ตัวอย่างหนังสือชี้แจงการชำระเงิน จดหมายปะหน้าสำหรับเอกสาร ตัวอย่างหนังสือร้องขอ

ในเวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัว องค์กรมักจะพบว่าตัวเอง ความผิดพลาด. ส่วนใหญ่เกิดขึ้นใน ฝ่ายบัญชีคำสำคัญ : สถิติ เศรษฐศาสตร์ การบัญชี ภาษี เหตุการณ์ที่ค่อนข้างไม่พึงประสงค์คือความล้มเหลวของระบบการชำระเงิน เงินทุน และเอกสารการชำระเงิน

ที่ต้องส่ง

ภาระหน้าที่ของเจ้าของในการระบุวัตถุประสงค์ของการชำระเงินในเอกสารการชำระเงินของเขาได้รับการแก้ไขตามระเบียบของธนาคารแห่งรัสเซีย นี้ทำเพื่อ การเปิดเผยสาระสำคัญของการดำเนินงาน.

บทบัญญัติเดียวกันนี้ต้องการ อย่างถูกต้องและรอบคอบระบุวัตถุประสงค์ของการชำระเงินในคำสั่งจ่ายเงิน อาจมีการจดชื่องาน รายละเอียดบัญชี สัญญา และเอกสารหลักอื่นๆ

หนังสือชี้แจงวัตถุประสงค์การชำระเงิน ไม่มีรูปแบบเดียวดังนั้นจึงเรียบเรียงตามอำเภอใจหรือตามแบบที่องค์กรอนุมัติ คุณสามารถเขียนจดหมายลงในแผ่นงานของบริษัทหรือกระดาษ A4 ปกติได้

ข้อความได้รับอนุญาตทั้งที่เขียนด้วยลายมือและพิมพ์ ไม่จำเป็นต้องประทับตราขององค์กรในจดหมายดังกล่าว แต่ให้ลงลายมือชื่อหัวหน้าหรือผู้มีอำนาจหน้าที่เป็นทางการ จำเป็น.

ข้อมูลสำคัญจำเป็นต้องระบุ ได้แก่ ชื่อองค์กรของผู้ส่ง ที่อยู่ตามกฎหมาย ข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับ (ชื่อ ตำแหน่ง ชื่อเต็มของหัวหน้า) การอ้างอิงถึงคำสั่งจ่ายเงินที่ผิดพลาด (หมายเลขและวันที่รวบรวม) สาระสำคัญของ ความไม่ถูกต้องรุ่นแก้ไข

ด้วยข้อมูลผิดพลาดหลายประการ คุณควรป้อนข้อมูลเหล่านั้น จุดต่างๆ. จำนวนเงินที่ป้อนลงในแบบฟอร์มจะเขียนเป็นตัวเลขและถอดรหัสเป็นคำ รูปแบบการเขียนเป็นแบบธุรกิจ เนื้อหาจึงสั้น เข้าใจง่าย เข้าถึงได้ ถ้อยคำมีความชัดเจน

สามารถส่งจดหมายได้ ทุกคน สะดวกสบาย วิธี: จัดส่งส่วนบุคคล, จัดส่งทางไปรษณีย์, จัดส่งโดย Russian Post โดยไปรษณีย์ลงทะเบียนพร้อมรับทราบการรับ, การจัดส่งทางอินเทอร์เน็ต แต่การส่งทางอินเทอร์เน็ตต้องใช้ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์อย่างเป็นทางการ

ใน IFTS

ในงานศิลปะ มีการจัดสรร 45 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย ข้อผิดพลาดสองประเภทในเอกสารการชำระเงิน การมีอยู่ซึ่งนำไปสู่การไม่เครดิตของจำนวนเงินใน ระบบรัฐและภาระผูกพันในการชำระเงินอีกครั้งตั้งแต่ต้น:

1. การระบุธนาคารผู้รับผลประโยชน์ไม่ถูกต้อง
2. หมายเลขบัญชี Federal Treasury ไม่ถูกต้อง

กรณีเหล่านี้จะนำมาซึ่งการชำระเงินใหม่สำหรับรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง และข้อมูลที่ส่งโดยไม่ได้ตั้งใจจะถูกส่งคืนตามกฎหมาย

หนี้ที่ได้จะเพิ่มขึ้นจากโทษคงค้างที่จะต้องจ่าย

ต่อจากนั้น การส่งจดหมายไปยัง IFTS เพื่อชี้แจงการชำระเงิน นี่จะเป็นมาตรการที่มีประสิทธิภาพหากคำสั่งภาษีระบุไม่ถูกต้อง: CCC, TIN, สถานะผู้เสียภาษี, จุดตรวจ, ชื่อองค์กร ฯลฯ

เหตุที่แจ้งความรับผิดทางภาษีไม่สำเร็จ: BCC และสถานะผู้ชำระเงินไม่ถูกต้อง

การค้นหา CCC นั้นไม่ซับซ้อนหากรหัสถูกต้องและผิดพลาดหมายถึงภาษีเดียวกัน มิเช่นนั้นจะมีการคว่ำบาตร ดังนั้น หากมีข้อบ่งชี้ของรหัสภาษีที่แตกต่างกัน จดหมายเกี่ยวกับวัตถุประสงค์การชำระเงินที่ไม่ถูกต้อง เป็นไปได้มากว่า ไม่พอ.

ตามการระบุ OKTMO ที่ผิดพลาดเมื่อหักภาษีไปยังงบประมาณท้องถิ่นปัญหาสามารถขจัดได้โดยการโอนบทลงโทษและภาษีไปยังรายละเอียดที่จำเป็น

เมื่อชำระเงินให้กับภูมิภาคหรือ งบประมาณของรัฐบาลกลางเป็นไปได้ที่จะแก้ไข OKTMO โดยการจัดเตรียมหนังสือรับรองการชำระเงิน

ไม่มีหัวจดหมายมาตรฐาน สมาชิกสภานิติบัญญัติไม่ได้ระบุรูปแบบของตน ตัวอย่างได้รับการพัฒนาโดยผู้จ่ายเงิน ตามกฎของเวิร์กโฟลว์

ก่อนอื่นก่อนที่จะส่งจดหมายถึง IFTS ผู้เสียภาษีจะต้องได้รับจากธนาคารจากบริการธนาคาร เอกสารการชำระเงินที่มีเครื่องหมายดำเนินการ. เมื่อตรวจสอบเอกสาร IFTS อาจขอคำขอประนีประนอมการชำระเงิน

บริษัท รับผิด จำกัด "Romashka" 635468, Barnaul, ถนน Korneeva, 21, อาคาร 4 ดีบุก 7719123453 / KPP 771901002 อ้างอิง เลขที่ 04 จาก 09/03/2017 ใน Federal Tax Service ของรัสเซียหมายเลข 3 ใน Barnaul บริษัท รับผิด Romashka Limited เมื่อโอนภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาจาก 08/04/2017 ถึง 08/29/2017 ในคำสั่งการชำระเงินระบุสถานะของผู้ชำระเงิน 01 "ผู้เสียภาษี (ผู้ชำระค่าธรรมเนียม) - นิติบุคคล" อย่างไม่ถูกต้อง ข้อมูลเกี่ยวกับการโอนภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาไปยัง IFTS หมายเลข 3 สำหรับเมือง Barnaul: p/n ลงวันที่ 06/05/2560 หมายเลข 447 จำนวน 313,136.00 รูเบิล; คำสั่งจ่ายเงินลงวันที่ 30 มิถุนายน 2560 ฉบับที่ 105 จำนวน 36546.00 รูเบิล คำขอในคำสั่งการชำระเงินที่ระบุเพื่อพิจารณาสถานะที่ถูกต้องของผู้ชำระเงิน 02 "ตัวแทนภาษี" ผู้อำนวยการทั่วไป ___________ วาลิน _______________ / K.A. วาลีน/ การใช้งาน: คำสั่งจ่ายเงินโอนภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา (สำเนา) จำนวน 2 แผ่น (สอง)

