Przykładowy list wyjaśniający do zapłaty. List motywacyjny do dokumentów. Przykładowy list z zapytaniem
W usprawnionym przepływie pracy organizacje często znajdują się błędy. Dzieje się to głównie w działy księgowe Słowa kluczowe: statystyka, ekonomia, rachunkowość, podatki. Dość nieprzyjemnym wydarzeniem jest awaria systemu płatności, środków i ich dokumentów płatniczych.
Potrzeba wysłania
Obowiązek wskazania przez właściciela celu płatności w jego dokumentach płatniczych jest ustalony zgodnie z Regulaminem Banku Rosji. Odbywa się to dla ujawnienie istoty operacji.
Ten sam przepis wymaga dokładnie i dokładnie wskazać cel płatności w poleceniu płatniczym. Można odnotować nazwę dzieła, szczegóły rozliczeń, umowy i inne podstawowe dokumenty.
Pismo wyjaśniające cel płatności nie ma jednej formy, dlatego jest kompilowany w sposób arbitralny lub według szablonu zatwierdzonego przez organizację. Możesz napisać list na arkuszu firmowym lub zwykłym arkuszu A4.
Tekst może być pisany odręcznie i drukowany. Pieczęć organizacji na takim liście nie jest wymagana, ale podpis kierownika lub osoby upoważnionej w charakterze urzędowym potrzebne.
Klucz informacyjny konieczne do wskazania są: nazwa przedsiębiorstwa nadawcy, jego adres prawny, informacje o adresacie (nazwisko, stanowisko, pełne imię i nazwisko kierownika), odniesienie do błędnego polecenia wypłaty (numer i data sporządzenia), istota niedokładność, poprawiona wersja.
Przy kilku błędnych informacjach powinieneś je wpisać różne punkty. Kwoty wpisywane do formularza są wpisywane cyframi i odszyfrowywane słownie. Styl pisania jest biznesowy, więc treść jest krótka, zrozumiała, przystępna, a sformułowania jasne.
Wysyłanie listów jest możliwe każdy wygodna sposoby: dostawa osobiście, dostawa kurierem, dostawa Pocztą Rosyjską listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, dostawa przez Internet. Jednak wysyłanie przez Internet wymaga oficjalnego elektronicznego podpisu cyfrowego.
W IFTS
W sztuce. 45 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej są przydzielane dwie kategorie błędów w dokumentach płatniczych, których obecność prowadzi do nieuznania kwoty w system państwowy i zobowiązania do ponownego dokonania płatności od samego początku:
- Nieprawidłowe wskazanie banku beneficjenta.
- Nieprawidłowy numer konta Skarbu Federalnego.
Sprawy te będą wiązały się z dopłatą za odpowiednie dane, a przesłane przez pomyłkę są zwracane zgodnie z prawem.
Powstały dług będzie rósł z naliczonych kar, które będą musiały zostać zapłacone.
Następnie wysłanie pisma do IFTS w celu wyjaśnienia płatności będzie skutecznym środkiem, jeśli w nakazie podatkowym błędnie wskazano: CCC, NIP, status podatnika, punkt kontrolny, nazwę organizacji itp.
Podstawy stwierdzenia niespełnienia zobowiązania podatkowego: błędny status BCC i płatnika.
Ustalenie CCC nie jest skomplikowane, jeśli kod, poprawny i błędny, odnosi się do tego samego podatku. W przeciwnym razie spodziewane są sankcje. Tak więc, jeśli istnieje wskazanie różnych kodów podatkowych, listy o niewłaściwym celu płatności najprawdopodobniej w nie wystarczy.
Według błędnie wskazanego OKTMO, przy odliczaniu podatku do budżetu lokalnego problem można wyeliminować, przenosząc kary i podatki na niezbędne szczegóły.
Dokonując płatności na rzecz regionalnego lub budżet federalny istnieje możliwość poprawienia OKTMO poprzez dostarczenie listu cesji.
Nie ma standardowego papieru firmowego. Ustawodawca nie określa jego formy. Próbkę opracowują płatnicy w oparciu o zasady przepływu pracy.
Przede wszystkim przed złożeniem pisma do IFTS podatnik musi otrzymać od banku, z obsługi bankowej, dokumenty płatnicze ze znakiem egzekucyjnym. Podczas sprawdzania dokumentów IFTS może zażądać wniosku o uzgodnienie płatności.
| Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Romashka” 635468, Barnauł, ul. Korneeva, 21, budynek 4 NIP 7719123453 / KPP 771901002 Nr ref. nr 04 z 09.03.2017 W Federalnej Służbie Podatkowej Rosji nr 3 w Barnauł Romashka Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością przy przekazywaniu podatku dochodowego od osób fizycznych od 08.04.2017 do 29.08.2017, w wezwaniach do zapłaty błędnie wskazała status płatnika 01 „Podatnik (płatnik opłat) – osoba prawna”. Dane dotyczące przekazania podatku dochodowego od osób fizycznych do IFTS nr 3 dla miasta Barnauł:
Żądanie w określonych zleceniach płatniczych rozpatrzenia prawidłowego statusu płatnika 02 "Agent podatkowy". Dyrektor Generalny ___________ Valin ____________ / K.A. Walina/ Aplikacje: Polecenia zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych (kopie) na 2 (dwóch) arkuszach. |
W FIU
W sytuacji, gdy firma popełniła błąd przy składce ubezpieczeniowej do Funduszu Emerytalnego, a to spowodowało niewpłynięcie środków do budżetu państwa, zapisuje się pismo wyjaśniające do funduszu. Ten dokument nie ma formularza, ale fundacja opracowała szablon listu polecającego do wypełnienia.
