Indemnité journalière pour déplacements professionnels à l'étranger : normes de dépenses et procédure comptable. Deux questions difficiles lors d'une demande de voyage d'affaires : calcul des revenus moyens, indemnité journalière lors d'un voyage dans les pays de la CEI. Indemnité journalière minimale lors d'un voyage vers

La législation établit l'obligation de la direction d'une entité économique, lors de l'envoi d'un employé en voyage d'affaires, de compenser les dépenses approuvées, qui doivent être documentées. Cependant, le salarié a également droit à une indemnité journalière en voyage d'affaires, qui est versée pour chaque jour de voyage.

Indemnité journalière de déplacement- il s'agit des dépenses supplémentaires d'un salarié qui exerce ses fonctions en dehors de son lieu de travail principal, pour la location d'un logement, de la nourriture, etc. L'indemnité journalière pour une journée est déterminée dans les documents locaux de l'entreprise.

Ces fonds sont versés à l'avance à l'employé, en fonction de la durée prévue du voyage. L'employé n'a pas besoin de documenter la dépense de ces fonds.

Si l'entreprise postule, le nombre de jours d'un voyage d'affaires pour le calcul de l'indemnité journalière peut être déterminé par les notes qu'il contient.

Lorsque ce document n'est pas délivré, le nombre de jours d'un voyage d'affaires est déterminé par les documents de voyage (billets) présentés par l'employé ou les reçus d'hôtel, etc.

Si au cours d'un déplacement professionnel un salarié est retardé pour des raisons indépendantes de sa volonté, l'administration doit, pour l'ensemble de ces jours, lors de la fourniture des documents attestant ce fait, indemniser le salarié d'une indemnité journalière. Parallèlement, des indemnités journalières sont versées pour les week-ends et les jours fériés, si ceux-ci sont compris dans la période du déplacement professionnel.

Attention! Le Code du travail de la Fédération de Russie établit que l'employeur est tenu de compenser les dépenses supplémentaires pour un voyage d'affaires (per diem) à son employé, par conséquent, il est impossible de ne pas payer de per diem lors d'un voyage d'affaires. Ils doivent être payés même si l'employé fournit des documents pour le logement et la nourriture, car le concept de dépenses supplémentaires n'inclut pas seulement cela.

La seule possibilité dans ce cas de réduire ces coûts est de fixer une petite indemnité journalière dans les documents locaux de l'entreprise. Mais il est également impossible de fixer l'indemnité journalière à 0 rouble. Cela équivaut à leur défaut de paiement.

Changements importants en 2017

En 2017, l'administration des primes d'assurance provenant de fonds non budgétaires a été transférée aux autorités fiscales. À cet égard, il y a eu des changements importants en ce qui concerne l'indemnité journalière.

Le montant de ces versements est déterminé par chaque entité commerciale indépendamment et est fixé dans son règlement. Mais lors du calcul de l'impôt sur le revenu des personnes physiques, les indemnités journalières n'étaient pas imposées uniquement dans les limites des normes en vigueur. Cette règle ne s'applique pas aux primes d'assurance.

Si un voyage d'affaires est effectué pour 1 jour, des indemnités journalières doivent également être payées, et cette règle s'applique à l'indemnisation de ces dépenses.

Attention! Depuis 2017, si l'indemnité journalière lors d'un voyage d'affaires est supérieure à 700 roubles (en Russie) ou 2 500 roubles (voyages d'affaires à l'étranger), le comptable, au-delà de ces montants, doit calculer non seulement l'impôt sur le revenu des particuliers, mais les paiements d'assurance pour la retraite, l'assurance médicale et sociale.

Seules les primes d'assurance pour les accidents ne sont pas soumises à des indemnités journalières supérieures aux normes. Les anciennes règles s'appliquent ici.

Indemnité journalière pour les voyages d'affaires en Russie

La nouvelle année n'a pas apporté l'abolition des per diem attendue par de nombreux employeurs. Actuellement, le déplacement professionnel des salariés doit être accompagné de leur paiement. De plus, ces montants doivent également être payés pour les déplacements d'une journée, ainsi que lorsqu'un employé exerce des fonctions de travail, s'il a un caractère itinérant.

Le montant de l'indemnité journalière - les normes pour la Russie

L'administration de l'entreprise, comme auparavant, détermine le montant de l'indemnité journalière de manière indépendante, en la fixant dans ou dans une autre entreprise. Il n'y a pas de limites supérieures pour ces dimensions.

Attention! Lors de la taxation de l'impôt sur le revenu des personnes physiques et du calcul des primes d'assurance, une norme de 700 roubles s'applique. Au-delà de ce montant, les per diem sont soumis à l'impôt sur le revenu.

Voyage d'affaires d'une journée

Étant donné que le décret précédent a été abrogé et que les nouvelles normes n'établissent pas de durée minimale d'un voyage d'affaires, un voyage d'une journée est également reconnu comme un voyage d'affaires. Le Code du travail de la Fédération de Russie établit ce qui doit être accompagné du paiement d'indemnités journalières.

Leur taille est également déterminée par les lois locales de l'entreprise et il existe une norme de 700 roubles pour l'impôt sur le revenu des particuliers et les primes d'assurance.

Lors de travaux itinérants

La nature itinérante du travail des employés devrait s'accompagner du paiement d'une compensation pour les dépenses supplémentaires encourues par l'employé, c'est-à-dire des indemnités journalières.