ใน FIU

ในสถานการณ์ที่บริษัททำผิดพลาดเรื่องเงินสมทบประกันเข้ากองทุนบำเหน็จบำนาญและทำให้ไม่ได้รับเงินเข้างบประมาณแผ่นดินเขียนไว้ หนังสือชี้แจงเข้ากองทุน. เอกสารนี้ไม่มีแบบฟอร์ม แต่มูลนิธิฯ ได้จัดทำหนังสือแนะนำแม่แบบให้เสร็จสมบูรณ์

ทั้งผู้ชำระค่าสินค้าหรือบริการและผู้รับการชำระเงินมักเผชิญกับสถานการณ์ที่มีการระบุวัตถุประสงค์ในการชำระเงินอย่างไม่ถูกต้อง ดังนั้นจึงจำเป็นต้องชี้แจงในจดหมายถึงคู่สัญญาและธนาคารตามรูปแบบที่แน่นอน เกี่ยวกับวิธีการเขียนจดหมายและความแตกต่างอื่น ๆ ในขณะนี้

แบบฟอร์มอนุมัติไม่มีอยู่ ดังนั้น ตาม กฎทั่วไปมันถูกนำเสนอโดยพลการ คุณควรดำเนินการตามประเพณีการดำเนินธุรกิจที่กำหนดไว้และปฏิบัติตามคำแนะนำต่อไปนี้:

1. อันดับแรก ชื่อเต็มของบริษัทจะระบุไว้ที่ศูนย์ (เช่น Cherry Limited Liability Company)
2. ที่ด้านบนขวาจะมีการเขียนชื่อและที่อยู่ของธนาคารที่ส่งจดหมาย
3. ถัดไป ชื่อจะถูกเขียนขึ้น ซึ่งควรมีวลี "ในการชี้แจงวัตถุประสงค์ของการชำระเงิน"
4. หลังจากนั้นจะมีการอธิบายสถานการณ์สั้น ๆ พร้อมรายละเอียดทั้งหมดของเอกสารที่ทำผิดพลาดรวมถึง คำอธิบายโดยละเอียดรายละเอียดบัญชีธนาคาร.
5. จากนั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ด้วยความช่วยเหลือของการอ้างอิง มีการกำหนดข้อผิดพลาดและโดยการอ้างอิงจะระบุว่ารายการใดที่ควรพิจารณาว่าถูกต้อง
6. สิ่งที่แนบมาจะถูกระบุไว้ในตอนท้าย - ตามกฎแล้วนี่คือคำสั่งชำระเงินที่ดำเนินการผิดพลาดและจดหมายตัวอย่างจากผู้รับซึ่งตกลงว่าจะต้องมีการชี้แจงการชำระเงิน (แก้ไข)
7. ในตอนท้าย - ตำแหน่ง ลายเซ็นและใบรับรองผลการเรียนของลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ (ตามกฎนี่คือผู้อำนวยการหรือหัวหน้าสาขารวมถึงหัวหน้าฝ่ายบัญชี)

นี่คือตัวอย่างเอกสารที่คุณสามารถอ้างถึงเป็นข้อมูลอ้างอิงได้

ในกรณีส่วนใหญ่ องค์กรใช้การพิมพ์ในงานของตน ดังนั้น ตัวอย่างอาจมีลักษณะเช่นนี้

คำอธิบายของขั้นตอน

ในกฎหมายและอื่นๆ เอกสารกฎเกณฑ์ไม่มีขั้นตอนดังกล่าว - อย่างเป็นทางการ ไม่มีความเป็นไปได้ของการชี้แจง อย่างไรก็ตาม ในทางปฏิบัติ ปรากฏการณ์นี้พบได้บ่อยมาก เนื่องจากมีการละเมิดใน เอกสารการชำระเงินไม่สำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งและตามกฎแล้วสถานการณ์จะแก้ไขได้ค่อนข้างง่าย

โดยทั่วไป ลำดับของการกระทำจะเป็นดังนี้:

1. ก่อนอื่นคุณต้องติดต่อฝ่ายที่สองซึ่งทำผิดพลาด
2. จากนั้นแจ้งธนาคารโดยส่งจดหมายโต้ตอบตามรูปแบบที่ให้ไว้ด้านบน (หรือในแบบฟอร์มของคุณเอง)
3. จากนั้นคุณจะต้องได้รับการตอบกลับเป็นลายลักษณ์อักษรจากธนาคารซึ่งยื่นต่อคำสั่งจ่ายเงิน ฝ่ายที่สองได้รับคำตอบเดียวกัน ซึ่งจะบันทึกเอกสารในกรณีที่มีการตรวจสอบหรือการดำเนินคดีที่เป็นไปได้

บันทึก. ขั้นตอนดังกล่าวไม่ได้กำหนดไว้ในกฎหมาย อย่างไรก็ตาม การพิจารณาคดีในกรณีส่วนใหญ่จะอธิบายขั้นตอนเฉพาะนี้ ดังนั้น การแจ้งทุกฝ่ายจึงเป็นขั้นตอนบังคับ

ประกาศบุคคลที่สาม

มีสองตัวเลือก:

1. หากบริษัทของคุณได้รับการชำระเงิน คุณต้องติดต่อบุคคลที่ส่งเงิน
2. หากคุณเป็นผู้ส่งและพบข้อผิดพลาด คุณจำเป็นต้องแจ้งให้ผู้รับทราบ

คดีแรก

เมื่อคุณได้รับการชำระเงิน แต่เอกสารระบุวัตถุประสงค์ไม่ถูกต้อง มักเกี่ยวข้องกับสถานการณ์การจัดหา (เช่น เมื่อมีการส่งการชำระเงินล่วงหน้า แต่ยังไม่ได้ชำระเงินการส่งมอบที่เสร็จสิ้นแล้ว) จากนั้นผู้รับมีเหตุผลที่จะคิดว่าการชำระเงินใหม่จะต้องเป็นไปตามข้อกำหนดก่อนหน้านี้ (รวมถึงดอกเบี้ยจากค่าปรับ) ก่อนและหลังจากนั้นเท่านั้นที่สามารถชำระเงินล่วงหน้าสำหรับการส่งมอบในอนาคตได้

อย่างไรก็ตาม ในทางปฏิบัติ บริษัทไม่สามารถสุ่มได้ กล่าวคือ ฝ่ายเดียวเปลี่ยนวัตถุประสงค์ของการชำระเงิน ความจริงก็คือว่าเงินของผู้จ่ายเป็นทรัพย์สินของเขา ซึ่งเขาจำหน่ายตามดุลยพินิจของเขาแต่เพียงผู้เดียว ดังนั้นจึงมีทางเดียวเท่านั้น - ต้องได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากเขาเพื่อชี้แจง โดยส่งจดหมายตามรูปแบบที่ตรงกับตัวอย่างข้างต้นทั้งหมด

