Без четкого понимания того, как вести учет товара в магазине, начинающему бизнесмену не обойтись. Есть разные методы учета и каждый из этих способов требует не только особого подхода, но и специального документального оформления. Давайте разбираться вместе на примерах.

Способы учета в продуктовом магазине

У магазина, даже самого небольшого, обычно есть торговый зал и складское помещение. Товар находится и там и там, но вот его учет желательно вести отдельно.

Кроме того, на выбор способа учета влияет номенклатура и ассортимент товара: чем они шире, тем сложнее учитывать остатки и движение по каждому виду.

В розничных магазинах применяют четыре основных способа учета товара на складе и в торговом зале:

1. Номенклатурный . Этот способ предполагает раздельный учет по каждой номенклатуре (наименованию товара). Обычно каждому объекту учета присваивается номер и на него заводится специальная карточка (бумажная или электронная).

Если учет происходит в ручном режиме, а ассортимент большой, это трудозатратный способ;

Профессиональная автоматизация товароучета в рознице. Наведите порядок в вашем магазине

Возьмите под контроль продажи и отслеживайте показатели по кассирам, точкам и организациям в реальном времени из любого удобного места, где есть интернет. Формируйте потребности точек и закуп товаров в 3 клика, печатайте этикетки и ценники со штрих кодом упрощая жизнь себе и своим сотрудникам. Формируйте базу клиентов с помощью готовой системы лояльности, используйте гибкую систему скидок для привлечения клиентов в не пиковые часы. Работайте как большой магазин, но без затрат на специалистов и серверное оборудование уже сегодня, начиная зарабатывать больше уже завтра.

2. Партионный . Товар учитывается партиями, которые формируются при его поступлении. Например, товары, указанные в товарно-транспортной накладной или ТОРГ-12, считаются одной партией. Дальнейший контроль за их движением осуществляется, как за единым целым (условно);

На деле они могут различаться сортами, ценой и даже видами. Но если во главе угла стоят расчеты с поставщиками, этот метод позволяет отлично контролировать время поступления и реализации каждой партии.

Усложняет ситуацию то, что в одной накладной могут оказаться товары из совершенно разных групп с разными условиями хранения. Поэтому с материальной ответственностью и документами все осложняется.

3. Сортовой . Все товары делятся на сорта (группы), имеющие общие признаки. Это могут быть овощи, молочная продукция, крупы и т. д. Товар одной группы хранят в одном месте, что очень удобно для контроля товарооборота.

Но такой вид учета осложняется разницей цен на товары а иногда и единицами измерения;

4. Партионно-сортовой . Сначала учитывают товар по партиям (один документ, одно время поступления), а потом внутри партии делят товары на группы и сорта. Работы больше, зато контроль полнее.

Каждый из этих способов требует не только особого подхода, но и специального документального оформления. Если в номенклатурном методе применяются учетные карточки, то для учета партий необходимы специальные ведомости, в которые записывают всю поступившую партию товара.

Для чего магазину нужен организованный учет

Рассмотрим важность учета на примере ИП. Предприниматель применяет единый налог на вмененный доход, и ему необязательно определять свои обороты и доходы для отчетности и уплаты налога.

У него есть физический показатель - площадь торгового зала, на основании которого он вычисляет сумму ЕНВД и платит ее в бюджет.

Поэтому перед налоговой инспекцией он будет чист даже в том случае, если не будет знать, сколько товара находится в его магазине.

Но вот как долго проработает такой магазин? Ведь деньги, как известно, любят счет, а материальные ценности нужно постоянно контролировать.

Кроме того, успех торговли зависит от эффективного товарооборота и пополнения товарных остатков.

А как узнать, сколько чего осталось, если не учитывать товары?

Вывод прост: учет необходим в каждой торговой точке, вне зависимости от размера. Ведь он позволяет контролировать:

• остатки товара на складе;
• остатки товара в торговом зале;
• объем продаж;
• сроки хранения;
• время расчета с поставщиками;
• оборачиваемость;
• доход и прибыль.

И этот список можно продолжать. Но и так понятно, что бухгалтерия защищает от хищений, порчи товара и затаривания ненужной продукцией. То есть позволяет предотвратить прямые убытки, ну и конечно, корректно подсчитать прибыль.

Поэтому каждый предприниматель должен нанять грамотного бухгалтера либо самостоятельно разобраться с тем, как вести учет товара в продуктовом магазине. Даже если применяет льготные режимы налогообложения, которые такую необходимость не предусматривают.