Zarówno płatnicy towarów lub usług, jak i odbiorcy płatności często spotykają się z sytuacjami, w których cel płatności jest wskazywany błędnie, a co za tym idzie wymagane jest doprecyzowanie w piśmie do kontrahenta i banku według określonego wzoru. O tym, jak teraz napisać taki list i inne niuanse.
Zatwierdzony formularz nie istnieje, dlatego zgodnie z Główne zasady jest przedstawiony w dowolny sposób. Powinieneś wyjść z ustalonych tradycji praktyki biznesowej i stosować się do następujących zaleceń:
- Najpierw w centrum wskazana jest pełna nazwa firmy (na przykład Cherry Limited Liability Company).
- W prawym górnym rogu znajduje się nazwa i adres banku, do którego wysyłany jest list.
- Następnie wpisuje się imię i nazwisko, które powinno zawierać frazę „w sprawie wyjaśnienia celu płatności”.
- Następnie okoliczności są krótko opisane ze wszystkimi szczegółami dokumentu, w którym popełniono błąd, a także szczegółowy opis dane konta bankowego.
- Następnie konkretnie za pomocą cytowania nakazuje się błąd, a także poprzez cytowanie wskazuje się, który wpis należy uznać za poprawny.
- Załączniki wskazane są na końcu - z reguły jest to samo błędnie wykonane zlecenie płatnicze oraz wzór listu od odbiorcy, który wyraża zgodę na doprecyzowanie (poprawienie) płatności.
- Na samym końcu - stanowiska, podpisy i odpisy podpisów osób odpowiedzialnych (z reguły jest to dyrektor lub kierownik oddziału, a także główny księgowy).
Oto przykład dokumentu, do którego możesz się odwołać jako odniesienie.
W większości przypadków organizacje wykorzystują druk w swojej pracy. Dlatego próbka może wyglądać tak.
Opis procedury
W prawodawstwie i innych dokumenty normatywne nie ma takiej procedury – formalnie nie ma możliwości wyjaśnienia. Jednak w praktyce zjawisko to jest bardzo powszechne, ponieważ naruszenie w dokument płatności niezbyt krytyczny iz reguły sytuacja jest rozwiązana po prostu.
Ogólnie sekwencja działań jest następująca:
- Najpierw musisz skontaktować się z drugą stroną, która popełniła błąd.
- Następnie powiadom bank wysyłając mu korespondencję według wzoru podanego powyżej (lub we własnej formie).
- Następnie musisz otrzymać pisemną odpowiedź z banku, która jest składana wraz z poleceniem zapłaty. Druga strona otrzymuje tę samą odpowiedź, która również zapisuje dokument na wypadek ewentualnej weryfikacji lub sporu.
NOTATKA. Taka procedura nie jest przewidziana w przepisach, jednak praktyka sądowa w większości przypadków opisuje tę konkretną procedurę. Dlatego powiadomienie wszystkich stron jest obowiązkowym krokiem.
Powiadomienie drugiej strony
Istnieją dwie opcje:
- Jeśli Twoja firma otrzyma płatność, musisz skontaktować się z osobą, która wysłała środki.
- Jeśli sam jesteś nadawcą i znalazłeś błąd, musisz powiadomić o tym odbiorcę.
Pierwszy przypadek
Kiedy otrzymałeś płatność, ale dokumenty błędnie wskazują jej przeznaczenie, często związane z sytuacjami dostawczymi (np. gdy wysłano zaliczkę, ale już zrealizowane dostawy nie zostały jeszcze opłacone). Wtedy odbiorca ma powody, by sądzić, że nowe płatności muszą najpierw spełniać poprzednie wymagania (oraz odsetki od kary), a dopiero potem mogą być zaliczane zaliczki na poczet przyszłych dostaw.
Jednak w praktyce firma nie może arbitralnie, tj. jednostronnie zmień cel płatności. Faktem jest, że środki płatnika są jego własnością, którą rozporządza wyłącznie według własnego uznania. Jest więc tylko jeden sposób - uzyskać jego pisemną zgodę na wyjaśnienie, na co wyślij pismo według wzoru całkowicie zgodnego z powyższymi przykładami.
NOTATKA. Często umowy przewidują możliwość samodzielnego określenia płatności i w razie potrzeby nieuprawnioną zmianę tego wskaźnika. Praktyka sądowa pokazuje jednak, że taki przepis jest często uznawany za sprzeczny z prawem cywilnym. Ale jeśli transfer jest większy niż oczekiwano, to różnicę można przenieść na spłatę długów na własną rękę, bez pytania o zgodę.
