚΟ "Raduga"
Βουλευτής της Νομοθετικής Συνέλευσης
Αγία Πετρούπολη Miloshnikov I.N.
Αγαπητέ Ilya Nikolaevich! Ο διευθυντής σας καλωσορίζει μη κερδοσκοπική οργάνωσηΟΥΡΑΝΙΟ ΤΟΞΟ". Ο οργανισμός μας ιδρύθηκε το 2012 και όλα αυτά τα χρόνια παρέχει συνεχώς οικονομική βοήθεια σε παιδιά που πάσχουν από οξείες μορφές λευχαιμίας. Βασική κατεύθυνση της δραστηριότητάς μας είναι η προμήθεια κατάλληλων φαρμάκων και πολύπλοκων επεμβάσεων.
Όλα αυτά τα χρόνια βασική πηγή χρηματοδότησης των δραστηριοτήτων μας ήταν η εταιρεία LLC «...». Ωστόσο, τον Απρίλιο αυτού του 2017, ο όγκος της χρηματοδότησης μειώθηκε κατακόρυφα και αυτή τη στιγμή δεν μπορούμε να πραγματοποιήσουμε φιλανθρωπικές εκδηλώσεις στον ίδιο όγκο.
Σύμφωνα με τα στοιχεία μας, ο ετήσιος προϋπολογισμός του ταμείου, λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιωτικές δωρεές, θα πρέπει να είναι 10 εκατομμύρια ρούβλια. Έτσι, σε σχέση με τον τερματισμό της χρηματοδότησης, είναι απαραίτητο να καλυφθεί η διαφορά στο ποσό των 8 εκατομμυρίων ρούβλια. ετησίως. Ελπίζουμε στη βοήθειά σας, καθώς αυτή τη στιγμή δεν είναι δυνατή η εύρεση χορηγών.
Με εκτίμηση, V.K. Svetozarov
Σχετικά με την παράδοση των εμπορευμάτων
Είναι σημαντικό εδώ να δείξετε το ενδιαφέρον και την προθυμία σας για συνεργασία. Επομένως, πρέπει να βρείτε τις κατάλληλες λέξεις, ώστε ο συνομιλητής να εμποτιστεί με εμπιστοσύνη και να πάρει την κατάλληλη απόφαση. Μπορείτε να πάρετε ένα τέτοιο δείγμα ως βάση.
Γενικός Διευθυντής της LLC "..."
Nekrasov N.K.
Από τον διευθυντή της εταιρείας "..."
Elizarova V.M.
Χαιρετισμούς, Νικολάι Κωνσταντίνοβιτς! Στην περιφερειακή έκθεση για τη γεωργία, που πραγματοποιήθηκε τον Μάιο του τρέχοντος έτους, η εταιρεία μας ενδιαφέρθηκε για τα δείγματα μηχανημάτων και εξοπλισμού που προσφέρατε.
Θα θέλαμε να ξεκινήσουμε συνεργασία μαζί σας με την παράδοση μιας δοκιμαστικής παρτίδας αγαθών ( πλήρης λίσταεπισυνάπτεται ως χωριστό έγγραφο στην παρούσα επιστολή). Εγγυόμαστε έγκαιρες πληρωμές για αγαθά και υπηρεσίες. Εκφράζουμε την ελπίδα μας για μακροχρόνια και αμοιβαία επωφελή συνεργασία.
Τα στοιχεία επικοινωνίας μας:
Με εκτίμηση, V.M. Elizarov
Σχετικά με τις εκπτώσεις
Επί του παρόντος, αυτός είναι ένας αρκετά κοινός τύπος, καθώς οι οικονομικές συνθήκες έχουν επιδεινωθεί με πολλούς τρόπους. Η εμπειρία δείχνει ότι το να πείσεις τον αντισυμβαλλόμενο να παράσχει έκπτωση είναι ιδιαίτερα καλό σε τέτοιες περιπτώσεις:
- εάν οι εταιρείες συνεργάζονται για μεγάλο χρονικό διάστημα, για παράδειγμα, περισσότερο από ένα χρόνο·
- εάν αγοραστεί αμέσως ένας μεγάλος αριθμός απόεμπορεύματα.
στον Διευθύνοντα Σύμβουλο
LLC "Avantage" Filippov G.V.