Комплексная автоматизация торговли при минимуме затрат

Берем обычный компьютер, подключаем любой фискальный регистратор и устанавливаем приложение Бизнес Ру Касса. В итоге получаем экономичный аналог POS-терминала как в большом магазине со всеми его функциями. Заводим товары с ценами в облачный сервис Бизнес.Ру и начинаем работать. На все про все - максимум 1 час и 15-20 тыс. руб. за фискальный регистратор.

Ведение учета товаров в магазине продуктов: практические аспекты

Практическое ведение учета в продуктовом магазине начинается с вопроса, в каком режиме он будет происходить: с помощью компьютера и специальной программы или в ручном режиме на бумаге?

Конечно, если на первых порах становления бизнеса лишних средств нет, можно обойтись простыми тетрадками и калькулятором, хотя неоспоримо, что технические средства делают процесс более быстрым, правильным и организованным.

Особенно если применить специально разработанные для этого программы, которых существует немало.

Для начала рассмотрим, какие документы потребуются ИП, который открыл продуктовый магазин, для корректного ведения учета товара.

Их не так много:

• товарные накладные от поставщиков;
• ведомость прихода, расхода, остатков;
• номенклатурные карточки или ведомости для учета;
• товарные книги;
• партионные карты.

Набор документов зависит от метода учета, все сразу их вести не нужно.

Например, если ИП решил применять партионный метод, ему необходимо заводить ведомость на каждую партию товара и отмечать в ней:

• номер и дату документа поставки партии товара;
• наименование товарных позиций в партии;
• количество товара (масса или число мест);
• стоимость;
• дату выбытия;
• перечень и количество выбывших позиций;
• реквизиты расходного документа (внутренняя накладная, товарный чек, розничная продажа и т. п.);
• по окончании партии товара ставится дата закрытия карты.

Доходы и расходы продуктового магазина. Видео

Такие карты необходимо заносить в сводный реестр, в котором нужно указывать номер партии и сумму стоимости товара в ней, а также отмечать приход и расход.

Если применяется партионно-сортовой метод, потребуются карты на каждую партию и номенклатурные карточки по каждому виду товаров.

Начать учет движения товаров легко в товароучетной программе Бизнес.Ру Розница, которая позволит вести полноценный финансовый и торговый учет. В любое удобное для вас время вы сможете получать отчеты по расходам, затратам на единицу товара, количеству проданных единиц, цене реализации и многое другое.

Этапы учета товаров в магазине продуктов

Условно у любого метода учета есть три основных этапа, которые должны быть зафиксированы в документах:

• остатки;
• поступление товара;
• выбытие товара.

Остатки - понятие условное, поскольку они постоянно меняются, если магазин работает. Но правильно поставленный учет позволяет зафиксировать их как минимум на начало и конец рабочей смены.

Поступление товара происходит от поставщика или с внутреннего склада, который бывает один на несколько магазинов одного владельца.

При этом, речь не идет о крупной торговой сети. Предприниматель может содержать несколько небольших условных ларьков в разных районах города и иметь запас товара на одном общем складе для их обеспечения.

Привоз в магазин партии консервов с такого склада не будет приходом для ИП, а вот для магазина будет.

Выбыть из оборота товар также может по разным причинам:

• товар могут купить, тогда вместо него в кассу поступят деньги;
• товар может быть испорчен или украден, тогда это недостача;
• товар может оказаться некачественным или просроченным, тогда его нужно вернуть поставщику (по возможности) или списать.

Все это нужно своевременно и четко отражать в документах. Сложность, с которой сталкиваются начинающие бизнесмены, называется «наценка». Потому что ее тоже нужно учитывать, а сам учет вести либо сразу с ней, либо без нее, во входящих ценах, а наценку учитывать отдельно.

Неправильная, но очень простая формула, которую применяют многие предприниматели, выглядит так:

Приход – Выручка = Остаток товара .

На самом деле она должна выглядеть так (ведь в выручке наценка уже есть):

(Приходная цена + Наценка) – Выручка = Остаток .

Этот способ ведения расчетов называют суммовым.

Способ простой: фактически это журнал прихода и расхода, в который записываются итоговые значения в ценовом выражении: поступила накладная, посмотрели сумму, записали ее.