บันทึก. บ่อยครั้งที่สัญญาอนุญาตให้กำหนดการชำระเงินด้วยตนเองและการเปลี่ยนแปลงตัวบ่งชี้นี้โดยไม่ได้รับอนุญาตหากจำเป็น อย่างไรก็ตาม การพิจารณาคดีแสดงให้เห็นว่าบทบัญญัติดังกล่าวมักได้รับการยอมรับว่าขัดต่อกฎหมายแพ่ง แต่ถ้ายอดโอนเกินคาดก็สามารถโอนส่วนต่างไปใช้หนี้ได้เองโดยไม่ต้องขอความยินยอม

กรณีที่สอง

และในกรณีที่คุณเป็นผู้จ่ายเงินเอง แต่ด้วยเหตุผลบางอย่างที่ทำผิดพลาด คุณจะต้องดำเนินการ 2 อย่างพร้อมกัน:

1. ขั้นแรก คำขอเป็นลายลักษณ์อักษรถูกส่งไปเพื่อตกลงในการเปลี่ยนแปลงนี้กับคู่สัญญาที่ได้รับเงินในบัญชีของเขา
2. จากนั้นคุณต้องส่งจดหมายไปยังธนาคารที่ทำธุรกรรมทางการเงินนี้

หากธนาคารปฏิเสธหรือเพิกเฉย

ธนาคารมีสิทธิปฏิเสธคำขอได้ นอกจากนี้ สิทธิดังกล่าวได้รับการพิสูจน์โดยสมบูรณ์จากมุมมองของกฎหมาย เป็นที่เชื่อกันว่าสถาบันสินเชื่อได้ปฏิบัติตามภาระผูกพันแล้วเมื่อทำการโอนเงินไปยังบัญชีที่ระบุและเงินได้รับการเครดิตแล้ว

ตามกฎแล้วธนาคารมักจะภักดีต่อข้อผิดพลาดดังกล่าวและแก้ไขเมื่อได้รับคำขอครั้งแรก แต่แม้ว่าองค์กรจะปฏิเสธที่จะทำเช่นนี้ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือต้องแน่ใจว่าจดหมายถึงธนาคารและเขาปฏิเสธ ดังนั้นการมีคำตอบเป็นลายลักษณ์อักษรจากตัวแทนของสถาบันสินเชื่อจึงเป็นจุดประสงค์หลักในการเขียนจดหมายชี้แจง หากธนาคารเพิกเฉยต่อคำขอ จะต้องได้รับการปฏิเสธเป็นลายลักษณ์อักษร และในกรณีที่สถาบันสินเชื่อปฏิเสธที่จะรับเอกสาร ให้จัดส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียน โดยจะเก็บหนังสือแจ้งการจัดส่งไว้จนกว่าสถานการณ์จะคลี่คลายโดยสมบูรณ์

บันทึก. ไม่ว่าในกรณีใด สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบว่าธนาคารได้อนุญาตตามคำขอจริงและทำการแก้ไขอย่างเหมาะสมหรือไม่ ในการทำเช่นนี้ บริษัทมีสิทธิ์ขอใบแจ้งยอดบัญชี - ในกรณีส่วนใหญ่ ขั้นตอนนี้จะได้รับการชำระเงิน (ค่าใช้จ่ายตามอัตราของธนาคาร)

ข้อโต้แย้งในกรณีพิพาท

ข้อพิพาทอาจเกิดขึ้นไม่เฉพาะระหว่างบริษัทของคุณและคู่สัญญาเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบภาษีด้วย ในกรณีนี้ เป็นการดีกว่าที่จะเตรียมตัวล่วงหน้าเพื่อปกป้องตำแหน่งของคุณ ซึ่งคุณสามารถใช้ข้อโต้แย้งที่ถูกต้องดังต่อไปนี้:

1. ประการแรก จำเป็นต้องระบุว่าคำสั่งจ่ายเงินหมายถึงเอกสารการรายงานที่เข้มงวด ซึ่งหมายความว่าจะไม่อนุญาตให้มีการแก้ไขในนั้น ดังนั้น เนื่องจากธนาคารได้โอนเงินแล้ว คุณจึงไม่สามารถดำเนินการอื่นใดนอกจากเริ่มขั้นตอนการชี้แจงวัตถุประสงค์ของการชำระเงินได้
2. ในทำนองเดียวกัน ไม่อนุญาตให้แก้ไขหรือขีดทับด้วยเงินสดและเอกสารธนาคาร
3. ธนาคารไม่สามารถเข้าไปแทรกแซงในขั้นตอนนี้ได้ เนื่องจากพวกเขาได้รับอนุญาตให้ดำเนินการโอนและบริการทางการเงินประเภทอื่น ๆ ตามสัญญาเท่านั้น
4. นอกจากนี้ยังเป็นไปไม่ได้ที่จะต่ออายุข้อผูกพันที่ถูกยกเลิก ซึ่งหมายความว่าหากคุณได้ส่งเงินสำหรับสินค้าหรือบริการที่ซื้อไปแล้ว ภาระผูกพันในการชำระเงินอย่างเป็นทางการจะสิ้นสุดลง จากนั้นเมื่อคุณต้องการเปลี่ยนการนัดหมายและตกลงกับคู่สัญญาข้อผูกมัดในการชำระค่าสินค้าก็จะไม่สำเร็จ (เพราะเงินไปเพื่อวัตถุประสงค์อื่น) แต่ภาระผูกพันได้เกิดขึ้นจริงแล้ว - ดังนั้นจึงไม่สามารถยกเลิกได้อีกต่อไป

ดังนั้น แม้จะไม่มีขั้นตอนทางกฎหมายสำหรับการชี้แจงและตัวอย่างจดหมายที่เกี่ยวข้อง ในทางปฏิบัติ ปัญหานี้แก้ไขได้ค่อนข้างง่าย - สิ่งสำคัญคือต้องแจ้งผู้มีส่วนได้เสียทั้งหมดและขอรับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากพวกเขา

ในเวิร์กโฟลว์ทางธุรกิจ รูปแบบจดหมายขอใช้บ่อยมากเมื่อจำเป็นต้องได้รับความยินยอมจากบุคคลที่สองหรือบริการบางอย่างจากรูปแบบดังกล่าว ตัวอย่างและตัวอย่างสำเร็จรูป สถานการณ์ต่างๆคุณจะพบกฎในการรวบรวมจดหมายดังกล่าวในบทความนี้

ประเพณีและกฎสำหรับการเขียนจดหมายขอได้พัฒนาขึ้นเฉพาะในการจัดการเอกสารในทางปฏิบัติ - เช่น ในระดับนิติบัญญัติ ไม่มีแบบฟอร์มหรือคำสั่งใดที่ได้รับการอนุมัติ อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไปแล้ว ควรปฏิบัติตามโครงสร้างต่อไปนี้:

1. ตามปกติจะมีการกรอก "ส่วนหัว" ก่อนซึ่งระบุชื่อเต็มขององค์กรที่ส่งพร้อมรายละเอียดการติดต่อที่เกี่ยวข้องรวมถึงชื่อของพนักงานเฉพาะ (โดยปกติคือผู้อำนวยการของ บริษัท ) และชื่อผู้รับ องค์กร.
2. ตามด้วยข้อความซึ่งประกอบด้วยคำอธิบายของสถานการณ์และเหตุผลสำหรับคำขอ ข้อความควรสั้นที่สุด โดยปกติแล้ว 1-2 ย่อหน้าก็เพียงพอแล้ว เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องระบุคำขอของคุณอย่างเจาะจงและชัดเจน เพื่อให้คู่สนทนาเข้าใจสาระสำคัญของการอุทธรณ์ของคุณเป็นอย่างดี
3. ตามด้วยลายเซ็น สำเนาลายเซ็น และวันที่รวบรวม