Από τον διευθυντή της LLC "Veres"
Alexandrova K.N.
Γεια σου, Gennady Viktorovich. Είμαστε στην ευχάριστη θέση να σημειώσουμε το γεγονός ότι οι εταιρείες μας συνεργάζονται για πάνω από 2 χρόνια. Εκφράζουμε την ευγνωμοσύνη μας για το με συνέπεια υψηλή ποιότητατις υπηρεσίες σας, καθώς και για βοήθεια στην επίλυση ορισμένων τρεχόντων ζητημάτων.
Πιστεύουμε ότι δεν είναι μυστικό για εσάς τι είδους Πέρυσιη οικονομική κατάσταση στην εξειδικευμένη αγορά μας έχει επιδεινωθεί σημαντικά. Δυστυχώς, αυτή τη στιγμή αντιμετωπίζουμε μια ορισμένη έλλειψη εσόδων, η οποία συνδέεται με μείωση των τριμηνιαίων κερδών.
Σε σχέση με αυτές τις συνθήκες, ελπίζουμε στην κατανόηση και τη συγκατάθεσή σας για την παροχή έκπτωσης 10% στις υπηρεσίες που θα παρέχονται το επόμενο ημερολογιακό έτος 2018. Φυσικά, ένα τέτοιο μέτρο είναι προσωρινού χαρακτήρα και δεσμευόμαστε για πλήρη συνεργασία με αμοιβαία επωφελείς όρους σε περίπτωση σταθεροποίησης της οικονομικής κατάστασης.
Με εκτίμηση, Alexandrov K.N.
Μείωση ενοικίου
Σε αυτήν την περίπτωση, η αιτιολόγηση του αιτήματός σας στην επιστολή θα είναι περίπου η ίδια με αυτή που συζητήθηκε στο προηγούμενο παράδειγμα.
στον Διευθύνοντα Σύμβουλο
LLC "Avantage" Filippov G.V.
Από τον διευθυντή της LLC "Veres"
Alexandrova K.N.
Γεια σου, Gennady Viktorovich. Στη χρήση που έληξε το 2016 η εταιρεία μας υπέστη ζημιές που ξεπέρασαν το αναμενόμενο κατά 10%. Αναγκαζόμαστε να δηλώσουμε ότι η εταιρεία μας έχει πληγεί από την οικονομική κρίση. Αυτό αντικατοπτρίζεται στη μείωση της ροής πελατών κατά 15-20% των ιδιοκτητών.
Από αυτή την άποψη, ελπίζουμε στη συμφωνία σας να παρέχει έκπτωση 10% στο ενοίκιο. Θα ήθελα να επιστήσω την προσοχή σας στο γεγονός ότι είμαστε αρκετά μεγάλοι ενοικιαστές και ταυτόχρονα, σε όλη την περίοδο της πενταετούς συνεργασίας μας, δεν παραδεχτήκαμε ούτε μία καθυστέρηση στην πληρωμή, αλλά και συμπληρώσαμε όλα τα άλλα όρους της σύμβασης. Προχωράμε από το γεγονός ότι αυτό το μέτρο είναι προσωρινό, επομένως είμαστε έτοιμοι να συνεχίσουμε να πληρώνουμε τέλη σε σε πλήρημόλις σταθεροποιηθεί η κατάσταση της αγοράς.
Με εκτίμηση, Alexandrov K.N.
Σχετικά με την αναβολή πληρωμής
Σε αυτήν την περίπτωση, είναι σημαντικό να αναγνωρίσετε ότι πραγματικά δεν ολοκληρώσατε την πληρωμή εγκαίρως και να εξηγήσετε λεπτομερώς τον λόγο. Φυσικά, πρέπει να αναφέρετε με σαφήνεια τη λήξη ολόκληρου του ποσού.
Διευθυντής της LLC "Gruzodar"
Vakulov N.Yu.
Από τον διευθυντή της LLC "Parabolia"
Aksakova T.G.