Cependant, l'employeur doit être préparé qu'il devra confirmer la nature itinérante avec des documents tels qu'un contrat de travail avec un employé, dans lequel cette condition doit être indiquée, des rapports d'employés sur des voyages d'affaires, etc.

Les actes normatifs de l'entreprise déterminent le montant des indemnités journalières, en s'appuyant dans ce cas sur le salarié. Dans le même temps, la limite de 700 roubles doit également être prise en compte ici.

Indemnité journalière pour déplacements professionnels à l'étranger

Un voyage d'affaires d'un employé peut être effectué à l'extérieur du pays, et pendant ce voyage, il doit également recevoir des indemnités journalières.

Taux de paiement pour les trains à l'étranger

Les taux d'indemnités journalières pour les voyages d'affaires à l'étranger sont également établis par l'entité économique de manière indépendante. Cependant, dans ces cas, si l'organisation appartient au secteur public, il convient de tenir compte du décret gouvernemental n° 812, qui fixe l'indemnité journalière maximale pour chaque pays, exprimée en dollars américains.

D'autres entreprises, lorsqu'elles établissent leurs propres normes, peuvent utiliser les dispositions de cette loi.

Attention! Aux fins de la taxation de l'impôt sur le revenu des personnes physiques et du calcul des primes d'assurance, la norme est de 2 500 roubles. Au-delà, les sommes émises seront taxées.

Dans quelle devise payer ?

Pour décider dans quelle devise il est nécessaire d'émettre des indemnités journalières pour les voyages d'affaires à l'étranger, il convient de prendre en compte les jours où l'employé sera dans son propre pays et les jours où il sera en voyage à l'étranger.

La législation établit que pour les jours où il se trouve sur le territoire de son propre État, l'employé reçoit une indemnité journalière en roubles et pour les jours d'un voyage d'affaires à l'étranger dans la monnaie du pays où il est envoyé. Il convient de garder à l'esprit que le jour du départ du pays, les indemnités journalières sont considérées en devises étrangères et le jour de l'arrivée - en roubles.

L'entreprise a le droit dans ses documents réglementaires d'établir une procédure différente pour la détermination de la monnaie des indemnités journalières.

Procédure de paiement

Le paiement des indemnités journalières peut être effectué à la fois immédiatement en devise étrangère et en roubles dans l'équivalent de la devise sous-jacente. Ce problème est résolu par la direction de l'entreprise de manière indépendante.

Dans ce dernier cas, l'employé devra contacter indépendamment les institutions concernées et échanger l'argent reçu contre des devises étrangères.

Comment comptabiliser les différences de taux de change

Des différences de taux de change lors d'un voyage à l'étranger peuvent survenir du fait que la Banque centrale de Russie peut fixer des taux de change différents le jour de l'émission de l'argent sur le compte et le jour de la soumission du rapport préalable.

S'il existe une différence de taux de change négative, elle doit être prise en compte dans le cadre des autres dépenses de l'entreprise et positive - dans le cadre des autres revenus.

Un employé a acheté des devises lors d'un voyage

L'organisation ne peut pas délivrer d'indemnités journalières en devises à l'employé, mais donner l'ordre d'effectuer le change par ses propres moyens, à son arrivée dans le pays de destination. Dans ce cas, la pièce justificative est un certificat de change de la banque, qui indique le taux de change et le montant de la devise achetée. Mais les coûts en devises étrangères, par exemple pour un hôtel, sont déjà convertis en roubles sur la base du taux de change établi par la Banque centrale.

Caractéristiques des voyages dans les pays de la CEI

Lorsque vous voyagez dans des pays membres de la CEI, aucun tampon n'est apposé sur le passeport. Par conséquent, la date de franchissement de la frontière dans ce cas est déterminée par les billets de voyage, en fonction de la date et de l'heure d'arrivée dans le pays de destination.

Ainsi, le jour où le véhicule (train, bus, avion, etc.) est arrivé à destination dans un pays étranger est considéré comme le jour de l'entrée.

Attention! Les indemnités journalières lors d'un voyage d'affaires dans la CEI sont payées au taux d'un voyage à l'étranger. Les jours où le véhicule est arrivé à destination en Russie sont considérés comme des jours de retour et des indemnités journalières y sont versées conformément aux normes de déplacements à l'intérieur du pays.

Que faire si un employé tombe malade lors d'un voyage d'affaires ?

Si un employé tombe malade lors d'un voyage d'affaires, l'entreprise est tenue de lui créditer l'intégralité de l'indemnité journalière, même s'il n'a pas pu accomplir la tâche pour cause de maladie. Cette position a été déterminée par le ministère de la Santé et du Développement social.

L'indemnité hospitalière est versée sur la base d'un certificat d'incapacité de travail. Il est permis de l'ouvrir sur le lieu du voyage d'affaires et de le fermer au retour à la maison. Mais dans ce cas, vous devrez subir un examen supplémentaire, après quoi le médecin traitant vous délivrera un nouveau congé de maladie, qui prolongera le précédent.

De plus, pendant la maladie, l'entreprise paie intégralement le coût de la location d'une chambre. Mais il y a une exception - le logement n'est pas soumis au paiement des jours passés dans un établissement médical d'un hôpital.

Un problème distinct est le paiement des congés de maladie si un employé tombe malade lors d'un voyage d'affaires à l'étranger. Le congé de maladie d'un échantillon étranger n'est pas reconnu en Russie et n'est pas payant.