Drugi przypadek
A w przypadku, gdy sam jesteś płatnikiem, ale z jakiegoś powodu popełniłeś błąd, będziesz musiał wykonać 2 czynności jednocześnie:
- Najpierw wysyłany jest pisemny wniosek o uzgodnienie tej zmiany z kontrahentem, który otrzymał środki na swój rachunek.
- Następnie musisz wysłać list do banku, za pośrednictwem którego dokonano tej transakcji finansowej.
Jeśli bank odmówi lub zignoruje
Bank ma prawo odrzucić wniosek. Co więcej, takie prawo jest w pełni uzasadnione z prawnego punktu widzenia. Uważa się, że instytucja kredytowa wypełniła już swoje zobowiązanie, dokonując przelewu na wskazane konto, a środki zostały już zaksięgowane.
Z reguły banki są dość lojalne wobec takiego błędu i poprawiają go na pierwsze żądanie. Ale nawet jeśli organizacja odmówi, najważniejsze jest, aby list dotarł do banku, a on odmówił. Zatem obecność pisemnej odpowiedzi przedstawicieli instytucji kredytowej jest głównym celem napisania listu wyjaśniającego. Jeżeli bank zignoruje wniosek, należy uzyskać pisemną odmowę. A w przypadku, gdy instytucja kredytowa odmówi przyjęcia dokumentu, jest on wysyłany listem poleconym. Zawiadomienie o dostawie jest przechowywane do czasu całkowitego rozwiązania sytuacji.
NOTATKA. W każdym razie ważne jest, aby sprawdzić, czy bank faktycznie przychylił się do wniosku i wprowadził odpowiednią poprawkę. W tym celu firma ma prawo zażądać wyciągu z konta - w większości przypadków ta procedura jest płatna (koszt według stawek banku).
Argumenty w przypadku sporu
Spór może powstać nie tylko między Twoją firmą a kontrahentem, ale także w związku z kontrolami podatkowymi. W takim przypadku lepiej przygotować się wcześniej do obrony swojego stanowiska, do czego można posłużyć się następującymi uzasadnionymi argumentami:
- Przede wszystkim należy stwierdzić, że polecenie zapłaty odnosi się do dokumentów ścisłej sprawozdawczości, co oznacza, że nie dopuszcza się w nim żadnych korekt. W związku z tym, ponieważ bank już przekazał środki, nie można było zrobić nic innego niż wszcząć procedurę wyjaśnienia celu płatności.
- Podobnie nie są dozwolone żadne korekty ani przekreślenia w gotówce i dokumentach bankowych.
- Banki nie mogą interweniować w procedurę, gdyż są upoważnione jedynie do wykonywania przelewów i innego rodzaju usług finansowych zgodnie z umową.
- Nie jest również możliwe odnowienie zobowiązania, które zostało wypowiedziane. Oznacza to, że jeśli przesłałeś już środki za zakupiony towar lub usługę, to obowiązek formalnej zapłaty ustaje. A potem, gdy zechcesz zmienić termin i uzgodnić to z kontrahentem, obowiązek zapłaty za towar niejako staje się niewypełniony (bo pieniądze trafiły na inny cel). Ale obowiązek faktycznie już powstał – dlatego nie można go już wypowiedzieć.
Tak więc, pomimo braku prawnie ustalonej procedury wyjaśnienia i próbki odpowiedniego pisma, w praktyce problem ten jest rozwiązywany po prostu - ważne jest tylko powiadomienie wszystkich zainteresowanych stron i uzyskanie ich pisemnej zgody.
W obiegu biznesowym format listu z żądaniem jest bardzo często stosowany, gdy konieczne jest uzyskanie zgody drugiej strony lub określonej usługi od niej. Gotowe próbki i przykłady różne sytuacje, a także zasady sporządzania takich listów znajdziesz w tym artykule.
Tradycja i zasady pisania zapytania ofertowego rozwinęły się wyłącznie w praktycznym zarządzaniu dokumentami – tj. na poziomie legislacyjnym nie zostały zatwierdzone żadne formularze ani instrukcje. Generalnie jednak należy przestrzegać następującej struktury:
- Jak zwykle najpierw wypełniany jest „nagłówek”, który wskazuje pełną nazwę organizacji wysyłającej wraz z odpowiednimi danymi kontaktowymi, a także nazwisko konkretnego pracownika (zwykle dyrektora firmy) oraz imię i nazwisko odbiorcy organizacja.
- Po nim następuje sam tekst, na który składa się opis sytuacji i uzasadnienie wniosku. Tekst powinien być jak najkrótszy – zwykle wystarczą 1-2 akapity. Ważne jest, aby konkretnie i jednoznacznie sformułować swoją prośbę, aby rozmówca dobrze zrozumiał istotę Twojego odwołania.
- Po tym następuje podpis, transkrypcja podpisu i data kompilacji.
Jest więc sporządzony zgodnie ze standardową wersją dla takich dokumentów - formularz znajduje się poniżej.
Jako przykład można użyć gotowej próbki.
NOTATKA. Decyzję o wskazaniu lub niewskazaniu nazwy dokumentu (tj. wpisanie w środku „List z zapytaniem”) podejmuje sam nadawca. Z reguły jest to konieczne w przypadkach, w których należy podkreślić charakter dokumentu i cel, który jedna firma stara się osiągnąć od innej.