Γεια σου, αγαπητέ Νικολάι Γιούριεβιτς. Τον Σεπτέμβριο του 2017, δεν κάναμε άλλη πληρωμή για τις υπηρεσίες σας στο ποσό των 100.000 ρούβλια. Σας ειδοποιήσαμε επίσημα για την αδυναμία πληρωμής ένα μήνα νωρίτερα. Αυτή τη στιγμή, εξηγούμε ότι η εταιρεία έχει βρει κεφάλαια για να πληρώσει. Σας ζητάμε να παρέχετε ένα πρόγραμμα δόσεων για δύο μήνες: Οκτώβριο και Νοέμβριο (50.000 ρούβλια το καθένα).
Δεν αποφεύγουμε τις οικονομικές μας υποχρεώσεις και χρέη και εφιστούμε την προσοχή σας στο γεγονός ότι και τα 3 χρόνια της συνεργασίας μας, δεν έχουμε παραβιάσει ποτέ τη σύμβαση. Ελπίζουμε στην κατανόησή σας και προσβλέπουμε σε περαιτέρω αμοιβαία επωφελή συνεργασία.
Με εκτίμηση, T.G. Aksakov
Παρακαλώ πληρώστε για άλλη εταιρεία
Τέτοια αιτήματα μπορεί να προκύψουν σε περιπτώσεις όπου μια εταιρεία αναλαμβάνει να εκπληρώσει τις οικονομικές υποχρεώσεις μιας άλλης εταιρείας υπό ορισμένες προϋποθέσεις. Αυτό το πρότυπο μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως παράδειγμα.
SP Blagodarov A.K.
Στην πράξη, υπάρχουν περιπτώσεις όπου μπορεί να εντοπιστεί σφάλμα ως προς τον σκοπό της πληρωμής στην εκτελεσθείσα εντολή πληρωμής. Παρά το γεγονός ότι η παραγγελία έχει ήδη εκτελεστεί, το σφάλμα μπορεί και πρέπει να διορθωθεί. Η νομοθεσία δεν θεσπίζει διαδικασία δράσης σε αυτή την περίπτωση, ωστόσο, παρακάτω θα αναλύσουμε τον τρόπο διόρθωσης του λάθους.
Πώς να αλλάξετε τον σκοπό πληρωμής σε μια εκτελεσθείσα πληρωμή
Το σφάλμα μπορεί να εντοπιστεί από τον δικαιούχο πληρωμής. Εφόσον δεν μπορεί να διορθώσει ανεξάρτητα τον σκοπό της πληρωμής, πρέπει να εφαρμόσει αυτό το αίτημα στον πληρωτή. Υπάρχουν φορές που ο παραλήπτης διορθώνει μόνος του το σφάλμα και ειδοποιεί σχετικά τον πληρωτή. Ωστόσο, σε περίπτωση διαφωνίας, η αλήθεια δεν θα είναι με το μέρος του παραλήπτη, επομένως είναι καλύτερα να μην το κάνετε αυτό.
Είναι ο πληρωτής που μπορεί να στείλει μια επιστολή για την αλλαγή του σκοπού πληρωμής (θα δώσουμε ένα δείγμα στο τέλος του άρθρου) στην τράπεζα. Έτσι, εάν ο ίδιος ο πληρωτής ανακάλυψε ένα λάθος στην πληρωμή, είναι απαραίτητο να προχωρήσετε ως εξής: συμφωνήστε για την αλλαγή του σκοπού της πληρωμής με τον παραλήπτη, πρέπει να ζητηθεί η συγκατάθεση να δοθεί γραπτώς. Η απλή ειδοποίηση ότι θέλετε να αλλάξετε τον σκοπό της πληρωμής δεν θα είναι αρκετή σε αυτήν την περίπτωση. Αφού λάβετε τη συγκατάθεση του παραλήπτη, στείλτε ένα μήνυμα στην τράπεζά σας σχετικά με την αλλαγή στον σκοπό της πληρωμής.
Επιστολή για την αλλαγή του σκοπού πληρωμής στον αντισυμβαλλόμενο (δείγμα)
Δεν υπάρχει ενιαίο έντυπο επιστολής, επομένως η σύνταξη είναι συχνά δύσκολη, ειδικά όταν η εταιρεία αντιμετωπίζει αυτό για πρώτη φορά. Πώς να αλλάξετε τον σκοπό πληρωμής σε μια εντολή πληρωμής, πώς να συνθέσετε σωστά ένα μήνυμα στην τράπεζα;
Το μήνυμα είναι γραμμένο σε ελεύθερη μορφή. Η επιστολή πρέπει να περιέχει τα ακόλουθα στοιχεία: τον αριθμό της εντολής πληρωμής, την ημερομηνία σύνταξής της, το ποσό της μεταφοράς, τον πληρωτή, τον αποδέκτη των χρημάτων και τον τρεχούμενο λογαριασμό του. Επιπλέον, στο κείμενο του μηνύματος, είναι επιτακτική ανάγκη να αναφέρεται ο σκοπός της πληρωμής, ο οποίος πρέπει να θεωρείται λανθασμένος, και ο σκοπός που ζητά ο πληρωτής να θεωρείται σωστός.