Attention! Pour confirmer le fait d'une maladie à l'étranger, il est nécessaire de faire une traduction notariée d'un document d'une langue étrangère et de la certifier au consulat du pays où l'original a été délivré.

Sur la base de la traduction fournie, le médecin devrait déjà ouvrir un congé de maladie russe. Cependant, le salarié devra effectuer toutes ces opérations de manière autonome et à ses frais.

L'employé est revenu d'un voyage et est parti le jour même

Lors de l'envoi d'un employé en voyage d'affaires, une situation peut survenir dans laquelle il revient d'un voyage le matin et part pour un autre le soir.

La loi n'interdit pas de le faire, bien qu'elle n'établisse pas exactement comment cela doit être fait. En conséquence, deux méthodes peuvent être utilisées.

Première manière- deux trajets différents. L'employeur doit délivrer un ensemble complet de documents pour un nouveau voyage - un certificat de voyage, (les deux - si nécessaire). Avec cette option de conception, une attention particulière doit être portée à l'indemnité journalière.

L'employeur doit effectuer ce paiement pour chaque jour de voyage d'affaires, y compris les jours de route. Le jour où les deux voyages se croiseront est soumis à un double paiement - puisqu'il s'agit du dernier jour du voyage précédent et du premier jour du suivant. Certes, dans ce cas, un litige avec l'administration fiscale est susceptible de survenir en raison de paiements excédentaires.

Deuxième voie- Consolidation des déplacements. S'il est immédiatement connu que l'employé devra visiter plusieurs endroits à la fois, un ensemble complet de documents est alors délivré pour un voyage d'affaires. Toutes les informations y sont saisies, les destinations, les objectifs sont indiqués séparés par des virgules, la durée totale est apposée.

Attention! Dans le même temps, la loi ne limite pas la durée du voyage, la laissant à la discrétion de l'entreprise. Les per diem sont calculés et payés immédiatement pour toute la durée du voyage. Si deux pays ou plus doivent être visités lors d'un voyage d'affaires, le voyage est divisé en segments et l'indemnité journalière pour chacun est calculée en fonction des normes établies pour ce pays.

Comment déclarer un voyage

Depuis 2015, la loi a été autorisée à ne pas promulguer. Dans ce cas, les titres de transport, les cartes d'embarquement, les factures d'hôtel et autres documents doivent être utilisés pour confirmer la durée totale du voyage.

Si l'employé ne les a pas fournies, vous pouvez demander à l'entreprise d'accueil un document officiel confirmant le travail du voyageur d'affaires, avec un sceau et des signatures.

Depuis 2016, il est permis d'utiliser des véhicules personnels lors de déplacements vers et depuis un voyage d'affaires. Dans ce cas, des chèques de ravitaillement en carburant et un mémo adressé au responsable servent de confirmation de la durée du voyage.

Ainsi, la période de jours pour laquelle l'indemnité journalière est versée lors d'un voyage d'affaires est documentée par les formulaires fournis par l'employé.

Mais l'employé n'est pas obligé de fournir des documents qui confirmeraient la dépense des per diem, et en général le fait même qu'ils n'ont pas été utilisés. L'employeur, selon la loi, doit effectuer ce paiement, mais ce que l'employé dépensera est sa propre affaire.

Les congés sont-ils payés ?

Lors d'un voyage d'affaires, une partie de ses journées peut tomber le week-end. Le paiement de ces journées est effectué en fonction des conditions du voyage.

Si l'employé n'a effectué aucun travail sur le lieu du voyage d'affaires pendant ces jours, ces jours sont alors considérés comme des jours de repos. Cependant, la loi oblige à payer des indemnités journalières pour eux, ainsi qu'à compenser d'autres dépenses (par exemple, pour un hôtel).

Le pécule de vacances doit être versé si :

• Réaliser les travaux assignés ;
• Ce jour-là, il est parti en voyage d'affaires ou en est revenu;
• Était sur la route.

Cependant, il doit être facturé au moins le double du montant. Ou, à la demande de l'employé lui-même, les jours peuvent être payés en un seul montant et, le jour qui lui convient, un jour de congé lui sera accordé.

Attention! Les actes locaux de l'entreprise, la convention collective ou la convention de travail peuvent établir d'autres taux de paiement, mais ils ne peuvent pas être inférieurs à ceux établis par le Code du travail de la Fédération de Russie.

L'employé est revenu après 24h00

Selon le règlement sur les voyages d'affaires n° 749, les jours d'un voyage à l'étranger doivent être divisés en intervalles afin de calculer correctement l'indemnité journalière.

Où:

• Le jour du départ du pays doit être inclus à l'étranger;
• Le jour d'arrivée dans le pays doit être inclus dans la durée du séjour en Russie.

La date exacte est déterminée en fonction du cachet apposé au contrôle des passeports.

Si l'avion est arrivé avant minuit et que le contrôle des passeports a été passé en même temps, le jour en cours est considéré comme la date d'arrivée dans le pays et les indemnités journalières en Russie sont payées pour cela.

Si l'avion est arrivé avant 24h00, mais que le contrôle douanier passe après 24h00, le lendemain sera considéré comme la date de passage de la frontière (à l'aéroport, la zone douanière est considérée comme la frontière). Ainsi, pour le jour d'arrivée, les indemnités journalières sont payées dans la norme d'un voyage à l'étranger, et pour le jour du passage de la frontière - dans la norme d'un voyage à travers la Russie.