В следующей колонке записали сумму наценки, вывели итог приходов за день, отняли сумму выручки (по чекам или по факту сданную продавцами) и получили остаток на конец дня.

Повысьте эффективность работы магазина за 1 месяц

Сервис позволит повысить эффективность работы магазина за счет сокращения потерь товарных остатков, значительно ускорить процесс переоценок, печати ценников/этикеток, строго дисциплинировать работу кассира и ограничить его возможности при работе с скидками/продажами по свободной цене.

Из такого журнала не виден доход по разным товарным позициям, а также их реальный оборот. Выяснить фактические остатки по наименованиям можно только после ревизии. Но и подвести ее итоги при таком способе проблематично: сделать это можно только в денежном выражении.

Недостачу или излишки по видам товаров определить не получится, поэтому придется просто зафиксировать фактические остатки и ожидать следующей инвентаризации. При этом вести бухгалтерию сможет любой человек.

Если немного расширить горизонты, то можно соединить товарный и финансовый учеты, как это обычно делают специальные компьютерные программы.

Правда, в этой ситуации работы прибавится и у продавцов: если в магазине нет кассы, им придется записывать все проданные единицы товара. А условному «учетчику» разносить их в ведомость по наименованиям: за день продано 40 пакетов молока, 120 батонов, 7 кг. гречки, 16 кг. сахара и так далее.

Если оборот у магазина большой, времени на это уйдет много. Но применить приведенную выше формулу можно будет уже к каждому наименованию.

Алгоритм успешного учета в магазине продуктов

Напоследок рассмотрим, как все же организовал систему учета товара в своем продуктовом магазине наш начинающий ИП.

Первым делом он решил не экономить на оборудовании, ведь сейчас можно приобрести подходящий для решения офисных задач компьютер по скромной цене.

Это позволило ему автоматизировать систему бухгалтерского учета и сэкономить на заработной плате сотрудников, занятых в этом процессе.

Часто компании сталкиваются с такой проблемой, когда товары и материалы в товарной накладной поставщика указаны одни, а учитывать их нужно под другим наименованием. О том, в каком случае может возникнуть необходимость переименовать товар и как это сделать без «налоговых последствий», поговорим в нашей статье.

Когда возникает необходимость переименовывать ТМЦ

Разные компании один и тот же товар могут продавать под разными наименованиями. Конечно, мы не рассматриваем такую ситуацию, когда например, купили товар и у поставщика в товарной накладной указано «стул», а вы будете его учитывать как «стол». А рассмотрим, например, ситуацию, когда у разных поставщиков закупили одинаковые бутылки с алкоголем, но каждый поставщик в своей накладной эту позицию заводит по-своему, например: один пишет «Хеннеси виски 700 мл», а второй - «Виски Хеннеси 700». А у вас возникла необходимость такой товар учесть как «Хеннесси 700 мл» (то есть по-своему).

В каких случаях может возникнуть необходимость учесть приобретённые ТМЦ под другим наименованием в отличие от наименований, указанных в отгрузочных документах вашего поставщика? К примеру:

• вы занимаетесь экспортом товара и при вывозе товара вам необходимо указать в ГТД и документах на перевозку приведённое в Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности наименование, которое различается с указанным вашим поставщиком в документах на товар;
• у вас несколько поставщиков и вы закупаете одинаковый товар, но каждый из поставщиков называет товар по-своему. В случае если вам приходится приходовать товар с таким же наименованием, как указано у каждого поставщика, то придётся учитывать по сути один и тот же товар, но неоднократно. Такая процедура занимает много времени, которого порой катастрофически не хватает, и к тому же это неудобно. Также это может привести к ошибке в учёте, недостаче или излишку и, как следствие, налоговым доначислениям, которые впоследствии придётся отстаивать в суде;
• встречаются такие ситуации, когда ваш покупатель является бюджетником, и он имеет право тратить деньги только на тот товар, на который его профинансировали и, как следствие, он настаивает на определённом наименовании товара;
• если вы занимаетесь производством, сырьё и комплектующие учитываете по их наименованиям и кодам, которые указаны в вашей технической документации, а они не совпадают с наименованиями, которые указал ваш поставщик; и др.

Присваивать ТМЦ собственное наименование возможно

Прямое разрешение присваивать поступившим ТМЦ другое наименование, отличное от того, которое указано в отгрузочных документах поставщика, и отражать его в первичных документах в нормативных актах отсутствует.