ดังนั้นจึงร่างขึ้นตามเวอร์ชันมาตรฐานสำหรับเอกสารดังกล่าว - แบบฟอร์มแสดงไว้ด้านล่าง

ตัวอย่างที่เสร็จแล้วสามารถใช้เป็นตัวอย่างได้

บันทึก. การตัดสินใจระบุหรือไม่ระบุชื่อเอกสาร (เช่น ให้เขียน "จดหมายขอ") ตรงกลางนั้นผู้ส่งเป็นผู้ตัดสินใจเอง ตามกฎแล้ว สิ่งนี้จำเป็นในกรณีที่เป็นการเหมาะสมที่จะเน้นย้ำถึงลักษณะของเอกสารและวัตถุประสงค์ที่บริษัทหนึ่งพยายามทำให้สำเร็จจากอีกบริษัทหนึ่ง

เนื่องจากในกรณีนี้ เรากำลังพูดถึงข้อเท็จจริงที่ว่าบริษัทหนึ่งต้องพึ่งพาบริการบางอย่างหรือแม้กระทั่งการได้รับสัมปทานจากพันธมิตร แน่นอนว่าการเขียนจดหมาย การจัดรูปแบบ และแม้แต่การส่งก็ควรได้รับการพิจารณาอย่างจริงจัง รายละเอียดใดๆ สามารถสร้างความประทับใจได้ ดังนั้นควรคำนึงถึงความแตกต่างที่ไม่สำคัญในแวบแรกด้วย:

1. อย่างแรกเลย จะดีกว่าถ้าส่งโดยใช้จดหมายจริง - Russian Post แบบธรรมดาหรือดีกว่านั้นอีก องค์กรเอกชนซึ่งส่งจดหมายแบบ door-to-door และเร็วกว่ามาก ข้อความใน ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือยิ่งไปกว่านั้น ข้อความที่แฟกซ์มักจะถูกมองว่าเป็นสแปม
2. นอกจากนี้ วิธีออกเอกสารจริง (เช่น เป็นรายการไปรษณีย์ปกติ) ช่วยให้คุณสร้างความประทับใจที่ดีได้เนื่องจากกระดาษราคาแพง ซองจดหมาย ตราประทับ และวิธีการลงทะเบียนอื่นๆ
3. ในการเขียนข้อความนั้น หัวจดหมายจะถูกเลือกเสมอ - ซึ่งจะทำให้คำขอมีความเป็นทางการมากขึ้น
4. ในข้อความ เป็นการดีกว่าที่จะหลีกเลี่ยงระบบราชการที่ชัดเจน เช่น กำหนดคำและสำนวนที่ใช้กันทั่วไปในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ พวกเขาทำให้เรื่องราว "แห้ง" และสร้างความประทับใจในแง่ลบโดยทั่วไป ง่ายต่อการเปลี่ยน เวอร์ชั่นดั้งเดิม- ตัวอย่างเช่น "โปรดพิจารณา" ถึง "ฉันหวังว่าสำหรับความเข้าใจและความช่วยเหลือจากคุณในการแก้ไขปัญหานี้"
5. ในที่สุดก็ควรที่จะยึดมั่นในประเพณีของการติดต่อทางธุรกิจโดยทั่วไปเช่น ข้อความส่วนใหญ่เขียนในรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ การพูดนอกเรื่องโคลงสั้น การสร้างประโยคที่ซับซ้อนเกินไป วลีคู่ (ในความหมาย) ไม่ควรเป็น ควรใช้ความระมัดระวังเพื่อให้คู่สนทนาเข้าใจข้อความได้ง่าย - ทั้งในแง่ของความเข้าใจและด้านจิตใจ

คำแนะนำ. หากสามารถเขียนข้อความด้วยมือได้ ควรใช้วิธีนี้ จดหมายที่เขียนด้วยลายมือทำให้คุณสามารถแยกความแตกต่างจากพื้นหลังของตัวอักษรอื่นๆ ทั้งหมดได้ อย่างไรก็ตาม ควรมอบความไว้วางใจในการเขียนให้กับผู้เชี่ยวชาญที่รู้เทคนิคการคัดลายมือเป็นอย่างดี

พันธุ์

ตัวอักษรมีหลายประเภทขึ้นอยู่กับสถานการณ์เฉพาะ คำขอส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับปัญหาทางการเงิน เช่น ส่วนลด การลดลงในการชำระค่าบริการ หรือการเลื่อนเวลาออกไป ส่วนเล็ก ๆ ของจดหมายขอใช้เพื่อช่วยในการแก้ไขปัญหาอื่น ๆ กรณีที่พบบ่อยที่สุดและ ตัวอย่างสำเร็จรูปจดหมายจะกล่าวถึงด้านล่าง

เกี่ยวกับการจัดสรรเงินทุน

การขอเงินแม้กระทั่งเพื่อการกุศลเป็นคำขอที่ค่อนข้างจริงจัง ดังนั้นเมื่อวาดขึ้น จำเป็นต้องอธิบายสถานการณ์ให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และยิ่งไปกว่านั้น ระบุให้ชัดเจนว่าต้องใช้เงินไปเพื่ออะไร และด้วยเหตุผลใดจึงไม่สามารถนำมาจากแหล่งอื่นได้

เมื่อรวบรวมคุณสามารถใช้ตัวอย่างดังกล่าวเป็นพื้นฐานได้

จากองค์กรพัฒนาเอกชน "เรนโบว์"

สมาชิกสภานิติบัญญัติ

เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก Miloshnikov I.N.

เรียน Ilya Nikolaevich! ยินดีต้อนรับผู้อำนวยการ องค์กรไม่แสวงผลกำไรรุ้ง". องค์กรของเราก่อตั้งขึ้นในปี 2555 และตลอดหลายปีที่ผ่านมาได้ให้ความช่วยเหลือทางการเงินแก่เด็กที่เป็นมะเร็งเม็ดเลือดขาวชนิดเฉียบพลันอย่างต่อเนื่อง ทิศทางหลักของกิจกรรมของเราคือการซื้อยาที่เหมาะสมและการดำเนินการที่ซับซ้อน

ตลอดหลายปีที่ผ่านมา แหล่งเงินทุนหลักสำหรับกิจกรรมของเราคือองค์กร LLC “…” อย่างไรก็ตาม ในเดือนเมษายนของปี 2017 ปัจจุบัน ปริมาณเงินทุนลดลงอย่างรวดเร็ว และในขณะนี้ เราไม่สามารถดำเนินการการกุศลในปริมาณเดียวกันได้

จากข้อมูลของเรา งบประมาณประจำปีของกองทุนโดยคำนึงถึงการบริจาคส่วนตัวควรเป็น 10 ล้านรูเบิล ดังนั้นเนื่องจากการยุติการจัดหาเงินทุนจึงจำเป็นต้องครอบคลุมส่วนต่างจำนวน 8 ล้านรูเบิล เป็นประจำทุกปี เราหวังว่าจะได้รับความร่วมมือจากคุณ เนื่องจากไม่สามารถหาผู้สนับสนุนได้ในขณะนี้

ขอแสดงความนับถือ Svetozarov V.K.

เกี่ยวกับการจัดส่งสินค้า

การแสดงความสนใจและความปรารถนาที่จะให้ความร่วมมือเป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้นคุณต้องค้นหาคำพูดที่เหมาะสมเพื่อให้คู่สนทนาได้รับความไว้วางใจและตัดสินใจอย่างเหมาะสม โดยพื้นฐานแล้วคุณสามารถใช้ตัวอย่างดังกล่าวได้

ผู้อำนวยการทั่วไปของ LLC "…"

Nekrasov N.K.