Attention! Si l'avion est arrivé après 24h00 et qu'en même temps le contrôle douanier a été passé, le jour d'arrivée et de passage est considéré comme le jour du séjour en Russie, une indemnité journalière est payée pour cette journée selon les normes de voyage à l'intérieur du pays .

Il existe une exception à cette règle - lors d'un déplacement entre les pays de la CEI, aucun tampon n'est apposé sur le passeport. Les dates de départ du pays et de retour seront déterminées par des marques dans le certificat de voyage ou des dates sur les documents de voyage. Dans ce cas, l'indemnité journalière pour la date de départ sera toujours payée au taux du voyage à l'étranger, et pour la date de retour - au taux du voyage à l'intérieur du pays.

Imposition des indemnités journalières

Aux fins de la comptabilité fiscale, les indemnités journalières suivantes sont établies :

• 700 roubles par jour - pour les voyages d'affaires en Russie ;
• 2500 roubles par jour - pour les voyages dans d'autres États.

Les indemnités journalières pour un voyage d'affaires dans ces limites ne sont pas soumises à l'impôt sur le revenu des personnes physiques et ne sont reflétées dans aucun rapport. Si le montant des paiements était supérieur, la taxe doit être facturée sur le montant excédentaire. Cela se fait le dernier jour du mois au cours duquel le rapport préalable soumis a été approuvé et le montant calculé est déduit du salaire de l'employé.

De plus, ces montants devront être reflétés dans les rapports et l'impôt sur le revenu des 6 personnes.

Depuis 2017, avec le transfert des droits de gestion des cotisations au Service fédéral des impôts, les indemnités journalières excédentaires doivent également être taxées par des cotisations à toutes les caisses, à l'exception des déductions pour lésions corporelles. Il est nécessaire de calculer les cotisations sur la base des résultats du mois où le rapport préalable a été approuvé, en incluant les montants excédentaires dans la base générale.

Attention! Il n'est pas nécessaire d'appliquer des normes de per diem lors du calcul de l'impôt sur le revenu en 2017. L'entreprise les accepte pour comptabilisation dans les montants fixés par les actes locaux de l'entreprise, et les classe parmi les autres dépenses liées à la production et aux ventes. Ils sont inclus dans la base de détermination de l'impôt sur le revenu au jour de l'acceptation de la déclaration préalable.

Depuis cette année, des modifications de la procédure de taxation des indemnités journalières sont entrées en vigueur. Changements et nouvelles fraîches sur les indemnités journalières en 2017, le montant des frais de voyage, les nuances de la retenue de l'impôt sur le revenu des particuliers et le calcul de leurs contributions - à ce sujet dans l'article.

Per diems en 2017 : évolutions, dernières actualités

Les voyages d'affaires font partie intégrante des activités des entreprises. Les spécificités de l'envoi d'employés en voyage d'affaires sont régies par la législation du travail (article 167 du Code du travail de la Fédération de Russie). Il garantit que le salarié conserve un revenu moyen pendant la durée d'un voyage d'affaires et rembourse les dépenses de cette période.

En plus de l'indemnisation des frais d'hébergement et de déplacement, pour chaque jour de déplacement professionnel, un salarié a droit à une indemnité journalière, calculée pour couvrir les frais d'un déplacement professionnel.

La législation ne limite pas le montant des versements sous forme d'indemnités journalières aux salariés. L'entreprise, conformément aux règles internes et aux caractéristiques des voyages d'affaires, peut fixer la norme à sa discrétion, en fixant les montants dans le règlement sur les voyages d'affaires en 2017 et la politique comptable.

Cependant, à partir du 1er janvier 2017, l'article 422 du Code des impôts de la Fédération de Russie a été complété par la clause 2, d'où il résulte que les indemnités journalières sont désormais exonérées des primes d'assurance pour le même montant que lors du calcul de l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Cette modification des indemnités journalières en 2017 a été introduite par la loi fédérale n° 243-FZ du 3 juillet 2016.

Désormais, une norme a été établie dans laquelle les indemnités journalières ne sont pas soumises aux primes d'assurance :

• 700 roubles - pour les voyages d'affaires en Fédération de Russie;
• 2500 roubles - en dehors de la Fédération de Russie.

Auparavant, les indemnités journalières étaient exonérées de cotisations pour tout montant que l'entreprise établissait dans sa position. Désormais, des paiements supplémentaires apparaîtront: les frais de voyage des organisations en 2017 augmenteront en raison de la nécessité d'accumuler des primes d'assurance pour les montants excédentaires.

Indemnité journalière en 2017 : frais de déplacement

L'indemnité journalière correspond aux dépenses de l'employé liées à l'exercice de ses fonctions officielles. Et l'entreprise a le droit de décider du montant à payer aux employés pour le jour du voyage d'affaires. Seule l'indemnité journalière pour déplacements professionnels en 2017 doit être enregistrée dans un document interne. Par exemple, dans la disposition sur les voyages d'affaires.

Encore une fois, nous notons qu'il n'y a pas de restrictions dans la législation sur le montant des indemnités journalières et leur révision, par exemple, à différents moments de l'année. Si les employés voyagent souvent en voyages d'affaires à travers le pays et à l'étranger, et que le coût de l'hébergement et des repas varie selon la saison, vous pouvez revoir le montant des indemnités journalières en émettant une commande séparée.

Il existe des indemnités journalières maximales qui ne sont pas soumises à l'impôt sur le revenu des personnes physiques et aux primes d'assurance (paragraphe 12, clause 3, article 217 du Code fiscal de la Fédération de Russie):

• per diem en Russie (2017) - 700 roubles.
• per diem lors d'un voyage à l'étranger - 2500 roubles.