Однако согласно п. 6 ПБУ 1/2008 учётная политика организации должна обеспечивать рациональное ведение бухгалтерского учёта, исходя из условий хозяйствования и величины организации (требование рациональности). Налицо тот факт, что учёт одного и того же товара (материала) под разными наименованиями не является рациональным.

Более того, в п. 3 Методических указаний по бухгалтерскому учёту материально-производственных запасов указано, что организации разрабатывают внутренние положения, инструкции, иные организационно-распорядительные документы, необходимые для надлежащей организации учёта и контроля за использованием материально-производственных запасов.

Основными задачами учёта материально-производственных запасов являются контроль за сохранностью запасов в местах их хранения (эксплуатации) и на всех этапах их движения (пп. «в» п. 6 Методических указаний). Огромный номенклатурный перечень только затруднит контроль учёта ТМЦ.

Исходя из вышеназванного, в случае если у вас возникнет необходимость присваивать наименования по приобретённым товарам отличные от наименований, указанных в документах ваших поставщиков, это не будет противоречить принципам бухучёта.

В п. 50 Методических указаний по бухгалтерскому учёту МПЗ позволяет изменить в целях надлежащего учёта и контроля единицу измерения, указанную в отгрузочных документах вашего поставщика, на принятую для данных ТМЦ в вашем учёте. В названном пункте указано, что оформить это необходимо путём составления в произвольной форме акта перевода.

Из названного можно сделать вывод о том, что по аналогии так же можно поступить и с наименованием товара.

В налоговом законодательстве также не представлено требование о тождественности наименований товаров в документах поставщика и покупателя.

Налоговики предъявляют претензии

Если вы решили изменить наименование ТМЦ, будьте готовы к претензиям налоговых органов. Зачастую возникают ситуации, когда в ходе выездной налоговой проверки проверяющие предъявляют вам претензии: не тот товар продали, который купили. Это связано с тем, что не всегда очевидно соответствие используемых вами и вашим поставщиком названий.

Если налоговики решат, что вы оприходовали не то, что указано в счёте-фактуре и накладной поставщика, так как в ваших документах будет указано другое наименование товара (материалов), то в данном случае инспектора могут снять вычет «входного» НДС по приобретённым ТМЦ.

Также инспекторы не примут расходы по налогу на прибыль по использованным в производстве или реализованным ТМЦ, так как проверяющие не смогут идентифицировать приобретённые вами ТМЦ, поскольку по документам отпущены в производство или проданы ТМЦ другого наименования. ТМЦ если и признают в расходах по рыночной стоимости, то доначислят доход в той же сумме, поскольку документов, подтверждающих, приобретение ТМЦ именно этого наименования, не будет. Более того, проверяющие могут посчитать такие ТМЦ внереализационным доходом в соответствии с п. 20 ст. 250 НК РФ, а также исключить из налоговых расходов все затраты, связанные с приобретением переименованных ТМЦ, на транспортировку, хранение, и т. п.

Отчаиваться не надо! Как правило, такие претензии со стороны налоговых органов возможно устранить на стадии рассмотрения материалов налоговой проверки путём подачи возражения на акт выездной налоговой проверки либо подать апелляционную жалобу на решение о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения в вышестоящий налоговый орган. Если на стадии досудебного урегулирования не удаётся решить вопрос, тогда стоит обратиться в суд.

Чтобы избежать спорной ситуации с налоговыми органами, необходимо переименовать ТМЦ так, чтобы можно было однозначно идентифицировать, что вы приобрели у поставщика именно те ТМЦ, которые указаны и у него в документах и у вас. В своих действиях вам необходимо отталкиваться от того, как часто у вас возникает необходимость менять наименование поступающих ценностей, т. е. на постоянной основе либо это только разовая необходимость.

Если приходится переименовывать ТМЦ постоянно

В этом случае вам необходимо:

• во-первых, издать приказ директора о том, что организация для надлежащего учёта и контроля за использованием ТМЦ будет вести учёт под наименованиями, закреплёнными во внутренней номенклатуре;
• во-вторых, составить и утвердить приказом директора внутреннюю номенклатуру ТМЦ, а также составить таблицу, где должно отражаться каждое наименование, которое будет соответствовать всем наименованиям, используемым для этой позиции вашими поставщиками, и отдельно отразить названия, которые требуют указывать в документах покупатели;
• в третьих, когда принимаете товар, то наименование, которое указано в документах вашего поставщика, соотнесите с наименованием из внутренней номенклатуры и после этого смело принимайте ТМЦ на учёт;
• в четвёртых, проконтролируйте, чтобы накладная поставщика и документ, которым вы оформляете принятие к учёту ТМЦ, между собой были увязаны.