Το μήνυμα για την αλλαγή του σκοπού πληρωμής πρέπει να αποσταλεί στην τράπεζα σε δύο αντίγραφα. Το μήνυμα πρέπει να υπογράφεται από τα ίδια άτομα που υπέγραψαν την κύρια πληρωμή με εσφαλμένο σκοπό πληρωμής. Το μήνυμα μπορεί να σταλεί στην τράπεζα σε μια πολύτιμη επιστολή με περιγραφή του συνημμένου ή να μεταδοθεί κατά τη διάρκεια μιας προσωπικής επίσκεψης. Εάν αποφασίσετε να στείλετε ένα μήνυμα με επιστολή, δεν θα είναι περιττό να επισυνάψετε στην επιστολή ένα αντίγραφο της διορθωμένης εντολής πληρωμής και τη γραπτή συγκατάθεση του παραλήπτη για διορθώσεις. Εάν στείλετε ένα μήνυμα στην τράπεζα αυτοπροσώπως, τότε ζητήστε να βάλετε ένα σημάδι στην απόδειξη του μηνύματος στο αντίγραφο της επιστολής σας.
Συνήθως οι τράπεζες δεν απορρίπτουν αίτημα για διόρθωση του σκοπού της εκτελεσθείσας πληρωμής. Ωστόσο, η τράπεζα μπορεί να αγνοήσει το αίτημα του πληρωτή ή να αρνηθεί. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι σημαντικό ο πληρωτής να έχει επιβεβαίωση αποστολής του μηνύματος με τη μορφή αντιγράφου με το σήμα παραλαβής της τράπεζας ή το σήμα της αλληλογραφίας σχετικά με την αποστολή της επιστολής. Σε περίπτωση διαφωνίας, αυτό θα είναι απόδειξη ότι ο πληρωτής έχει υποβάλει αίτηση στην τράπεζα με αίτημα.
Αξίζει να εξετάσετε ένα ακόμη σημείο: παρά το γεγονός ότι δεν υπάρχει χρονικό πλαίσιο κατά το οποίο μπορείτε να διευκρινίσετε την αλλαγή στην πληρωμή, δεν πρέπει να την αναβάλλετε στο πίσω μέρος. Σε περίπτωση διαφωνίας, το δικαστήριο μπορεί να αναγνωρίσει την αλλαγή στον σκοπό της πληρωμής ως άκυρη λόγω του μεγάλου χρονικού διαστήματος που έχει παρέλθει από τη στιγμή που τα χρήματα μεταφέρθηκαν μέχρι την ημερομηνία που ο πληρωτής ζήτησε να αλλάξει ο σκοπός της πληρωμής .
1) Μια επιχειρηματική επιστολή συνήθως αποτελείται από:
επί κεφαλής;
κύριο κείμενο?
καταλήξεις.
Η κεφαλίδα περιέχει:
το όνομα της εταιρείας (ίδρυμα) που στέλνει την επιστολή·
ταχυδρομική και τηλεγραφική διεύθυνση·
τηλετύπος και φαξ?
τηλεφωνικοί αριθμοί;
τρεχούμενος λογαριασμός;
ημερομηνία αναχώρησης: ο μήνας γράφεται με μια λέξη. Συνήθως αυτές οι λεπτομέρειες υπάρχουν στο επιστολόχαρτο.
Στην επικεφαλίδα, δίπλα στην ημερομηνία, υπάρχει συνήθως ένας σύνδεσμος με το περιεχόμενο της επιστολής ή τον λόγο για τον οποίο γράφτηκε.
Παράδειγμα:
"Σχετικά με (σχετικά) ..."
«Για το θέμα της παράδοσης (παραγγελίας)».