Si, par exemple, une entreprise fixe une indemnité journalière d'un montant de 1 200 roubles en Russie, l'impôt et les cotisations devront être retenus et transférés à partir de 500 roubles. En savoir plus à ce sujet ci-dessous.

Indemnité journalière en 2017

Le service comptabilité délivre les indemnités journalières de caisse ou les vire sur le compte courant du salarié la veille du début du déplacement professionnel. L'impôt sur le revenu des personnes physiques provenant des indemnités journalières dépassant la norme en 2017 n'est pas retenu le jour du paiement, l'impôt peut être retenu lors du paiement des salaires du mois, lorsque le rapport préalable est déjà approuvé.

Le règlement final des frais de voyage quotidiens et autres doit être effectué dans les trois jours suivant la fin du voyage d'affaires.

Les indemnités journalières ne sont pas versées aux employés dont le travail est effectué sur la route (hors du bureau) et est lié à la nature itinérante du travail (article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie), car cette activité n'est pas reconnue comme un voyage d'affaires.

La base du paiement des indemnités journalières en 2017 est une commande d'envoyer un employé en voyage d'affaires (T-9 ou son propre formulaire de commande). Les indemnités journalières sont émises en fonction du nombre de jours de voyage.

Indemnité journalière en 2017 : état comptable

Per diems supérieurs à la norme : fiscalité en 2017

Impôt sur le revenu des indemnités journalières supérieures à la norme

Indemnité journalière en roubles

Indemnité journalière en devise étrangère

Les montants d'indemnité journalière dépassant 700 roubles par jour sont soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques (clause 3 de l'article 217 du Code des impôts de la Fédération de Russie, lettres du Service fédéral des impôts du 15 mars 2016 n ° OA-4-17 / [courriel protégé], Ministère des Finances du 21 janvier 2016 n° 03-04-06/2002). La taxe doit être calculée le dernier jour du mois au cours duquel le responsable a approuvé le rapport préalable (alinéa 6, paragraphe 1, article 223 du Code fiscal de la Fédération de Russie). Et à conserver - dès le prochain paiement en espèces. Par exemple, d'un salaire.

L'indemnité journalière d'un montant de 2 500 roubles pour chaque jour de voyage d'affaires à l'étranger est exonérée de l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Les paiements supérieurs à la limite doivent être taxés. Le montant de l'indemnité journalière pour le calcul de l'impôt sur le revenu des personnes physiques ne doit être déterminé qu'une seule fois - à la date d'émission de l'argent, si l'indemnité journalière est exprimée en devise étrangère et que l'entreprise les émet en roubles. Il n'est pas nécessaire de recalculer l'indemnité journalière au taux Banque Centrale du dernier jour du mois (lettre du Ministère des Finances du 9 février 2016 n° 03-04-06/6531). La date de réception des revenus sous forme d'indemnités journalières est le dernier jour du mois au cours duquel la société a approuvé le rapport préalable (paragraphe 6, clause 1, article 223 du Code fiscal de la Fédération de Russie). Au taux de change de cette date, il faut recalculer les indemnités journalières délivrées en devise étrangère. Si les dépenses quotidiennes pour les voyages à l'étranger dépassent la limite, la différence est soumise à l'impôt sur le revenu des personnes physiques (clause 3, article 217 du Code fiscal de la Fédération de Russie). Comment déterminer le revenu si l'entreprise a inscrit l'indemnité journalière en devise étrangère dans le règlement sur les voyages, mais distribue de l'argent en roubles? Dois-je recalculer l'indemnité journalière au taux de la Banque centrale de la Fédération de Russie le dernier jour du mois ? Dans sa lettre, le ministère des Finances a conclu qu'il n'était pas nécessaire de recalculer quoi que ce soit. L'employé a initialement reçu l'argent en roubles, et c'est à partir de ce montant que l'entreprise déterminera si l'employé a un revenu imposable.

Exemple 1

L'employé a été envoyé en voyage d'affaires du 6 février au 10 février 2017 à Ivanovo. Dans le règlement sur les voyages d'affaires, l'indemnité journalière est fixée à 1 700 roubles. pour voyager en Russie. Le nombre de jours de voyage d'affaires - 5. Le montant de l'indemnité de déplacement - 8500 roubles. (1700 x 5).

Le montant non soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques est de 3500 roubles. (700 x 5).

Le montant dépassant la norme, à partir duquel les cotisations et l'impôt sur le revenu des personnes physiques doivent être calculés, est de 5 000 roubles. (8500 - 3500). Le montant des cotisations à payer (22% PFR et 8% assurance médicale) - 1500 roubles. (5000 x 30%). Le montant de l'impôt sur le revenu des particuliers qui doit être retenu sur l'employé lors de la prochaine paie est de 650 roubles. (5000 x 13%).

Exemple 2

L'employé était en voyage d'affaires pendant 9 jours - du 11 février au 19 février. Indemnité journalière pour 8 jours - 50 euros par jour, pour le jour du retour en Russie - 700 roubles.

Le 10 février, la société a émis toutes les indemnités journalières en roubles. Le montant a été déterminé au taux de la Banque centrale à la date d'émission de la monnaie - le dernier jour du mois (63,2252 roubles pour 1 euro). Indemnité journalière - 25 290,08 roubles. (50 euros × 63,2252 roubles × 8 jours). Montant de dépassement - 5 290,08 roubles. (25 290,08 roubles - 2500 roubles × 8 jours).