Skoro w tym przypadku mówimy o tym, że jedna firma liczy na jakąś usługę lub nawet ustępstwo ze strony partnera, to oczywiście pisanie listu, formatowanie, a nawet wysyłanie należy traktować bardzo poważnie. Każdy szczegół może zrobić wrażenie, dlatego lepiej wziąć pod uwagę nawet niuanse, które na pierwszy rzut oka są nieistotne:
- Przede wszystkim lepiej wysłać go pocztą fizyczną - zwykłą Pocztą Rosyjską lub jeszcze lepiej. organizacja prywatna, który dostarcza pocztę od drzwi do drzwi i to znacznie szybciej. Wiadomość w w formie elektronicznej lub, co więcej, wiadomości faksowane są często postrzegane jako spam w sposób bardziej bezosobowy.
- Ponadto fizyczny sposób wystawienia dokumentu (tj. jako zwykła przesyłka pocztowa) pozwala na wywarcie pozytywnego wrażenia dzięki droższemu papierowi, kopercie, znaczkowi i innym sposobom rejestracji.
- Do napisania tekstu zawsze wybierany jest papier firmowy - pozwala to na nadanie wniosku większej formalności.
- W tekście lepiej unikać oczywistych biurokratyzmów – tj. zestaw słów i wyrażeń, które są powszechnie używane w środowisku biznesowym. Dosłownie „osuszają” historię i robią ogólnie negatywne wrażenie. Są łatwe do wymiany oryginalne wersje- na przykład „Proszę o rozważenie” na „Mam nadzieję na zrozumienie i pomoc w rozwiązaniu tego problemu”.
- Na koniec warto trzymać się tradycji korespondencji biznesowej w ogóle, tj. tekst jest napisany głównie w formalnym stylu biznesowym. Dygresje liryczne, zbyt złożone konstrukcje składniowe, podwójne (w znaczeniu) frazy nie powinny być. Należy zadbać o to, aby rozmówca bardzo łatwo odebrał przekaz – zarówno pod kątem rozumienia, jak i psychologicznego.
RADA. Jeśli można napisać tekst ręcznie, lepiej skorzystać z tej metody. Odręcznie napisany list pozwala odróżnić go od tła wszystkich innych. Lepiej jednak powierzyć pisanie specjaliście znającemu techniki kaligrafii.
Odmiany
W zależności od konkretnej sytuacji istnieją różne rodzaje listów. Większość próśb dotyczy kwestii finansowych, takich jak rabat, obniżenie opłaty za usługę czy odroczenie. Mniejsza część wezwań poświęcona jest pomocy w rozwiązaniu wszelkich innych spraw. Najczęstsze przypadki i gotowe przykłady litery są omówione poniżej.
O alokacji środków
Prośba o pieniądze, nawet na cele charytatywne, to dość poważna prośba. Dlatego przy sporządzaniu ważne jest, aby jak najdokładniej opisać sytuację, a ponadto wyraźnie wskazać, na co dokładnie potrzebne są pieniądze i z jakiego powodu nie można ich pobrać z innego źródła.
Podczas kompilacji możesz wziąć taką próbkę jako podstawę.
Od organizacji pozarządowej „Tęcza”
Członek Zgromadzenia Ustawodawczego
Petersburg Miłosznikow I.N.
Drogi Ilji Nikołajewiczu! Witamy u reżysera organizacja non-profit Tęcza". Nasza organizacja powstała w 2012 roku i przez te wszystkie lata nieprzerwanie udziela pomocy finansowej dzieciom chorym na ostre postacie białaczki. Głównym kierunkiem naszej działalności jest zakup odpowiednich leków oraz realizacja złożonych operacji.
Przez te wszystkie lata głównym źródłem finansowania naszej działalności było przedsiębiorstwo Sp. z oo „…”. Jednak w kwietniu bieżącego 2017 r. wielkość finansowania gwałtownie spadła i na chwilę obecną nie możemy prowadzić akcji charytatywnych w takiej samej wielkości.
Według naszych danych roczny budżet funduszu, uwzględniający darowizny prywatne, powinien wynosić 10 mln rubli. Tym samym w związku z zakończeniem finansowania konieczne jest pokrycie różnicy w wysokości 8 mln rubli. rocznie. Cieszymy się na Twoją współpracę, ponieważ w tej chwili nie ma możliwości znalezienia sponsorów.
Z poważaniem Svetozarov V.K.
O dostawie towarów
Tutaj ważne jest, aby wykazać zainteresowanie i chęć współpracy. Dlatego musisz znaleźć odpowiednie słowa, aby rozmówca był nasycony zaufaniem i podjął odpowiednią decyzję. Jako podstawę możesz pobrać taką próbkę.
Dyrektor Generalny LLC „…”
Niekrasow N.K.
Od dyrektora spółki LLC „…”
Elizarova V.M.
Pozdrowienia, Nikołaj Konstantinowicz! Na regionalnej wystawie rolniczej, która odbyła się w maju br., nasza firma zainteresowała się oferowanymi przez Państwa próbkami maszyn i urządzeń.
Chcielibyśmy rozpocząć współpracę z Państwem od dostawy próbnej partii towaru ( pełna lista załączone jako osobny dokument do niniejszego pisma). Gwarantujemy terminowe płatności za towary i usługi. Liczymy na długą i obopólnie korzystną współpracę.