Если вы выполните все вышеперечисленные требования, то тем самым подтвердите, что на учёт приняли именно те ТМЦ, которые купили, только под другим наименованием. О том, что это можно сделать с помощью таблицы соответствия наименований, говорят и судебные инстанции.

Примечание! В случае если возникнет необходимость возврата товара продавцу, то в такой ситуации придётся указать в документах то наименование, которое было указано изначально в его накладной и счёте-фактуре. Если вы пользуетесь бухгалтерской программой, то название в карточку товара целесообразнее занести примечанием. В противном случае при возврате ТМЦ вам придётся искать накладную на бумажном носителе.

Если возникает разовая необходимость переименовывать ТМЦ

Самый оптимальный вариант – договориться с поставщиком на стадии заключения договора о наименовании товара, которое он укажет в отгрузочных документах, чтобы оно было наиболее подходящим для вас и ваших покупателей. Однако не всегда поставщик соглашается. В этом случае вы можете на документах поставщика сделать отметку о том, что ТМЦ вы принимаете на учёт под другим наименованием.

Если вы утвердите внутреннюю номенклатуру и сделаете таблицу соответствия наименований ТМЦ, то это позволит сделать вывод о тождественности наименований товаров и, надеемся, что в такой ситуации претензий со стороны налоговых органов к вам не будет.

Когда можно приходовать материалы под другим наименованием?

Номенклатурный учет товара. Как организовать номенклатурный учет товара в том порядке, который наиболее удобен и приемлем исходя из внутренних производственных потребностей предприятия? Когда можно приходовать материалы под другим наименованием?

Вопрос: Для малых предприятий возможен ли учет товара по группам товара к примеру "Футболка"? Если поступаю товары от поставщика и в накладных наименование товара "Футболка",а продаем и в накладных покупателю указываем "Футболка "ХАСКИ" белая р-р L ". После принятия товар сортируется по торг.маркам, цветам и размерам. Можно вести учет не по каждой "номенклатурной позиции", а все они будут просто "Футболка". Налоговики не возьмут под подозрение сумму прямых расходов в части стоимости реализованных товаров? Могут возникнуть еще какие-нибудь проблемы? Можно ли покупать товар с одним артикулом к примеру "Футболка арт.2156", а продавать эти же футболки совсем с другими артикулами - "Футболка "ХАСКИ" белая р-р L, арт.181б.L".

Ответ: Предприятие вправе организовать номенклатурный учет товара в том порядке, который наиболее удобен и приемлем исходя из внутренних производственных потребностей предприятия. В частности, организация вправе приходовать товар не под тем наименованием, как он обозначен в первичных документах продавца. Например, обобщать или наоборот расширять номенклатурные единицы.

А для того, чтобы не было претензий со стороны проверяющих, необходимо сделать следующее.

В учетной политике укажите, что планируете вести учет по специально разработанной номенклатуре. Отметьте, что наименования товаров в приходных документах и учетных регистрах могут не совпадать. Опишите технологию обработки учетной информации, которая поступает от поставщиков, и порядок перевода одних номенклатурных единиц в другие.

Также при приемке товара составляйте Акты перевода из одной номенклатурной единицы (как товар обозначен в первичке поставщика) в другую номенклатурную единицу (как товар будет оприходован у Вас и затем реализован покупателю).

Например, в Акте перевода возможно отразить следующую информацию:

«Накладная №, дата:

Поступил товар по документу: наименование – «Футболка белая арт. 2156» - 10 шт.;

Приходуется товар в учете: наименование – «Футболка «ХАСКИ» - 10 шт.»

Обоснование

Когда можно приходовать материалы под другим наименованием

Приходовать материалы под тем же наименованием, которое указывает поставщик, не обязательно. Достаточно указать в учетной политике, что планируете вести учет по специально разработанной номенклатуре. Отметьте, что наименования товаров в приходных документах и учетных регистрах могут не совпадать. Опишите технологию обработки учетной информации, которая поступает от поставщиков материалов. Правомерность такого подхода подтверждается письмом Минфина России от 28 октября 2010 г. № 03-03-06/1/670 .