จากกรรมการบริษัท LLC “…”

เอลิซาโรว่า วีเอ็ม

สวัสดี นิโคไล คอนสแตนติโนวิช! ที่นิทรรศการการเกษตรระดับภูมิภาคซึ่งจัดขึ้นในเดือนพฤษภาคมปีนี้ บริษัทของเราเริ่มให้ความสนใจกับตัวอย่างเครื่องจักรและอุปกรณ์ที่คุณนำเสนอ

เราต้องการเริ่มต้นความร่วมมือกับคุณในการส่งมอบชุดทดลองสินค้า ( รายการทั้งหมดแนบเป็นเอกสารแยกต่างหากในจดหมายฉบับนี้) เรารับประกันการชำระเงินค่าสินค้าและบริการในเวลาที่เหมาะสม เราหวังว่าจะได้รับความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกันมาอย่างยาวนาน

รายละเอียดการติดต่อของเรา:

ขอแสดงความนับถือ Elizarov V.M.

เกี่ยวกับส่วนลด

ปัจจุบันนี้เป็นรูปแบบที่ค่อนข้างธรรมดาเนื่องจากภาวะเศรษฐกิจถดถอยในหลาย ๆ ด้าน จากประสบการณ์ที่แสดงให้เห็น การโน้มน้าวให้คู่สัญญามอบส่วนลดนั้นเป็นสิ่งที่ดีโดยเฉพาะในกรณีเช่นนี้:

• หากบริษัทให้ความร่วมมือเป็นเวลานาน เช่น มากกว่าหนึ่งปี
• ถ้าซื้อทันที จำนวนมากของสินค้า.

ถึง CEO

Avantage LLC Filippov G.V.

จากผู้อำนวยการ Veres LLC

อเล็กซานโดรวา เค.เอ็น.

สวัสดี Gennady Viktorovich เรามีความยินดีที่จะแจ้งให้ทราบว่าบริษัทของเราได้ให้ความร่วมมือมานานกว่า 2 ปี เราขอขอบคุณสำหรับการดำเนินการต่อของคุณ คุณภาพสูงสำหรับบริการของคุณ ตลอดจนความช่วยเหลือในการแก้ไขปัญหาปัจจุบันจำนวนหนึ่ง

เราเชื่อว่ามันไม่มีความลับสำหรับคุณที่ ปีที่แล้วสถานการณ์ทางเศรษฐกิจในช่องทางการตลาดของเราแย่ลงอย่างมาก ขออภัย ในขณะนี้ เรากำลังประสบปัญหาการขาดรายได้ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการลดลงของกำไรรายไตรมาส

ในสถานการณ์เหล่านี้ เราหวังว่าคุณจะเข้าใจและยินยอมในการมอบส่วนลด 10% สำหรับบริการที่จะมีให้ในปีปฏิทิน 2018 หน้า แน่นอน มาตรการดังกล่าวเป็นเพียงชั่วคราว และเรามุ่งมั่นที่จะให้ความร่วมมืออย่างเต็มที่ในด้านเงื่อนไขที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน ในกรณีที่สถานการณ์ทางเศรษฐกิจมีเสถียรภาพ

ขอแสดงความนับถือ Alexandrov K.N.

เกี่ยวกับการลดค่าเช่า

ในกรณีนี้ เหตุผลสำหรับคำขอของคุณในจดหมายจะใกล้เคียงกับที่กล่าวไว้ในตัวอย่างก่อนหน้านี้

ถึง CEO

Avantage LLC Filippov G.V.

จากผู้อำนวยการ Veres LLC

อเล็กซานโดรวา เค.เอ็น.

สวัสดี Gennady Viktorovich ในปีงบการเงินสิ้นสุดในปี 2559 บริษัทของเราประสบความสูญเสียเกินความคาดหมาย 10% เราถูกบังคับให้ระบุว่าบริษัทของเราได้รับผลกระทบจากวิกฤตการณ์ทางการเงิน สิ่งนี้แปลเป็นการไหลของลูกค้าลดลง 15-20% ของเจ้าของ

ในเรื่องนี้ เราหวังว่าคุณจะได้รับความยินยอมในการให้ส่วนลด 10% สำหรับค่าเช่า ข้าพเจ้าขอดึงความสนใจของคุณไปที่ข้อเท็จจริงที่ว่าเราเป็นผู้เช่าที่ค่อนข้างใหญ่ และในขณะเดียวกัน ตลอดระยะเวลาความร่วมมือห้าปีทั้งหมด เราไม่ได้ปล่อยให้การชำระเงินล่าช้าแม้แต่ครั้งเดียว และยังกรอกเงื่อนไขอื่นๆ ทั้งหมดของ สัญญา เราดำเนินการจากข้อเท็จจริงที่ว่าเป็นมาตรการชั่วคราวดังนั้นเราจึงพร้อมที่จะจ่ายต่อไป เต็มทันทีที่สถานการณ์ในตลาดมีเสถียรภาพ

ขอแสดงความนับถือ Alexandrov K.N.

เกี่ยวกับการชำระเงินรอตัดบัญชี

ในกรณีนี้ จำเป็นต้องรับทราบว่าคุณไม่ได้ชำระเงินตรงเวลาจริงๆ และอธิบายเหตุผลโดยละเอียด แน่นอน คุณต้องระบุเงื่อนไขการชำระคืนของจำนวนเงินทั้งหมดให้ถูกต้อง

ผู้อำนวยการ LLC "Gruzodar"

Vakulov N.Yu.

จากผู้อำนวยการ Parabolia LLC

Aksakova T.G.

สวัสดีที่รัก Nikolai Yuryevich ในเดือนกันยายน 2560 เราไม่ได้ชำระเงินค่าบริการของคุณอีกเป็นจำนวน 100,000 รูเบิล เราแจ้งให้คุณทราบอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับความเป็นไปไม่ได้ในการชำระเงินล่วงหน้าหนึ่งเดือน ขณะนี้เราอธิบายว่าบริษัทได้พบเงินทุนสำหรับการชำระเงินแล้ว เราขอให้คุณจัดเตรียมแผนการผ่อนชำระเป็นเวลาสองเดือน: ตุลาคมและพฤศจิกายน (50,000 rubles ต่อแต่ละ)

เราไม่อายห่างจากภาระผูกพันทางการเงินและหนี้สินของเรา และให้ความสนใจกับความจริงที่ว่าตลอด 3 ปีของความร่วมมือของเรา เราไม่เคยละเมิดสัญญา เราหวังว่าคุณจะเข้าใจและหวังว่าจะได้รับความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกันต่อไป

ขอแสดงความนับถือ Aksakov T.G.

กรุณาชำระเงินให้กับบริษัทอื่น

คำขอดังกล่าวอาจเกิดขึ้นในกรณีที่บริษัทหนึ่งดำเนินการตามภาระผูกพันทางการเงินของบริษัทอื่นภายใต้เงื่อนไขบางประการ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้เทมเพลตนี้ได้

IP Blagodarov A.K.