Nasze dane kontaktowe:
Z poważaniem Elizarov V.M.
O zniżce
Obecnie jest to dość powszechny typ, ponieważ warunki ekonomiczne uległy pogorszeniu na wiele sposobów. Jak pokazuje doświadczenie, przekonanie kontrahenta do udzielenia rabatu jest szczególnie dobre w takich przypadkach:
- jeśli firmy współpracują od dłuższego czasu, np. ponad rok;
- jeśli kupiony natychmiast duża liczba dobra.
do CEO
Avantage LLC Filippov G.V.
Od dyrektora Veres LLC
Aleksandrowa K.N.
Witam, Giennadij Wiktorowicz. Miło nam odnotować fakt, że nasze firmy współpracują już ponad 2 lata. Dziękujemy za kontynuację wysoka jakość za Twoje usługi, a także za pomoc w rozwiązaniu szeregu bieżących spraw.
Wierzymy, że nie jest dla Ciebie tajemnicą, że Ostatni rok sytuacja gospodarcza w naszej niszy rynkowej uległa znacznemu pogorszeniu. Niestety w tej chwili odczuwamy pewien brak dochodów, co wiąże się ze spadkiem zysku kwartalnego.
W związku z tymi okolicznościami liczymy na Państwa zrozumienie i zgodę na udzielenie 10% rabatu na usługi, które będą świadczone w kolejnym roku kalendarzowym 2018. Oczywiście taki środek ma charakter tymczasowy i zobowiązujemy się do pełnej współpracy na obopólnie korzystnych warunkach w przypadku ustabilizowania się sytuacji gospodarczej.
Z poważaniem Aleksandrow K.N.
O obniżce czynszu
W takim przypadku uzasadnienie Twojej prośby w liście będzie w przybliżeniu takie samo, jak omówione w poprzednim przykładzie.
do CEO
Avantage LLC Filippov G.V.
Od dyrektora Veres LLC
Aleksandrowa K.N.
Witam, Giennadij Wiktorowicz. W roku finansowym zakończonym 2016 nasza firma poniosła straty, które przewyższyły oczekiwania o 10%. Jesteśmy zmuszeni stwierdzić, że nasza firma została dotknięta kryzysem finansowym. Przekłada się to na spadek przepływu klientów o 15-20% właścicieli.
W związku z tym liczymy na Państwa zgodę na udzielenie 10% rabatu na czynsz. Zwracam uwagę, że jesteśmy dość dużymi najemcami, a jednocześnie przez cały okres naszej pięcioletniej współpracy nie dopuszczaliśmy ani jednej zwłoki w płatnościach, a także wypełniliśmy wszystkie pozostałe warunki Umowa. Wychodzimy z tego, że środek ten jest tymczasowy, dlatego jesteśmy gotowi dalej płacić w pełni jak tylko sytuacja na rynku się ustabilizuje.
Z poważaniem Aleksandrow K.N.
O odroczonej płatności
W takim przypadku ważne jest, aby potwierdzić, że naprawdę nie dokonałeś płatności na czas i szczegółowo wyjaśnić przyczynę. Oczywiście trzeba dokładnie określić warunki spłaty całej kwoty.
Dyrektor LLC „Gruzodar”
Vakulov N.Yu.
Od Dyrektora Parabolia LLC
Aksakova T.G.
Witam, drogi Nikołaju Juriewiczu. We wrześniu 2017 r. nie dokonaliśmy kolejnej płatności za Twoje usługi w wysokości 100 000 rubli. Oficjalnie powiadomiliśmy Cię o braku możliwości dokonania płatności z miesięcznym wyprzedzeniem. W tej chwili wyjaśniamy, że firma znalazła środki na wypłatę. Prosimy o podanie planu ratalnego na dwa miesiące: październik i listopad (po 50 000 rubli).
Nie stronimy od naszych zobowiązań finansowych i długów oraz zwracamy uwagę na to, że przez wszystkie 3 lata naszej współpracy nigdy nie naruszyliśmy umowy. Mamy nadzieję na zrozumienie i czekamy na dalszą obopólnie korzystną współpracę.
Z poważaniem Aksakov T.G.
Proszę zapłacić za inną firmę
Takie żądania mogą pojawić się w przypadkach, gdy jedna firma zobowiązuje się do wypełnienia zobowiązań finansowych innej firmy pod pewnymi warunkami. Jako przykład możesz użyć tego szablonu.
IP Blagodarow A.K.
W praktyce zdarzają się sytuacje, w których w realizowanym poleceniu płatniczym znajduje się błąd w celu płatności. Pomimo tego, że zlecenie zostało już zrealizowane, błąd można i należy naprawić. Przepisy nie ustanawiają procedury działań w tym przypadku, jednak dalej przeanalizujemy, jak naprawić błąd.
Jak zmienić cel płatności w realizowanym poleceniu wypłaty?
Błąd może zostać wykryty przez odbiorcę. Ponieważ nie może samodzielnie skorygować celu płatności, musi wystąpić z tym żądaniem do płatnika. Zdarzają się przypadki, gdy odbiorca samodzielnie poprawia błąd i powiadamia o tym płatnika. Jednak w przypadku sporów prawda nie będzie po stronie odbiorcy, więc lepiej tego nie robić.