«Στον αριθμό. από..."
«Όχι, όχι. από..."
Ο αρχικός αριθμός αναγράφεται στην επαγγελματική επιστολή. Δεν συνιστάται η τοποθέτηση εξερχόμενου αριθμού σε επιστολές που απευθύνονται στο εξωτερικό. Εκεί περιορίζονται από την ημερομηνία αποστολής και το περιεχόμενο της επιστολής.
Στην επαγγελματική αλληλογραφία, εκτός από τη διεύθυνση και το όνομα της εταιρείας ή του ιδρύματος που αναγράφονται στον φάκελο, τα επώνυμα χαρακτηριστικά τοποθετούνται επίσης στην κεφαλίδα (στο επάνω δεξιό μέρος του γράμματος).
Εάν η επιστολή απευθύνεται σε εταιρεία ή ιδρυτή, τότε στην ονομαστική περίπτωση αναφέρεται πρώτα το όνομα της εταιρείας (ίδρυμα) και μετά η ταχυδρομική διεύθυνση. Σε έγγραφο που αποστέλλεται στο όνομα του επικεφαλής (οργανισμού), το όνομα του οργανισμού περιλαμβάνεται στο όνομα της θέσης του επικεφαλής.
Παράδειγμα: «Προς τον πρόεδρο της εταιρείας ... στον κ. ...» Σε επιστολή που απευθύνεται σε ιδιώτη, γράψτε πρώτα την ταχυδρομική διεύθυνση και μετά το όνομα και τα αρχικά του παραλήπτη. Μπορείτε να προσθέσετε το όνομα του παραλήπτη με τη λέξη Attn., Για παράδειγμα Attn. Κύριος. Μαύρο (Προσοχή στον κύριο Μαύρο).
Εάν η θέση του παραλήπτη είναι γνωστή, καλό είναι να αναφέρεται μετά το όνομα. Για παράδειγμα: Attn. Κύριος. Μπλακ, Προϊστάμενος Τμήματος. Όταν αναφερόμαστε σε άτομα, χρησιμοποιείται η άτυπη έκφραση Αγαπητέ. Για παράδειγμα, αγαπητέ κύριε, αγαπητή κυρία, αγαπητέ κ. Brawn, Αγαπητέ John, και όταν επικοινωνείτε με την εταιρεία - επίσημα Dears Sirs (Ευρώπη), Gentleman (ΗΠΑ).
Θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι ονόματα, διευθύνσεις, διευθύνσεις, κάθε λέξη επίσημο όνομα, οι θέσεις των ονομάτων των αντικειμένων αλληλογραφίας γράφονται με κεφαλαίο γράμμα (ABC of business communication // Business for all. M., 1991. Τεύχος 1, σελ. 33, 34).
Μετά την έφεση ακολουθεί συνήθως μια εισαγωγική φράση. Διατυπώνεται ανάλογα με το είδος του γράμματος και τον σκοπό του.
Το όνομα της εταιρείας - ο παραλήπτης της επιστολής στην ονομαστική περίπτωση και, στη συνέχεια, η ταχυδρομική διεύθυνση τοποθετούνται στο επάνω δεξιό μέρος της επιστολής.
Σε έγγραφο που αποστέλλεται στο όνομα του επικεφαλής, το όνομα του οργανισμού περιλαμβάνεται στον τίτλο της θέσης του επικεφαλής.
Σε μια επιστολή που απευθύνεται σε ιδιώτη, γράψτε πρώτα την ταχυδρομική διεύθυνση και μετά το όνομα και τα αρχικά του παραλήπτη.
Μετά την έκκληση ακολουθεί συνήθως μια εισαγωγική φράση, η οποία διατυπώνεται ανάλογα με το είδος της επιστολής και τον σκοπό της.
Ως εκ τούτου, η εισαγωγή χαρακτηρίζεται από μεγάλη ποικιλία... Ταυτόχρονα, υπάρχει μια σειρά από στροφές εθιμοτυπίας που χρησιμοποιούνται πιο συχνά κατά τη γραφή και είναι στερεότυπες. Η γνώση τους ή η κατοχή τους μειώνει τον χρόνο για τη σύνταξη ενός μηνύματος και σε πολλές περιπτώσεις ενισχύει την κουλτούρα της γραφής. Παραδείγματα ορισμένων τύπων βιώσιμης εθιμοτυπίας:
Λάβαμε την επιστολή σας με αριθμό ... με ημερομηνία 1 Νοεμβρίου του τρέχοντος έτους, από την οποία μάθαμε με χαρά
(με χαρά έμαθα) ότι...