ในทางปฏิบัติ มีบางสถานการณ์ที่สามารถพบข้อผิดพลาดในวัตถุประสงค์ของการชำระเงินในคำสั่งการชำระเงินที่ดำเนินการ แม้ว่าจะมีการดำเนินการตามคำสั่งแล้ว ข้อผิดพลาดสามารถและควรได้รับการแก้ไข กฎหมายไม่ได้กำหนดขั้นตอนการดำเนินการในกรณีนี้ อย่างไรก็ตาม เราจะวิเคราะห์เพิ่มเติมถึงวิธีการแก้ไขข้อผิดพลาด

วิธีการเปลี่ยนวัตถุประสงค์ของการชำระเงินในคำสั่งการชำระเงินที่ดำเนินการ

ผู้รับเงินสามารถตรวจพบข้อผิดพลาดได้ เนื่องจากเขาไม่สามารถแก้ไขวัตถุประสงค์ของการชำระเงินได้อย่างอิสระ เขาจึงต้องยื่นคำขอกับผู้ชำระเงินด้วยคำขอนี้ มีหลายกรณีที่ผู้รับแก้ไขข้อผิดพลาดโดยอิสระและแจ้งให้ผู้ชำระเงินทราบ อย่างไรก็ตามในกรณีที่มีข้อพิพาทความจริงจะไม่อยู่ฝ่ายผู้รับดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะไม่ทำเช่นนี้

เป็นผู้ชำระเงินที่สามารถส่งจดหมายเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงวัตถุประสงค์ของการชำระเงิน (เราจะให้ตัวอย่างท้ายบทความ) ไปที่ธนาคาร ดังนั้นหากผู้ชำระเงินเองพบข้อผิดพลาดในการชำระเงิน จำเป็นต้องดำเนินการดังนี้: ตกลงในการเปลี่ยนแปลงวัตถุประสงค์ในการชำระเงินกับผู้รับ จะต้องขอความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษร เพียงแค่แจ้งว่าคุณต้องการเปลี่ยนวัตถุประสงค์ของการชำระเงินจะไม่เพียงพอในกรณีนี้ หลังจากได้รับความยินยอมจากผู้รับแล้ว ให้ส่งข้อความไปยังธนาคารของคุณเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงวัตถุประสงค์ของการชำระเงิน

หนังสือแจ้งเปลี่ยนวัตถุประสงค์การชำระเงินให้คู่สัญญา (ตัวอย่าง)

จดหมายไม่มีรูปแบบที่เป็นหนึ่งเดียว ดังนั้นการเขียนจึงมักจะเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อบริษัทพบมันเป็นครั้งแรก จะเปลี่ยนวัตถุประสงค์ของการชำระเงินในคำสั่งจ่ายเงินได้อย่างไร, วิธีการเขียนข้อความถึงธนาคารอย่างถูกต้อง?

ข้อความอยู่ในรูปแบบอิสระ จดหมายต้องมีข้อมูลต่อไปนี้: หมายเลขคำสั่งจ่ายเงิน วันที่วาด จำนวนเงินที่โอน ผู้ชำระเงิน ผู้รับเงิน และบัญชีกระแสรายวันของเขา นอกจากนี้ในข้อความจำเป็นต้องระบุวัตถุประสงค์ของการชำระเงินซึ่งต้องถือว่าไม่ถูกต้องและวัตถุประสงค์ที่ผู้ชำระเงินขอให้ถือว่าถูกต้อง

ข้อความเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงวัตถุประสงค์ของการชำระเงินจะต้องส่งไปยังธนาคารเป็นสองฉบับ ข้อความต้องลงนามโดยบุคคลเดียวกันกับที่ลงนามในการชำระเงินหลักโดยมีวัตถุประสงค์ในการชำระเงินที่ไม่ถูกต้อง สามารถส่งข้อความไปยังธนาคารด้วยจดหมายอันมีค่าพร้อมคำอธิบายของเอกสารแนบหรือส่งในระหว่างการเยี่ยมชมส่วนตัว หากคุณตัดสินใจที่จะส่งข้อความทางจดหมาย จะไม่ไม่จำเป็นที่จะแนบสำเนาคำสั่งการชำระเงินที่แก้ไขและความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรของผู้รับเพื่อทำการแก้ไข หากคุณส่งข้อความถึงธนาคารด้วยตนเอง ให้ทำเครื่องหมายที่การรับข้อความบนสำเนาจดหมายของคุณ

โดยปกติธนาคารจะไม่ปฏิเสธคำขอเพื่อแก้ไขวัตถุประสงค์ของการชำระเงินที่ดำเนินการ อย่างไรก็ตามธนาคารอาจเพิกเฉยต่อคำขอของผู้ชำระเงินหรือปฏิเสธ ในกรณีนี้ เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้ชำระเงินต้องยืนยันการส่งข้อความในรูปแบบของสำเนาที่มีเครื่องหมายธนาคารบนใบเสร็จรับเงินหรือเครื่องหมายไปรษณีย์ในการส่งจดหมาย กรณีพิพาทจะเป็นหลักฐานว่าผู้ชำระเงินยื่นคำร้องกับธนาคาร

ควรพิจารณาอีกประเด็นหนึ่ง: แม้ว่าจะไม่มีกำหนดเวลาที่คุณสามารถชี้แจงการเปลี่ยนแปลงการชำระเงินได้ แต่คุณก็ไม่ควรเลื่อนออกไปอย่างไม่มีกำหนด ในกรณีมีข้อพิพาท ศาลอาจเพิกถอนการเปลี่ยนแปลงวัตถุประสงค์ในการชำระเงินได้ เนื่องจากเวลาผ่านไปนานนับแต่เวลาที่โอนเงินจนถึงวันที่ผู้ชำระเงินร้องขอให้เปลี่ยนแปลงวัตถุประสงค์ในการชำระเงิน