To płatnik może wysłać do banku pismo o zmianie celu płatności (wzór podamy na końcu artykułu). Jeśli więc płatnik sam znalazł błąd w płatności, należy postępować w następujący sposób: uzgodnić z odbiorcą zmianę celu płatności, o zgodę należy poprosić na piśmie. Samo powiadomienie, że chcesz zmienić cel płatności, w tym przypadku nie wystarczy. Po otrzymaniu zgody odbiorcy wyślij wiadomość do swojego banku o zmianie celu płatności.
Pismo w sprawie zmiany celu płatności do kontrahenta (wzór)
Nie ma jednolitej formy listu, więc pisanie go często jest trudne, zwłaszcza gdy firma styka się z nim po raz pierwszy. Jak zmienić cel płatności w zleceniu płatniczym, jak poprawnie skomponować wiadomość do banku?
Wiadomość jest w dowolnej formie. Pismo musi zawierać następujące informacje: numer polecenia wypłaty, datę jego sporządzenia, kwotę przelewu, zleceniodawcę, odbiorcę środków oraz jego rachunek bieżący. Ponadto w treści wiadomości obowiązkowe jest wskazanie celu płatności, który należy uznać za błędny, oraz celu, o którego uznanie płatnik prosi.
Wiadomość o zmianie celu wpłaty należy przesłać do banku w dwóch egzemplarzach. Wiadomość musi być podpisana przez te same osoby, które podpisały płatność podstawową z niewłaściwym celem płatności. Wiadomość może zostać wysłana do banku listem wartościowym z opisem załącznika lub dostarczona podczas osobistej wizyty. Jeśli zdecydujesz się wysłać wiadomość listownie, nie będzie zbędne dołączanie do listu kopii poprawionego polecenia zapłaty oraz pisemnej zgody odbiorcy na dokonanie poprawek. Jeśli wyślesz wiadomość do banku osobiście, poproś o umieszczenie znaku na odbiorze wiadomości na kopii listu.
Zazwyczaj banki nie odrzucają prośby o skorygowanie celu realizowanej płatności. Bank może jednak zignorować prośbę płatnika lub odmówić. W takim przypadku ważne jest, aby płatnik posiadał potwierdzenie wysłania wiadomości w postaci kopii ze znakiem bankowym na pokwitowaniu lub znakiem pocztowym na wysłaniu listu. W przypadku sporów będzie to dowód, że płatnik zwrócił się do banku z prośbą.
Należy wziąć pod uwagę jeszcze jedną kwestię: mimo że nie ma terminów, w których można wyjaśnić zmianę w płatności, nie należy jej odkładać w nieskończoność. W przypadku sporów sąd może unieważnić zmianę celu płatności ze względu na długi czas, jaki upłynął od momentu przekazania pieniędzy do dnia, w którym płatnik wystąpił o zmianę celu płatności.
1) List biznesowy zazwyczaj składa się z:
tytuł;
tekst główny;
zakończenia.
Nagłówek zawiera:
nazwa firmy (instytucji) wysyłającej pismo;
adres pocztowy i telegraficzny;
dalekopis i telefaks;
numery telefoniczne;
sprawdzanie konta;
data wyjazdu: miesiąc jest zapisywany jako słowo. Zazwyczaj te szczegóły znajdują się na papierze firmowym.
W nagłówku, obok daty, zwykle umieszczany jest link do treści listu lub powodu jego napisania.
Przykład:
"Dotyczy (dotyczy)..."
„W kwestii dostawy (zamówienia).”
"Na nie. od..."
"Na twoim nie. od..."
Oryginalny numer znajduje się na liście firmowym. Nie zaleca się umieszczania numeru wychodzącego na listach adresowanych do innych krajów. Ograniczają się one do daty wysłania oraz treści listu.
W korespondencji biznesowej oprócz adresu i nazwy firmy lub instytucji wpisanych na kopercie, atrybuty imienne umieszczane są również w nagłówku (w prawej górnej części listu).
Jeżeli pismo jest adresowane do firmy lub założyciela, to w pierwszej kolejności wskazana jest nazwa firmy (instytucji) w przypadku imienia, a następnie adres pocztowy. W dokumencie przesłanym na nazwisko kierownika (organizacji) nazwa organizacji jest zawarta w tytule stanowiska kierownika.
Przykład: „Do Prezesa firmy… Pana…” W liście adresowanym do osoby prywatnej najpierw wpisuje się adres pocztowy, a następnie nazwisko i inicjały adresata. Nazwę odbiorcy można poprzedzić słowem Attn., np. Attn. Pan. Czarny (do uwagi pana Blacka).
Jeżeli znane jest stanowisko adresata, wskazane jest wskazanie go po nazwisku. Na przykład: Do wiadomości. Pan. Black, kierownik działu (do wiadomości pana Blacka, kierownika działu). W odniesieniu do osób używa się nieformalnego wyrażenia Drogi. Na przykład Szanowny Panie, Szanowny Panie, Szanowny Panie Brawn, Drogi Johnie, a zwracając się do firmy - formalnie Szanowni Państwo (Europa), Gentleman (USA).