Λάβαμε την επιστολή σας με ημερομηνία 15 Μαΐου φέτος. μαζί με τα συνημμένα έγγραφα.
Εκφράζουμε την ικανοποίησή μας για την άμεση ανταπόκριση στο ερώτημά μας.
Σας ευχαριστούμε για την επιστολή σας από ... ή για Αρ. ... Σε απάντηση, σας ενημερώνουμε ...
Επιβεβαιώνουμε τη λήψη της επιστολής σας από ... με όλα τα συνημμένα
Επιβεβαιώνουμε ότι λάβαμε την επιστολή σας με ημερομηνία 14 Μαρτίου του τρέχοντος έτους και σας ενημερώνουμε ότι ...
Μας εκπλήσσει εξαιρετικά η επιστολή σας από ... στην οποία ενημερώνετε ...
Με έκπληξη μάθαμε από το τηλεγράφημά σας (τέλεξ) ότι.
Εκτός από την επιστολή μας της 12ης Φεβρουαρίου φέτος. σας ενημερώνουμε ότι...
Άσε με να σου γράψω...
Πρέπει να σας θυμίσουμε...
Υπενθυμίζουμε για άλλη μια φορά (ενημερώνουμε) ...-
Λυπούμαστε (εκφράζουμε τη λύπη μας) για την άρνησή σας (σιωπή).
Δυστυχώς, ακόμη δεν έχουμε λάβει την απάντησή σας στην επιστολή μας από ... και πρέπει να σας υπενθυμίσουμε (ρωτήστε) ξανά.
Σε σχέση με την επιστολή σας από ... σας ενημερώνουμε ότι, με λύπη μας ...
Σε απάντηση (απαντώντας, παραπέμποντας) στην επιστολή σας, σας ενημερώνουμε ότι ...
Σε επιβεβαίωση του τηλεγραφήματος μας από ... σας ενημερώνουμε ότι ...
Σε επιβεβαίωση των δικών μας τηλεφωνική συνομιλίαπου πραγματοποιήθηκε στις 5 Ιουνίου φέτος, σας ενημερώνουμε ότι...
Σημειώνουμε την επιστολή σας από. και να σε ενημερώσω.
Πρέπει να σας ενημερώσουμε ότι.
Σας ενημερώνουμε ότι...
Σας ενημερώνουμε...
Ενημερωθείτε...
Κατόπιν αιτήματός σας, σας στέλνουμε...
Σας ζητάμε να μας συγχωρήσετε για την καθυστέρηση στην απάντηση στην επιστολή σας από ...
Παρακαλώ αποδεχτείτε τη συγγνώμη μας για.
Σας ευχαριστούμε (σας είμαστε ευγνώμονες, εκφράζουμε την ευγνωμοσύνη μας) για την παρεχόμενη υπηρεσία (βοήθεια, υποστήριξη).
Το περιεχόμενο της επιστολής εξαρτάται από τα προβλήματα και τις εργασίες που πρέπει να επιλυθούν μέσω αλληλογραφίας. Δεν πρέπει να είναι μακροσκελής σε μια επαγγελματική επιστολή. Συχνά, το περιεχόμενο περιορίζεται σε μία ή λίγες προτάσεις που εκφράζουν αίτημα, συγκατάθεση ή άρνηση.
Παραδείγματα φράσεων που μπορούν να αποτελέσουν τη βάση σύντομων γραμμάτων:
Σας ζητάμε να μας ενημερώσετε για την ώρα αποστολής...
Παρακαλώ επισπεύδετε την αποστολή...
Παρακαλούμε ενημερώστε μας σχετικά.
Παρακαλούμε ενημερώστε μας για την απόφασή σας σχετικά με το θέμα ... Σας ζητάμε να στείλετε ... Χρειαζόμαστε πρόσθετες πληροφορίες για ...