Il n'est pas nécessaire de recalculer ce revenu à un taux différent. L'employé est retenu à l'impôt sur le revenu des particuliers - 687,71 roubles. (5 290,08 roubles × 13%).

Indemnité journalière en 2017 dans les charges d'impôt sur le revenu

L'employeur doit rembourser à l'employé itinérant les frais de voyage, de logement, d'indemnité journalière et autres dépenses (article 168 du Code fiscal de la Fédération de Russie). Toutes ces dépenses, y compris les dépenses quotidiennes, sont prises en compte sur la base du rapport préalable approuvé (lettre du ministère des Finances de la Russie du 11 décembre 2015 n° 03-03-06/2/72711).

Dans les dépenses, radiez l'indemnité journalière du même montant dans lequel elles ont été versées à l'employé. Si la société a émis de l'argent avant le voyage, les coûts exprimés en devises étrangères sont déterminés au taux de change de la Banque centrale de la Fédération de Russie à la date du paiement anticipé (clause 10, article 272 du Code fiscal de la Fédération de Russie ). Il n'est pas nécessaire de recalculer les per diem au taux de la Banque Centrale à la date d'approbation du rapport préalable.

Cotisations d'assurance des indemnités journalières supérieures à la norme

Depuis le 1er janvier 2017, les indemnités journalières dépassant la limite sont soumises non seulement à l'impôt sur le revenu des personnes physiques, mais également aux primes d'assurance (clause 2, article 422 du Code fiscal de la Fédération de Russie). Cette modification ne s'applique pas aux cotisations accidents - aucune modification n'a été apportée à la loi sur l'assurance-accidents (clause 2, article 20.2 de la loi fédérale du 24 juillet 1998 n° 125-FZ, telle que modifiée le 1er janvier 2017).

Par exemple, si le montant de l'indemnité journalière est de 1 750 roubles, pour la différence de 1 050 roubles (1 750 - 700), il est nécessaire d'accumuler des primes d'assurance à la Caisse de pensions (22%), des cotisations médicales (8%), de retenir le revenu personnel impôt 13% d'un employé 136 roubles (1 050 x 13%) . Vous n'avez pas à payer de primes d'accident. Cependant, dans cette situation, il existe une différence entre la base des primes d'assurance et les blessures.

Si une entreprise cherche à égaliser les bases de calcul des cotisations et à éviter les différences de comptabilité, il convient de fixer des limites de 700 roubles en Russie et de 2 500 pour les voyages d'affaires à l'étranger, réglementées par le Code fiscal de la Fédération de Russie.

Indemnité journalière pour déplacements professionnels d'une journée en 2017

Pour un voyage d'une journée, l'employé n'a pas droit à une indemnité journalière (clause 11 du Règlement, approuvée par décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13 octobre 2008 n ° 749).

Exemple 3

L'employé est envoyé pour une journée dans une autre ville. De retour au service comptable, des billets et des chèques d'un montant de 5 000 roubles ont été présentés. (frais de déplacement et de repas).

L'indemnité journalière pour un voyage d'affaires d'une journée n'est pas versée au salarié. Mais sur ordre du chef, l'employé est indemnisé pour les frais de voyage et de repas d'un montant de 5 000 roubles. (Article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie). Cette compensation est prise en compte dans les autres charges de l'impôt sur le revenu, les primes d'assurance et l'impôt sur le revenu des personnes physiques n'est pas assujettie. Les paiements sont exonérés d'impôts et de cotisations si l'employé a apporté des documents correctement exécutés (lettres du ministère des Finances de la Russie du 08.05.2015 n° 03-03-06 / 1/26918, ministère du Travail de la Russie du 13.05.2016 n°. 17-3 / OOG-764).

Si l'entreprise a augmenté le voyage d'affaires à deux jours, vous devez payer une indemnité journalière pour les deux jours.

Si un employé revient d'un voyage d'affaires un week-end ou un jour férié, le travail pendant les jours fériés est rémunéré au double du taux. Le montant doit être calculé à partir du salaire de l'employé et non à partir des gains moyens (lettre du ministère du Travail de Russie du 05 septembre 2013 n ° 14-2 / ​​3044898-4415).

Exemple 4

L'entreprise a envoyé un employé en voyage d'affaires d'une journée le 30 décembre 2016. L'employé est resté jusqu'au 31 décembre. Période de facturation - du 01/12/15 au 30/11/16. Le nombre de jours ouvrables dans la période de facturation est de 247. Le revenu de l'employé pendant cette période est de 400 000 roubles. Salaire mensuel - 30 mille roubles.

L'indemnité de voyage pour le 30 décembre s'élèvera à 1619,43 roubles. (400 000 roubles : 247 jours × 1 jour), et pour le week-end du 31 décembre - 2727,27 roubles. (30 000 roubles : 22 jours × 1 jour × 2).

Le montant total des indemnités de déplacement est de 4346,7 roubles. (1619.43 + 2727.27).

Indemnité journalière dans la provision sur déplacements professionnels en 2017

Depuis 2017, le Code fiscal de la Fédération de Russie a fixé une limite aux indemnités journalières exonérées de primes d'assurance; il est devenu non rentable de payer des indemnités journalières supérieures à la norme. Si l'entreprise souhaite réduire l'indemnité journalière, la politique de voyage doit être mise à jour. Pour ce faire, des modifications doivent être apportées sur ordre du responsable. Voir un exemple de commande ci-dessous.