Należy pamiętać, że nazwiska, adresy, adresy, każde słowo oficjalne imię, pozycje, nazwy przedmiotów korespondencji pisane są wielką literą (ABC komunikacji biznesowej // Biznes dla każdego. M., 1991. Wydanie 1.C. 33, 34).
Po wstępie zwykle następuje zdanie wprowadzające. Formułowany jest w zależności od rodzaju pisma i jego przeznaczenia.
W prawej górnej części listu umieszczona jest nazwa firmy - adresata listu w imieniem, a następnie adres pocztowy.
W dokumencie przesłanym na nazwisko kierownika nazwa organizacji jest zawarta w tytule stanowiska kierownika.
W liście adresowanym do osoby prywatnej należy najpierw wpisać adres pocztowy, a następnie nazwisko i inicjały adresata.
Po odwołaniu zwykle następuje zdanie wprowadzające, które jest formułowane w zależności od rodzaju pisma i jego przeznaczenia.
Dlatego wstęp jest scharakteryzowany wielka różnorodność. Jednocześnie istnieje szereg zwrotów etykiety, które są najczęściej używane podczas pisania i są stereotypowe. Znajomość ich lub posiadanie pod ręką skraca czas pisania wiadomości, a w wielu przypadkach wzmacnia kulturę pisania. Przykłady z niektórych zrównoważonych formuł etykiety:
Otrzymaliśmy Twój list nr ... z dnia 1 listopada br., z którego z przyjemnością się dowiedzieliśmy
(szczęśliwie wiem), że...
Otrzymaliśmy Twój list z dnia 15 maja br. wraz z załączonymi do niej dokumentami.
Wyrażamy zadowolenie z szybkiej odpowiedzi na nasze zapytanie.
Dziękuję za pismo od... lub za nr... W odpowiedzi informujemy...
Potwierdzamy otrzymanie Twojego listu od … wraz ze wszystkimi załącznikami
Niniejszym potwierdzamy, że otrzymaliśmy Państwa pismo z dnia 14 marca br. i informujemy, że...
Niezwykle dziwi nas Twój list z... w którym informujesz...
Byliśmy zaskoczeni, gdy dowiedzieliśmy się o tym z Twojego telegramu (teleksu).
Oprócz naszego listu z dnia 12 lutego br. ogłaszamy, że...
Pozwól, że napiszę do Ciebie...
Musimy ci przypomnieć...
Niniejszym ponownie przypominamy (raportujemy)...-
Żałujemy (przepraszamy) Twojej odmowy (milczenie).
Niestety, nadal nie otrzymaliśmy Twojej odpowiedzi na nasz list od... i jesteśmy zmuszeni ponownie Ci przypomnieć (zapytać).
W związku z Twoim listem z... informujemy, że ku naszemu ubolewaniu...
W odpowiedzi (odpowiadając, odnosząc się) na Twój list informujemy, że...
W potwierdzeniu naszego telegramu z... informujemy, że...
W potwierdzeniu naszego rozmowa telefoniczna, która odbyła się 5 czerwca br., informujemy, że...
Odnotowujemy Twój list. i informować.
Jesteśmy zmuszeni o tym powiadomić.
Informujemy Cię, że...
Informujemy Cię...
Informujemy...
Na Twoje życzenie wysyłamy Ci...
Przepraszamy za opóźnienie w odpowiedzi na Państwa pismo...
Proszę przyjąć nasze przeprosiny za.
Dziękujemy (jesteśmy wdzięczni, wyrażamy naszą wdzięczność) za świadczoną usługę (pomoc, wsparcie).
Treść listu zależy od problemów i zadań, które należy rozwiązać korespondencyjnie. Nie powinno być długie w liście biznesowym. Często treść ogranicza się do jednego lub kilku zdań wyrażających prośbę, zgodę lub odmowę.
Przykłady fraz, które mogą stanowić podstawę krótkich liter:
Uprzejmie prosimy o poinformowanie nas o terminie dostawy...
Przyspiesz wysyłkę...
Daj nam znać.
Prosimy o poinformowanie nas o swojej decyzji dotyczącej... Prosimy o przesłanie... Potrzebujemy więcej informacji na temat...
Daj nam znać, czy nasza oferta jest dla Ciebie do przyjęcia. Prosimy o potwierdzenie przyjęcia naszego zamówienia do realizacji. Twoja prośba o ... spełniona.
W odpowiedzi na Twój list z dnia … informujemy, że Twoja prośba o dostawę … została pozytywnie rozpatrzona.
Niniejszym informujemy, że Państwa zapytanie (zamówienie, oferta) zostało przez nas przyjęte. W odpowiedzi na Twoje żądania ... informujemy, że podjęliśmy następujące działania ... W odpowiedzi na Twoją prośbę (instrukcję) z przykrością informujemy (musimy, jesteśmy zmuszeni poinformować), że nie możemy jej spełnić (my nie są w stanie). Niestety musimy odrzucić Twoją ofertę. Niestety Twoja prośba nie może zostać przyjęta z następujących powodów...
Twoja prośba (propozycja) jest rozpatrywana. Po otrzymaniu wyników przeglądu niezwłocznie poinformujemy Cię o tym.