Отвечает Александр Сорокин,

заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг. Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в

Ситуация
Наша организация разработала каталог на свою продукцию, торгует по каталогу и выписывает документы в каталожных наименованиях. Закупка различных товаров зачастую ведется в других наименованиях, т.к. каждый поставщик имеет свою номенклатуру товара. При оприходовании товаров на склад составляется акт соответствия - справка бухгалтера, после чего товар заносится в программу под каталожным наименованием с целью дальнейшей перепродажи.

Вопрос
Допустима ли такая операция в целях бухгалтерского учета? Есть ли официальные письма по этому вопросу?

Ответ
Согласно ст. 1 Закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" основными его задачами являются:

Формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении;
обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности, для контроля за соблюдением законодательства РФ при осуществлении организацией хозяйственных операций.

Все приведенные выше положения говорят о том, что информация при ее отражении в учете должна быть полной, достоверной, полезной, вестись из года в год по возможности одними и теми же методами, быть экономически верной по смыслу, и при этом затраты на учет не должны превышать его полезность. Отражать факты ведения хозяйственной деятельности необходимо, четко оценивая и понимая суть отражаемых операций, не ограничиваясь лишь требованиями законов и положений. Все хозяйственные операции должны оформляться первичными документами. Требования к ним приведены в п. 2 ст. 9 вышеупомянутого Закона от 21.11.96 N 129-ФЗ. Указанный Федеральный Закон не содержит требований и правил по отражению в бухгалтерском учете наименования товара.
Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29.07.98 N 34Н) дает более полную информацию о том, какие требования предъявляются к ведению бухучета и к документированию. Однако и данный нормативный акт также не содержит требований к указанию наименования товара. Есть лишь одна важная деталь: документирование в российском учете осуществляется на русском языке (п. 9 Положения).

Следовательно, наименование товаров в документах ваших поставщиков, так и в документах компании должно быть указано на русском языке.
В п. 3 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов" (утв. Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44Н) говорится о том, что единица бухгалтерского учета материально-производственных запасов выбирается организацией самостоятельно для того, чтобы обеспечить таким образом формирование полной и достоверной информации, а также надлежащий контроль за их наличием и движением. В зависимости от характера материально-производственных запасов, порядка их приобретения и использования за единицу учета можно принять номенклатурный номер, партию, однородную группу и т.п. В п. 50 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утв. Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119Н) данное положение уточняется и при этом допускается что: "Если в расчетных (сопроводительных) документах поставщика указана более крупная (или более мелкая) единица измерения (например, в тоннах), чем принято в организации (например, в килограммах), такие материалы приходуются в той единице измерения, которая принята в данной организации". То есть допускается, что даже единицы измерения в документах поставщика и в учете покупателя могут не совпадать. И снова ни слова нет об обязательной тождественности наименований товаров. Налоговый кодекс РФ также не содержит требований о тождественности в названии товаров. Следовательно: товар, полученный от поставщика, принятый на учет в компании и проданный покупателю, должен быть идентифицирован как один и тот же. Это важно, в частности, при учете НДС (ст.ст. 160, 169 НК). В Письме Минфина России от 18.02.2011 N 03-07-09/06 также обращает наше внимание на то, что важно правильно идентифицировать товары (по наименованию): "Согласно п. 2 ст. 169 НК РФ счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм НДС к вычету при выполнении требований, установленных пп. 5, 5.1, 6 данной статьи. Обязательными реквизитами счета-фактуры в силу пп. 13, 14 п. 5 ст. 169 НК РФ являются страна происхождения товара и номер таможенной декларации. В то же время в соответствии с абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг, имущественных прав), наименование товаров (работ, услуг, имущественных прав), их стоимость, налоговую ставку, сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога".

Проанализировав все действующие нормативные документы по бухгалтерскому учету и налоговому можно сделать выводы:
1. Организация может и должна самостоятельно определять способы и методы учета товаров (в рамках, рекомендованных законодательством).
2. Организация самостоятельно определяет товарную номенклатуру, а значит, и наименование, исходя, как в Вашем случае, из Акта соответствия или других внутренних распорядительных документов. Законодательство не содержит требований по тождественности наименований в разных компаниях. Важно, что наименование товара должно приводиться на русском языке и обеспечивать понимание того, о каком конкретно товаре идет речь (информация должна быть полной и достоверной).
3. Налоговое и бухгалтерское законодательство не требует равенства названий товаров в документах поставщика и покупателя. Поэтому важно обеспечить сопоставимость информации и обеспечить возможность как работникам Вашей компании, так и работникам контролирующих органов идентифицировать товары. Для этого можно составить внутренний документ, например, как в Вашем случае, Каталог (или реестр) соответствия наименований товаров", утвердить его ответственными лицами и обновлять по мере необходимости. Пользоваться данным документом необходимо как при складском учете, так и в бухгалтерии.