Παρακαλούμε ενημερώστε μας για την αποδοχή της πρότασής μας για εσάς. Επιβεβαιώστε την αποδοχή της παραγγελίας μας για εκτέλεση. Το αίτημά σας για ... γίνεται δεκτό.
Σε απάντηση της επιστολής σας από ... σας ενημερώνουμε ότι το αίτημά σας για παράδοση ... έχει επιλυθεί θετικά.
Σας ενημερώνουμε ότι το αίτημά σας (παραγγελία, προσφορά) έγινε δεκτό από εμάς. Σε απάντηση στα αιτήματά σας ... σας ενημερώνουμε ότι έχουμε λάβει τα ακόλουθα μέτρα ... Σε απάντηση στο αίτημά σας (παραγγελία), με λύπη σας ενημερώνουμε (πρέπει, είμαστε αναγκασμένοι να ενημερώσουμε) ότι δεν μπορούμε να το εκπληρώσουμε (δεν έχουμε την ευκαιρία). Δυστυχώς, πρέπει να απορρίψουμε την προσφορά σας. Δυστυχώς, το αίτημά σας δεν μπορεί να γίνει δεκτό για τους παρακάτω λόγους…
Το αίτημά σας (πρόταση) είναι σε εκκρεμότητα. Με την παραλαβή των αποτελεσμάτων της εξέτασης θα σας ενημερώσουμε άμεσα.
Η πρότασή σας θα γίνει ευχαρίστως (με ευγνωμοσύνη) αποδεκτή εάν συμφωνήσετε να κάνετε τις ακόλουθες αλλαγές...
Η παραγγελία σας θα εκπληρωθεί υπό τον όρο (για παράδειγμα, εάν συμφωνήσετε σε μεταγενέστερη ημερομηνία παράδοσης για τα αγαθά που χρειάζεστε. Για εμάς, η ημερομηνία αποστολής είναι αποδεκτή.).
Κατά τη σύνταξη του κύριου κειμένου της επιστολής, χρησιμοποιούνται στροφές - κλιπ:
Σε σχέση (σύμφωνα με) το αίτημά σας ... Σε σχέση με τα παραπάνω ... Ταυτόχρονα ... Πρώτον ... δεύτερον ... κ.λπ. Πρωτα απο ολα...
Επιπλέον ... επιπλέον, επιπλέον ... Παρόλα αυτά ... παρά τα ... Περαιτέρω πρέπει ... Εννοείται ...
Το θεωρούμε απαραίτητο (σημαντικό, απαραίτητο, σκόπιμο).
Σύμφωνα με το αίτημά σας (συνημμένα έγγραφα).
Είμαστε αρκετά σίγουροι.
Εκφράζουμε την εμπιστοσύνη μας...
Αυτό αφορά το αίτημά σας (πρόταση) ...
Γεγονός είναι ότι.
Διαφορετικά, είμαστε αναγκασμένοι. Στην παρούσα κατάσταση ... Κατά τη γνώμη μας ...
Δεν συμφωνούμε με την άποψή σας για τους παρακάτω λόγους ... Σε περίπτωση άρνησής σας (μη πληρωμή). Στη συνέχεια, γράφεις. Εκτός.
Πέραν των ανωτέρω (τα παραπάνω, σημειώνονται ανωτέρω), ενημερώνουμε ...
Θα πρέπει (αναγκαίο, απαραίτητο, απαραίτητο, θέλω να, το θεωρώ απαραίτητο) να προσθέσω (σημείωση, σημείωση).
Ενόψει των παραπάνω (παραπάνω) προκύπτει (θέλουμε, πρέπει, χρειαζόμαστε).
Συνοψίζοντας (συμπερασματικά, συνοψίζοντας, συνοψίζοντας). Έτσι (συμπερασματικά). Για να αποφευχθεί η καθυστέρηση ... Είναι απαραίτητο (αναγκαίο, απαραίτητο) να αναγνωρίσουμε ότι ... Δυσκολευόμαστε με. Πράγματι...
Όσον αφορά το αίτημά σας (σχόλιο), εφιστούμε την προσοχή σας στο γεγονός ότι
τι...
Εκφράζουμε λύπη (αμφιβολία, σύγχυση, ικανοποίηση). Μετανιώνουμε...