Twoja propozycja zostanie z przyjemnością (wdzięcznością) przyjęta, jeśli wyrazisz zgodę na dokonanie w niej następujących zmian...
Twoje zamówienie zostanie zrealizowane pod warunkiem (np. jeśli wyrazisz zgodę na późniejszy termin dostawy potrzebnego Ci towaru. Termin wysyłki jest dla nas akceptowalny).
Podczas pisania głównego tekstu listu stosuje się zwoje - szelki:
W związku z (zgodnie z) Państwa prośbą... W związku z powyższym... Jednocześnie... Po pierwsze... po drugie... itd. Po pierwsze...
Poza tym... poza tym... Niemniej... mimo... Dalej musimy... Nie trzeba dodawać...
Uważamy to za konieczne (ważne, konieczne, celowe).
Zgodnie z Twoją prośbą (załączone dokumenty).
Jesteśmy absolutnie pewni.
Wyrażamy nasze zaufanie...
Dotyczy Twojej prośby (propozycji)...
Fakt jest taki.
W przeciwnym razie jesteśmy zmuszeni. Biorąc pod uwagę okoliczności... Naszym zdaniem...
Nie zgadzamy się z Twoim punktem widzenia z następujących powodów... W przypadku Twojej odmowy (braku zapłaty). Następnie piszesz. Oprócz.
Oprócz powyższego (powyżej, odnotowanego powyżej) informujemy...
Należy (konieczne, konieczne, konieczne, pożądane, uważamy za konieczne) dodać (oznaczyć, zawiadomić).
W związku z powyższym (powyżej) wynika to (chcemy, musimy, potrzebujemy).
Podsumowanie (wnioskowanie, podsumowanie, podsumowanie). Tak więc (na zakończenie). Aby uniknąć zwłoki... Trzeba (powinno, należy) uznać, że... Mamy z tym trudności. Tak właściwie...
W związku z Państwa prośbą (uwagą) zwracamy uwagę, że
Co...
Wyrażamy żal (wątpliwości, konsternację, satysfakcję). Żałujemy...
Na naszą obronę informujemy... W odpowiedzi na Państwa wyrzuty, informujemy. Przyjmujemy do wiadomości... Chcielibyśmy również kupować od Ciebie...
Dostawy będą realizowane (realizowane).
Potwierdzamy odbiór...
Zwróć uwagę na...
Na pewno (oczywiście) wiesz.
Na końcu list biznesowy zawierać prośby o napisanie lub poinformowanie, a także życzenia, nadzieje na dalszą współpracę, otrzymanie zamówień itp. Mogą też być przeprosiny i podziękowania.
Pismo kończy się formułą grzecznościową wskazującą stanowisko, nazwisko i inicjały osoby podpisującej, aw niektórych przypadkach opatrzona jest również pieczęcią.
Podobnie jak w innych elementach strukturalnych listu biznesowego, w końcówce używane są wyrażenia stabilne, na przykład:
Proszę o wyrażenie zgody. Z poważaniem. Napisz o swojej decyzji. Z poważaniem.
Prosimy o potwierdzenie otrzymania zamówienia i zwrócenie na nie należytej uwagi. Z poważaniem...
Mamy nadzieję na szybką odpowiedź. Z poważaniem.
Uprzejmie prosimy o nie zwlekanie z odpowiedzią. Z poważaniem. Proszę daj nam znać. Z poważaniem. Prosimy o informowanie nas o podjętych środkach. Z poważaniem. Oczekujemy Twojej odpowiedzi w najbliższych dniach. Z poważaniem. Będziemy wdzięczni za szybką odpowiedź. Z poważaniem. Mamy nadzieję otrzymać odpowiedź w najbliższej przyszłości iz góry dziękujemy. Z poważaniem...
Mając nadzieję na pozytywną odpowiedź. Z poważaniem. Mamy nadzieję, że spełnisz naszą prośbę. Z poważaniem. Czekamy na Twoje zamówienia (zatwierdzenie, zgoda, potwierdzenie). Z poważaniem. Z szacunkiem i nadzieją na dalszą współpracę... Z góry dziękujemy za wykonaną usługę. Z poważaniem... W nadziei na pozytywną decyzję w pytaniu. Z poważaniem. Skontaktuj się z nami, jeśli potrzebujesz pomocy (pomocy). Z poważaniem...
Czekamy na owocną współpracę. Z poważaniem. Po otrzymaniu pisma prosimy o potwierdzenie na piśmie (telegraf, zgłoszenie telefaksem.). Z poważaniem. Zapewniamy, że... Pozdrawiam.
Jeżeli do pisma dołączona jest dokumentacja, rysunki itp., na końcu wskazana jest obecność załącznika, na przykład:
„Dodatek: od nr...”
Zgodnie z oficjalną etykietą, list z odpowiedzią podpisuje pracownik na równym (lub wyższym) stanowisku. Jeśli więc list inicjujący został podpisany przez dyrektora (prezesa, przewodniczącego), to odpowiedź na niego podpisuje również ten sam szef, w skrajnych przypadkach jego zastępca.
xxxxxxxxxxxxxxxxx
3.11. 5.