La réduction de l'indemnité de déplacement n'a pas besoin d'être signalée aux employés deux mois à l'avance. Après tout, les conditions de travail ne changent pas.

Arrêté portant modification de l'indemnité journalière en 2017 dans la disposition sur les déplacements professionnels

Société à Responsabilité Limitée "Société"

NIF/KPP 7701025478/ 770101001

127138, Moscou, rue. Basmannaya, 25 ans

Ville de Moscou

ORDRE

sur les modifications de la politique de voyage

JE COMMANDE:

1. Introduire les modifications suivantes dans le Règlement sur les voyages d'affaires de Kompaniya LLC, approuvé par l'arrêté n° 20 du 20.01.2015 :

La clause 5.3 doit être énoncée comme suit :

5.3.1. Un travailleur détaché perçoit une indemnité journalière pour chaque jour de déplacement professionnel, y compris les week-ends et les jours fériés, ainsi que pour les jours de route, y compris le temps d'un arrêt forcé sur la route. Le montant de l'indemnité journalière excédentaire par rapport à la norme établie à la clause 3 de l'article 217 du Code des impôts est soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques et aux primes d'assurance (clause 2 de l'article 422 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

5.3.2 Pour chaque jour de voyage d'affaires en Russie, l'entreprise verse une indemnité journalière :

Directeur général et chefs de départements - 1800 roubles;

Autres employés - 700 roubles.

5.3.3. Pour chaque jour de déplacement professionnel à l'étranger, l'entreprise verse des indemnités journalières :

directeur général et chefs de départements - 4000 roubles;

Autres employés - 2500 roubles.

5.3.4. Lors de déplacements professionnels dans la zone d'où le salarié a la possibilité de regagner quotidiennement son lieu de résidence permanente, les indemnités journalières ne sont pas versées.

2. Chef du Département des ressources humaines Sergeyeva S.S. informer tous les employés de LLC "Société" de cette commande.

3. Au chef comptable de LLC "Société" Serova A.V. accepter cet ordre d'exécution.

4. La présente ordonnance entre en vigueur à la date de sa signature. Je me réserve le contrôle de l'exécution de la commande.

Directeur général Astakhov I.I. Astakhov

Chef comptable Serova A.V. Serov

Responsable des ressources humaines Sergeeva S.S. Sergueïeva

Dans le cadre de son activité, une entité économique, afin de se développer et de trouver de nouveaux clients, conclut divers contrats à l'étranger. Par conséquent, la direction de l'entreprise doit soit partir elle-même, soit envoyer certains fonctionnaires en voyage d'affaires à l'étranger. Dans le même temps, vous devez vous rappeler l'indemnité journalière pour les voyages d'affaires à l'étranger en 2018 - les normes et la comptabilité présentent certaines différences par rapport aux voyages à l'intérieur du pays.

Les principaux changements intervenus dans le domaine de la réglementation des voyages d'affaires à l'étranger sont liés au transfert du contrôle administratif sur les contributions calculées des fonds non budgétaires aux autorités fiscales.

A cet égard, les règles qui servaient à la taxation de l'impôt sur le revenu des personnes physiques s'étendaient aux frais de déplacement et à la procédure de rationnement des indemnités journalières.

Par conséquent, lors du calcul de la base des primes d'assurance, il convient de rappeler que les déductions sont cumulées sur le montant de l'excédent des normes établies pour les indemnités journalières lors de voyages d'affaires.

Rappelons que l'entreprise a le droit de déterminer de manière indépendante le montant des indemnités journalières pour les voyages d'affaires à l'étranger, et qu'elles peuvent être supérieures à la norme déterminée par le Code fiscal de la Fédération de Russie.

Il doit l'approuver dans les actes locaux existants, par exemple, dans le Règlement sur les voyages d'affaires, la Convention collective, etc. Cette procédure de calcul des cotisations s'applique également au remboursement des frais de déplacements professionnels d'une journée.

Attention! Les anciennes règles ne s'appliquent qu'au calcul des cotisations pour l'assurance contre les accidents du travail, puisqu'elles sont restées dans l'administration de la FSS. Aucune innovation annoncée dans la réglementation des voyages officiels à l'étranger en 2018 n'est attendue.

Indemnité journalière pour déplacements professionnels à l'étranger en 2019

La législation détermine que le montant de l'indemnité journalière est fixé par l'entreprise de manière indépendante, en se concentrant sur ses capacités financières et les objectifs qui doivent être atteints à la suite du voyage. Lors de la détermination de la taille, on peut partir des normes en vigueur établies par le décret pertinent sur les voyages à l'étranger, contraignant pour les organismes budgétaires.

Vous pouvez également prendre en compte l'expérience des dépenses en voyages d'affaires dans certains pays, que l'entreprise elle-même ou ses partenaires ont.

Pour approuver le montant de l'indemnité journalière, une entité économique fixe un certain montant dans son règlement intérieur, par exemple dans le Règlement sur les voyages d'affaires.

En outre, les indemnités journalières pour les voyages d'affaires à l'étranger en 2018 ont certaines normes qui doivent être prises en compte lors de la détermination de la base d'imposition de l'impôt sur le revenu et lors de la déduction de l'impôt à la Caisse de pensions et à la Caisse d'assurance sociale.