1) จดหมายธุรกิจมักจะประกอบด้วย:
ชื่อ;
ข้อความหลัก;
ตอนจบ
ส่วนหัวประกอบด้วย:
ชื่อบริษัท (สถาบัน) ที่ส่งจดหมาย
ที่อยู่ทางไปรษณีย์และโทรเลข
โทรพิมพ์และโทรสาร
หมายเลขโทรศัพท์
ตรวจสอบบัญชี;
วันที่ออกเดินทาง: เดือนเขียนเป็นคำ โดยปกติรายละเอียดเหล่านี้จะอยู่บนหัวจดหมาย
ในส่วนหัวถัดจากวันที่มักจะวางลิงก์ไปยังเนื้อหาของจดหมายหรือเหตุผลที่เขียน
ตัวอย่าง:
"เรื่อง (เกี่ยวกับ)..."
"ว่าด้วยเรื่องของการจัดส่ง (คำสั่ง)"
"บนหมายเลข จาก..."
"ในหมายเลขของคุณ จาก..."
หมายเลขเดิมอยู่บนจดหมายธุรกิจ ไม่แนะนำให้ใส่หมายเลขขาออกบนตัวอักษรที่ส่งไปยังต่างประเทศ จำกัดวันที่ส่งและเนื้อหาของจดหมาย
ในการติดต่อทางธุรกิจ นอกเหนือจากที่อยู่และชื่อของบริษัทหรือสถาบันที่เขียนบนซองจดหมายแล้ว คุณลักษณะที่มีชื่อจะอยู่ในส่วนหัวด้วย (ที่ด้านขวาบนของจดหมาย)
หากจดหมายนั้นส่งถึงบริษัทหรือผู้ก่อตั้ง ให้ระบุชื่อบริษัท (สถาบัน) ในกรณีการเสนอชื่อก่อน แล้วจึงระบุที่อยู่ไปรษณีย์ ในเอกสารที่ส่งไปยังชื่อหัวหน้า (องค์กร) ชื่อขององค์กรจะรวมอยู่ในตำแหน่งหัวหน้า
ตัวอย่าง: “ถึงประธานบริษัท ... นาย ... ” ในจดหมายที่ส่งถึงบุคคลทั่วไป ที่อยู่ทางไปรษณีย์จะถูกเขียนขึ้นก่อน ตามด้วยนามสกุลและชื่อย่อของผู้รับ ชื่อของผู้รับสามารถนำหน้าด้วยคำว่า Attn. เช่น Attn นาย. ดำ (ถึงความสนใจของนายแบล็ค).
หากทราบตำแหน่งของผู้รับ แนะนำให้ระบุหลังชื่อ ตัวอย่างเช่น เรียน นาย. ดำ หัวหน้าแผนก (สำหรับความสนใจของคุณ แบล็ค หัวหน้าแผนก) เมื่อพูดถึงบุคคลจะใช้นิพจน์ที่ไม่เป็นทางการ Dear ตัวอย่างเช่น ท่านที่รัก ท่านที่รัก ท่านที่รัก Brawn เรียน John และเมื่อพูดถึงบริษัท - Dears Sirs (ยุโรป), Gentleman (สหรัฐอเมริกา) อย่างเป็นทางการ
พึงระลึกไว้เสมอว่า ชื่อ ที่อยู่ ที่อยู่ ทุกคำ ชื่อเป็นทางการ, ตำแหน่ง, ชื่อของวัตถุทางจดหมายเขียนด้วยอักษรตัวใหญ่ (ABC of Business Communication // Business for everyone. M. , 1991. Issue 1.C. 33, 34)
บทนำมักจะตามด้วยวลีเกริ่นนำ เป็นสูตรขึ้นอยู่กับประเภทของจดหมายและวัตถุประสงค์
ที่ส่วนบนขวาของจดหมาย ชื่อของ บริษัท - ผู้รับจดหมายในกรณีการเสนอชื่อและที่อยู่ไปรษณีย์จะถูกวางไว้
ในเอกสารที่ส่งไปยังชื่อหัวหน้า ชื่อองค์กรจะรวมอยู่ในตำแหน่งหัวหน้า
ในจดหมายที่ส่งถึงบุคคลทั่วไป ก่อนอื่นให้เขียนที่อยู่ไปรษณีย์ แล้วตามด้วยนามสกุลและชื่อย่อของผู้รับ
หลังจากการอุทธรณ์ วลีเกริ่นนำมักจะตามมา ซึ่งกำหนดขึ้นตามประเภทของจดหมายและวัตถุประสงค์
ดังนั้นการแนะนำจึงเป็นลักษณะ หลากหลาย. ในเวลาเดียวกัน มีมารยาทหลายอย่างที่ใช้บ่อยที่สุดในการเขียนและเป็นโปรเฟสเซอร์ การรู้จักพวกเขาหรือมีพวกเขาอยู่ในมือช่วยลดเวลาในการเขียนข้อความและในหลาย ๆ กรณีจะช่วยเพิ่มวัฒนธรรมการเขียน ตัวอย่างจากสูตรมารยาทที่ยั่งยืนบางส่วน:
เราได้รับจดหมายของคุณเลขที่ ... ลงวันที่ 1 พฤศจิกายน ของปีนี้ ซึ่งเรายินดีที่ได้เรียนรู้
(ดีใจที่รู้) ว่า...
เราได้รับจดหมายของคุณลงวันที่ 15 พฤษภาคมปีนี้ พร้อมเอกสารแนบมาด้วย
เราแสดงความพอใจกับการตอบกลับคำถามของเราอย่างรวดเร็ว
ขอบคุณสำหรับจดหมายจาก ... หรือสำหรับ No. ... ในการตอบกลับ เราแจ้ง ...
เรารับทราบการรับจดหมายของคุณจาก ... พร้อมเอกสารแนบทั้งหมด
เราขอยืนยันว่าเราได้รับจดหมายของคุณลงวันที่ 14 มีนาคมปีนี้ และแจ้งให้คุณทราบว่า...
เราแปลกใจมากกับจดหมายของคุณที่... ซึ่งคุณแจ้งว่า...
เราประหลาดใจที่ได้เรียนรู้จากโทรเลขของคุณ (เทเล็กซ์) ว่า
นอกเหนือจากจดหมายของเราลงวันที่ 12 กุมภาพันธ์ปีนี้ เราขอประกาศว่า...
ให้ฉันเขียนถึงคุณ...
เราต้องเตือนคุณ...
จึงขอเตือน (รายงาน) อีกครั้ง ...-
เราเสียใจ (ขอโทษ) ที่คุณปฏิเสธ (เงียบ)
ขออภัย เรายังไม่ได้รับคำตอบจากจดหมายของเราจาก ... และเราจำเป็นต้องเตือนคุณ (ถาม) อีกครั้ง
ในการเชื่อมต่อกับจดหมายของคุณของ... เราขอแจ้งให้คุณทราบว่า สำหรับความเสียใจของเรา...
ในการตอบกลับ (ตอบกลับ อ้างอิง) จดหมายของคุณ เราขอแจ้งให้คุณทราบว่า...
ในการยืนยันโทรเลขของเราจาก ... เราขอแจ้งให้คุณทราบว่า ...
ในการยืนยันของเรา บทสนทนาทางโทรศัพท์ที่จัดขึ้นเมื่อวันที่ 5 มิถุนายน ปีนี้ ขอแจ้งให้ทราบว่า...
เรารับทราบจดหมายของคุณของ และแจ้ง
เราจำเป็นต้องแจ้งให้คุณทราบว่า
เราขอแจ้งให้ทราบว่า...
เราแจ้งให้คุณทราบ...
จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ...
ตามคำขอของคุณ เราจะส่ง...
เราขออภัยในความล่าช้าในการตอบกลับจดหมายของคุณของ...
โปรดยอมรับคำขอโทษของเราสำหรับ
เราขอขอบคุณ (เราขอขอบคุณคุณแสดงความกตัญญูของเรา) สำหรับบริการ (ความช่วยเหลือสนับสนุน) ที่มีให้
เนื้อหาของจดหมายขึ้นอยู่กับปัญหาและงานที่ต้องแก้ไขผ่านการติดต่อทางจดหมาย ไม่ควรมีความยาวในจดหมายธุรกิจ บ่อยครั้งที่เนื้อหาถูกจำกัดไว้เพียงประโยคเดียวหรือสองสามประโยคที่แสดงคำขอ ยินยอม หรือการปฏิเสธ
ตัวอย่างของวลีที่สามารถสร้างพื้นฐานของตัวอักษรสั้น ๆ ได้:
ขอความกรุณาแจ้งเวลาจัดส่ง...
ขอความรวดเร็วในการจัดส่ง...
กรุณาแจ้งให้เราทราบเกี่ยวกับ
โปรดแจ้งให้เราทราบการตัดสินใจของคุณเกี่ยวกับ... เรากำลังขอให้คุณส่ง... เราต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ...