Προς υπεράσπισή μας, θέλουμε να σας ενημερώσουμε ... Ως απάντηση στην επίπληξή σας, θέλουμε να σας ενημερώσουμε. Αναγνωρίζουμε ... Θα αγοράζαμε επίσης από εσάς ...
Οι παραδόσεις θα γίνονται (εκτελούνται).
Επιβεβαιώνουμε την παραλαβή...
Εφιστήστε την προσοχή σας στο...
Σίγουρα (προφανώς) γνωρίζετε.
Στο τέλος επαγγελματική επιστολήπεριέχουν αιτήματα για συγγραφή ή ενημέρωση, καθώς και ευχές, ελπίδες για περαιτέρω συνεργασία, λήψη παραγγελιών κ.λπ. Μπορεί επίσης να υπάρξει συγγνώμη και ευγνωμοσύνη.
Η επιστολή τελειώνει με έναν τύπο ευγένειας που υποδεικνύει τη θέση, το επώνυμο και τα αρχικά του ατόμου που υπογράφει την επιστολή, και σε ορισμένες περιπτώσεις τίθεται και η σφραγίδα.
Όπως και σε άλλα δομικά στοιχεία μιας επιχειρηματικής επιστολής, και στο τέλος, χρησιμοποιούνται εκφράσεις συνόλου, για παράδειγμα:
Παρακαλούμε ενημερώστε μας για τη συγκατάθεσή σας. Με εκτιμιση. Παρακαλώ γράψτε για την απόφασή σας. Με εκτιμιση.
Σας ζητάμε να επιβεβαιώσετε την παραλαβή της παραγγελίας και να της δώσετε τη δέουσα προσοχή. Με εκτιμιση...
Ελπίζουμε σε μια γρήγορη απάντηση. Με εκτιμιση.
Σας παρακαλούμε να μην καθυστερήσετε την απάντησή σας. Με εκτίμηση. Σας ζητάμε να μας ενημερώσετε. Με εκτιμιση. Σας ζητάμε να μας ενημερώσετε για τα μέτρα που έχετε λάβει. Με εκτιμιση. Αναμένουμε την απάντησή σας τις επόμενες ημέρες. Με εκτιμιση. Θα ήμασταν ευγνώμονες για μια γρήγορη απάντηση. Με εκτιμιση. Ελπίζω να λάβω απάντηση στο εγγύς μέλλον και ευχαριστώ εκ των προτέρων. Με εκτιμιση...
Με την ελπίδα μιας ευνοϊκής ανταπόκρισης. Με εκτιμιση. Ελπίζουμε ότι θα συμμορφωθείτε με το αίτημά μας. Με εκτιμιση. Περιμένουμε τις παραγγελίες σας (έγκριση, συγκατάθεση, επιβεβαίωση). Με εκτιμιση. Με σεβασμό και ελπίδα για περαιτέρω συνεργασία... Σας ευχαριστούμε εκ των προτέρων για την παρεχόμενη υπηρεσία. Με εκτίμηση ... Με την ελπίδα μιας θετικής λύσης στο θέμα. Με εκτίμηση. Επικοινωνήστε μαζί μας εάν χρειάζεστε βοήθεια (βοήθεια). Με εκτιμιση...
Με την ελπίδα μιας γόνιμης συνεργασίας. Με εκτιμιση. Με την παραλαβή της επιστολής, σας ζητάμε να επιβεβαιώσετε γραπτώς (ενσύρματη, αναφορά με φαξ.). Με εκτιμιση. Σας διαβεβαιώνουμε ότι ... Με εκτίμηση.
Εάν η επιστολή συνοδεύεται από τεκμηρίωση, σχέδια κ.λπ., τότε στο τέλος υποδεικνύεται η παρουσία ενός συνημμένου, για παράδειγμα:
"Αίτηση: από Αρ. ..."
Σύμφωνα με την επίσημη εθιμοτυπία, η επιστολή απάντησης υπογράφεται από υπάλληλο ίσης (ή υψηλότερης) θέσης. Έτσι, εάν η επιστολή πρωτοβουλίας υπογράφηκε από τον διευθυντή (πρόεδρο, πρόεδρο), τότε η απάντηση σε αυτήν υπογράφεται επίσης από τον ίδιο αρχηγό, σε ακραίες περιπτώσεις, τον αναπληρωτή του.
xxxxxxxxxxxxx
3.11. 5.