При приобретении различных товарно-материальных ценностей принятие их к учету осуществляется по обобщенным группам, например, хозтовары, канцтовары, бытовая химия, а не по отдельно взятому наименованию (ручки, карандаши и т.д). Не нарушается ли в этом случае законодательство?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

По нашему мнению, организация имеет право применять в целях учета поступления материально-производственных запасов свою внутреннюю номенклатуру, если такой порядок заЫкреплен соответствующими внутренними распорядительными документами (учетной политикой, приложениями к ней и прочее). Это не приведет к негативным налоговым последствиям при соблюдении всех законодательно установленных требований к содержанию первичных документов и полноте их заполнения.

Обоснование вывода:

Правила формирования в бухгалтерском учете организаций (за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений) информации о материально-производственных запасах (далее - МПЗ, а в терминах вопроса - ТМЦ (товарно-материальные ценности)) установлены:

ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов" (далее - ПБУ 5/01);

Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (далее - Методические указания), утвержденными приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н.

Согласно п. 3 Методических указаний организации самостоятельно разрабатывают внутренние положения, инструкции, иные организационно-распорядительные документы, необходимые для надлежащей организации учета и контроля за использованием МПЗ. В частности, в указанных документах могут устанавливаться порядок оформления (составления) первичных документов по приему, отпуску (расходованию) и перемещению МПЗ, а также правила документооборота.

Причем единица бухгалтерского учета МПЗ выбирается организацией самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением. В зависимости от характера МПЗ, порядка их приобретения и использования единицей МПЗ может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.п. (п. 3 ПБУ 5/01).

Согласно пп. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ (далее - Закон 129-ФЗ) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны быть разработаны самостоятельно и содержать обязательные реквизиты.

Унифицированные формы по учету материалов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а. Среди них для учета материалов, поступающих от поставщиков, предназначен приходный ордер (форма М-4).

Причем форма М-4 составляется на основании документов, полученных от поставщика, и в нее переносятся данные, позволяющие установить однозначное соответствие между наименованием и номенклатурой единиц внутреннего учета МПЗ с наименованием и номенклатурой единиц учета поставщика товара, такие как наименование поставщика, а также номер сопроводительного документа.

Следует заметить, что использование товарной накладной (форма ТОРГ-12) поставщика в качестве приходного ордера составляет частный случай, предусмотренный абзацем 4 п. 49 Методических указаний.

Отвечая на вопросы о праве организации приходовать МПЗ по названию, отличающемуся от входных документов, или насколько "законно" применение внутренней номенклатуры для учета приобретенных МПЗ, необходимо напомнить, что существуют случаи, когда законодательство напрямую диктует обязанность такого "перехода".

Например, при поступлении МПЗ по импорту организация обязана заменить наименования иностранного поставщика на эквиваленты, используемые в соответствующей отрасли Российской Федерации, так как в соответствии с п. 9 Закона 129-ФЗ документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке.

В ином случае (в случае неотфактурованных поставок, которыми считаются МПЗ, поступившие в организацию, на которые отсутствуют расчетные документы (п. 36 Методических организаций)) организация, приняв меры по установлению поставщика (если он неизвестен) и получению от него расчетных документов (п. 38 Методических организаций), обязана своевременно оприходовать поступившие материалы (п. 48 Методических организаций).

В данной ситуации МПЗ приходуют по счетам учета в зависимости от назначения принимаемых материальных ценностей (п. 39 Методических организаций). После получения расчетных документов по неотфактурованным поставкам в зависимости от срока, прошедшего от момента постановки на учет МПЗ, в учет вносятся уточнения; одновременно уточняются расчеты с поставщиком (п. 40, п. 41 Методических организаций).

Согласно общему определению номенклатура (от латинского слова nomenklatura - список) - систематизированный перечень материалов, конструкций и деталей, используемых на производстве, в котором каждому наименованию материала условно присвоено постоянное цифровое, буквенное или буквенно-цифровое обозначение, так называемый номенклатурный номер.