โปรดแจ้งให้เราทราบหากข้อเสนอของเราเป็นที่ยอมรับสำหรับคุณ กรุณายืนยันการยอมรับคำสั่งของเราสำหรับการดำเนินการ คำขอของคุณสำหรับ ... ได้รับ
เพื่อเป็นการตอบกลับจดหมายของคุณที่ ... เราขอแจ้งให้คุณทราบว่าคำขอจัดส่งของคุณ ... ได้รับการแก้ไขในทางบวก
เราขอแจ้งให้คุณทราบว่าคำขอของคุณ (คำสั่งซื้อ ข้อเสนอ) ได้รับการยอมรับจากเราแล้ว เพื่อตอบสนองความต้องการของคุณ ... เราแจ้งให้คุณทราบว่าเราได้ดำเนินการตามมาตรการต่อไปนี้ ... เพื่อตอบสนองต่อคำขอของคุณ (คำสั่ง) เราเสียใจที่ต้องแจ้ง (เราต้องถูกบังคับให้แจ้ง) ว่าเราไม่สามารถปฏิบัติตามได้ (เรา ไม่สามารถ) ขออภัย เราต้องปฏิเสธข้อเสนอของคุณ ขออภัย คำขอของคุณไม่สามารถรับได้ด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้...
คำขอของคุณ (ข้อเสนอ) อยู่ระหว่างการพิจารณา เมื่อได้รับผลการตรวจสอบ เราจะแจ้งให้คุณทราบทันที
ข้อเสนอของคุณจะได้รับการยอมรับด้วยความยินดี (ขอบคุณ) หากคุณตกลงที่จะทำการเปลี่ยนแปลงต่อไปนี้ ...
คำสั่งซื้อของคุณจะได้รับการดำเนินการตามเงื่อนไข (เช่น หากคุณยินยอมให้ส่งสินค้าที่คุณต้องการภายหลังวันที่จัดส่ง เรายอมรับได้)
เมื่อเขียนข้อความหลักของจดหมายจะใช้การเลี้ยว - วงเล็บปีกกา:
เกี่ยวกับ (ตาม) คำขอของคุณ... ในส่วนที่เกี่ยวกับข้างต้น... ในเวลาเดียวกัน... ประการแรก... ประการที่สอง... เป็นต้น ก่อนอื่นเลย...
ยิ่งกว่านั้น... ยิ่งกว่านั้น... อย่างไรก็ตาม... ทั้งๆ ที่... ต่อไปเราต้อง... ไม่ต้องพูด...
เราเห็นว่าจำเป็น (สำคัญ จำเป็น สมควร)
ตามคำขอของคุณ (เอกสารแนบ)
เรามั่นใจอย่างยิ่ง
เราขอแสดงความมั่นใจ...
มันเกี่ยวข้องกับคำขอของคุณ (ข้อเสนอ) ...
ความจริงก็คือว่า
มิฉะนั้นเราจะถูกบังคับ ภายใต้สถานการณ์...ในความเห็นของเรา...
เราไม่เห็นด้วยกับความคิดเห็นของคุณด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้... กรณีที่คุณปฏิเสธ (ไม่ชำระเงิน) ต่อไปคุณเขียน นอกจากนี้.
นอกเหนือจากข้างต้น (ข้างต้น ระบุไว้ข้างต้น) เราแจ้ง ...
ควร (จำเป็น จำเป็น จำเป็น พึงประสงค์ เราพิจารณาว่าจำเป็น) เพื่อเพิ่ม (ทำเครื่องหมาย แจ้งให้ทราบ)
จากข้างต้น (ข้างต้น) เป็นไปตาม (เราต้องการ เราต้อง เราต้องการ)
สรุป (สรุป, สรุป, สรุป). ดังนั้น (โดยสรุป) เพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้า... จำเป็น (ควร, ควร) ตระหนักไว้ว่า... เรากำลังประสบปัญหากับ. จริงๆ แล้ว...
เกี่ยวกับคำขอของคุณ (หมายเหตุ) เราให้ความสนใจกับความจริงที่ว่า
อะไร...
เราแสดงความเสียใจ (สงสัย, สับสน, พอใจ) เราเสียใจ...
ในการป้องกันของเรา เราอยากจะแจ้ง... เพื่อเป็นการตอบโต้การตำหนิของคุณ เราอยากจะแจ้งให้คุณทราบ เรารับทราบ... เราจะซื้อจากคุณด้วย...
จะทำการส่งมอบ (ดำเนินการ)
เรายืนยันการรับ...
ดึงความสนใจไปที่...
แน่นอนคุณ (แน่นอน) รู้
ในที่สุด จดหมายธุรกิจมีการร้องขอให้เขียนหรือแจ้งความประสงค์ หวังความร่วมมือ การรับคำสั่ง ฯลฯ อาจมีการขอโทษและขอบคุณ
จดหมายลงท้ายด้วยสูตรความสุภาพที่ระบุตำแหน่ง นามสกุล และชื่อย่อของผู้ลงนามในจดหมาย และในบางกรณีจะมีการประทับตราประทับด้วย
เช่นเดียวกับองค์ประกอบโครงสร้างอื่นๆ ของจดหมายธุรกิจ มีการใช้นิพจน์ที่เสถียรในตอนจบ เช่น
โปรดระบุความยินยอมของคุณ ขอแสดงความนับถือ. กรุณาเขียนเกี่ยวกับการตัดสินใจของคุณ ขอแสดงความนับถือ.
โปรดยืนยันการรับคำสั่งซื้อและให้ความสนใจ ขอแสดงความนับถือ...
เราหวังว่าจะตอบกลับอย่างรวดเร็ว ขอแสดงความนับถือ.
เราขอให้คุณอย่ารอช้ากับคำตอบ ขอแสดงความนับถือ โปรดแจ้งให้เราทราบ. ขอแสดงความนับถือ. โปรดแจ้งให้เราทราบถึงมาตรการที่คุณได้ดำเนินการ ขอแสดงความนับถือ. เราคาดหวังการตอบกลับของคุณในอีกไม่กี่วันข้างหน้า ขอแสดงความนับถือ. เรายินดีที่จะตอบกลับทันที ขอแสดงความนับถือ. เราหวังว่าจะได้รับการตอบกลับในอนาคตอันใกล้นี้ และขอขอบคุณล่วงหน้า ขอแสดงความนับถือ...
หวังว่าจะได้รับการตอบรับที่ดี ขอแสดงความนับถือ. เราหวังว่าคุณจะตอบสนองคำขอของเรา ขอแสดงความนับถือ. เรากำลังรอคำสั่งซื้อของคุณ (อนุมัติ ยินยอม ยืนยัน) ขอแสดงความนับถือ. ด้วยความเคารพและหวังเป็นอย่างยิ่งสำหรับความร่วมมือต่อไป... ขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับการให้บริการ ขอแสดงความนับถือ... ในความหวังสำหรับการตัดสินใจในเชิงบวกของคำถาม ขอแสดงความนับถือ โปรดติดต่อเราหากต้องการความช่วยเหลือ (ความช่วยเหลือ) ขอแสดงความนับถือ...
มองไปข้างหน้าเพื่อความร่วมมือที่มีผล ขอแสดงความนับถือ. เมื่อได้รับจดหมายแล้ว เราขอให้คุณยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร (โทรเลข รายงานทางโทรสาร) ขอแสดงความนับถือ. เรารับรองว่า...
หากแนบเอกสาร ภาพวาด ฯลฯ กับจดหมาย ให้ระบุสิ่งที่แนบมาไว้ที่ส่วนท้าย เช่น
"ภาคผนวก: จากเลขที่..."
ตามมารยาทอย่างเป็นทางการ จดหมายตอบรับจะลงนามโดยพนักงานในตำแหน่งที่เท่ากัน (หรือสูงกว่า) ดังนั้นหากผู้อำนวยการลงนามในจดหมายริเริ่ม (ประธาน, ประธาน) คำตอบก็จะลงนามโดยหัวหน้าคนเดียวกันในกรณีร้ายแรงรองของเขา
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
3.11. 5.