Устанавливая внутренними положениями, инструкциями, иными организационно-распорядительными документами систему наименований МПЗ, их номенклатуру и единицы учета, предприятие организует надлежащий учет и контроль, защищая его от неприятных ситуаций, когда в документах, поступающих от нескольких поставщиков, одни и те же (по назначению, физико-химической характеристике и прочим существенным для целей применения параметрам) МПЗ различаются номенклатурой и частично наименованием.

В целях единообразия при разработке указанных систем рекомендуем использовать общероссийские классификаторы, в частности, Общероссийский классификатор продукции ОК 005-93 (далее - ОКП), утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 301.

ОКП представляет собой систематизированный свод кодов и наименований группировок продукции, построенных по иерархической системе классификации. Данный классификатор используется при решении задач каталогизации продукции, включая разработку каталогов и систематизацию в них продукции по важнейшим технико-экономическим признакам; при сертификации продукции в соответствии с группами однородной продукции, построенными на основе группировок ОКП; для структуризации информации по видам выпускаемой предприятиями продукции с целью проведения маркетинговых исследований и осуществления снабженческо-сбытовых операций (абзац 4 введения ОКП).

Также считаем, что основу номенклатуры МПЗ небольшой организации целесообразно базировать на номенклатуре основных поставщиков.
Иными словами, законодательство предоставляет хозяйствующему субъекту широкие полномочия по организации учета и внутреннего контроля за поступлением, хранением, внутренним перемещением и расходованием МПЗ предприятия. Однако основные положения учета МПЗ (включая системы применяемой номенклатуры, наименований и единиц учета) следует закрепить в учетной политике.

Таким образом, мы полагаем, что включение товарно-материальных ценностей, имеющих различных производителей и, соответственно, различные товарные марки, в однородную группу МПЗ, идентифицируемую наименованием и номенклатурным номером, установленными внутренними документами организации, допустимо, если не противоречит основным задачам учета МПЗ, которыми (согласно п. 6 Методических указаний) являются:

а) формирование фактической себестоимости запасов;

б) правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску запасов;

в) контроль за сохранностью запасов в местах их хранения (эксплуатации) и на всех этапах их движения;

г) контроль за соблюдением установленных организацией норм запасов, обеспечивающих бесперебойный выпуск продукции, выполнение работ и оказание услуг;

д) своевременное выявление ненужных и излишних запасов с целью их возможной продажи или выявления иных возможностей вовлечения их в оборот;

е) проведение анализа эффективности использования запасов.

Остановимся также на рисках возможных претензий со стороны контролирующих органов.

Следование правилам ведения бухгалтерского учета никогда не несло в себе налоговых рисков. Риски налоговых споров (например, обоснованность признания в учете расходов на МПЗ или правомерность предъявления к вычету НДС, уплаченный поставщикам) связаны, как правило, с качеством расчетных документов, полученных от поставщиков, так как в организации должен быть установлен контроль за поступлением материалов (п. 55 Методических указаний). Организация устанавливает порядок приемки, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных документов на поступающие материалы с учетом условий поставок, транспортировки (доставки до организации (п. 44 Методических указаний).

При приемке материалы подвергаются тщательной проверке в отношении соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанным в расчетных и сопроводительных документах (п. 48 Методических указаний).

Обратим Ваше внимание также на то, что учет МПЗ по обобщенным группам наименований должен быть организован таким образом, чтобы при необходимости организация могла убедительно обосновать экономическую целесообразность расходования данных активов.

С примером подобного спора можно ознакомиться по постановлению ФАС Волго-Вятского округа от 12.10.2005 N А79-4532/2005. Оценив представленные расчетные документы поставщика (счета-фактуры и накладные), судьи посчитали недоказанным приобретение конкретного товара и его оплаты, включая на добавленную стоимость, и, как следствие, о неправомерности налогового вычета, а также об уменьшении расходной части при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

В заключение еще раз отметим, что порядок учета МПЗ в организации, регламентированный Методическими указаниями, должен соответствовать всем требованиям ведения соответствующих регистров бухгалтерского учета, содержащихся в Законе 129-ФЗ. При соблюдении всех указанных выше требований организация, по нашему мнению, успешно сможет отстаивать свою позицию при возникновении разногласий с контролирующими органами.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Тимукина Екатерина

Ответ проверил:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Пименов Владимир
Компания "Гарант ", г.Москва