Attention! Le Code fiscal de la Fédération de Russie établit des indemnités journalières pour les voyages d'affaires à l'étranger d'un montant de 2 500 roubles pour chaque jour d'un tel voyage. Cette règle doit être suivie lors du calcul de l'impôt sur le revenu des particuliers et des primes d'assurance.

Quelles sont les réglementations pour les voyages à l'étranger ?

Le gouvernement russe a approuvé le décret n ° 812, qui détermine l'indemnité journalière pour les voyages à l'étranger. Il est obligatoire pour l'exécution par toutes les organisations et institutions, source de financement des dépenses, dans lesquelles agit le budget du pays ou des municipalités.

Celui-ci définit l'indemnité journalière, exprimée en dollars américains, pour chaque pays étranger d'accueil pour une journée.

Considérez les principales directions des voyages d'affaires à l'étranger:

Attention! En outre, cette loi établit également des indemnités pour les normes pour certaines catégories de travailleurs envoyés en voyage à l'étranger. Les sociétés commerciales peuvent utiliser les dispositions du présent décret ou appliquer leurs propres normes élaborées sur sa base.

Télécharger (Annexe n°1) au format Word.

Un voyage d'affaires est un voyage d'un employé d'une organisation en dehors du lieu de travail permanent, afin d'accomplir une tâche officielle, pendant une certaine période. Un employé ne part en voyage que sur la base d'un ordre écrit du responsable de l'établissement.

Les règles et règlements sont établis par la loi. Ainsi, le décret gouvernemental n° 749 du 13 octobre 2008 réglemente la liste des frais de déplacement (per diem en 2019) que l'employeur est tenu de rembourser :

• le coût de location d'un logement;
• frais de voyage;
• revenus moyens pour les jours du voyage;
• autres dépenses convenues (autorisées) par l'employeur ;
• dépenses supplémentaires liées à l'hébergement.

Le taux des frais de voyage quotidiens en 2019 (dépenses supplémentaires liées à l'hébergement) est inscrit dans le code des impôts (article 217 et clause 2 de l'article 422 du code des impôts de la Fédération de Russie) et est égal à 700 roubles pour les voyages en Russie et 2500 roubles pour les voyages d'affaires à l'étranger par jour. Cependant, l'organisation a le droit de fixer sa limite de dépenses supplémentaires liées à l'hébergement, supérieure ou inférieure à la norme légale.

Si la norme établie dans l'organisation dépasse la limite fixée par le Code fiscal de la Fédération de Russie, des primes d'assurance doivent être facturées pour la différence et l'impôt sur le revenu des particuliers doit être retenu.

Que devez-vous payer

À partir de cette année, les employés sont envoyés en voyage d'affaires dans le cadre des nouvelles règles de 2019, les indemnités journalières et autres dépenses sont remboursées d'une manière légèrement différente.

L'employé doit documenter les frais de déplacement, de location de logement et les dépenses autorisées. Sinon, le paiement n'est pas effectué. Il n'y a pas de limite journalière maximale, mais l'institution a le droit d'approuver les normes de manière indépendante. En ce qui concerne les gains moyens, le comptable calcule en fonction de la feuille de temps et de l'ordre du chef.

La situation est différente avec le quotidien. Ce type de coût ne nécessite pas de confirmation documentaire par chèques et reçus. Cependant, auparavant, pour confirmer et accumuler ces paiements, les comptables utilisaient un certificat de voyage. Le document indiquait les dates de départ du voyage et de retour (date d'arrivée). Mais en janvier 2015, le formulaire a été annulé. Vous devez maintenant confirmer les dates de départ et de retour de l'employé sur la base de billets, de contrats de location de logement ou de reçus de carburant. Un chemin difficile, tant d'organisations continuent de délivrer des attestations de déplacement à leurs employés.

Comment fixer le per diem

L'organisation budgétaire doit approuver le règlement sur les voyages d'affaires des employés. Il doit détailler les règles, la procédure et le montant des frais de déplacement en 2019, les per diem pour les déplacements professionnels. Si un tel document n'existe pas, il doit être élaboré et approuvé. Soit émettre un arrêté indiquant les tarifs des frais de déplacement pour l'exercice en cours.

Ordonnance sur l'approbation des frais de voyage

Réglementation sur les voyages d'affaires (annexe à la politique comptable)

L'accumulation et le paiement des frais de voyage sont effectués dans les montants établis dans l'acte réglementaire local de l'organisation. Si le document n'est pas disponible dans l'entreprise, les autorités réglementaires peuvent avoir de nombreuses questions. En outre, les autorités fiscales peuvent reconnaître ces paiements comme un détournement de fonds.

Prise en charge des frais de déplacement quotidiens en 2019

• tous les jours de séjour pendant le voyage, y compris les jours fériés et les week-ends ;
• les jours passés sur la route, y compris les jours de départ et d'arrivée ;
• jours d'arrêts forcés ou de retards.

Habituellement, la commande pour un voyage d'affaires contient une commande pour le paiement d'une avance. Vous pouvez le transférer sur la carte de l'employé ou l'émettre en espèces via la caisse de l'institution. A son retour, le salarié est tenu de remettre un rapport préalable au service comptable.

Lors de l'envoi d'un employé en voyage d'affaires d'une journée, l'indemnité journalière n'est pas payée, conformément au paragraphe 11 du décret gouvernemental n° 749. Mais les frais de transport sont remboursés.

Nous vous dirons combien vous devez payer les indemnités journalières pour les voyages d'affaires à l'étranger en 2018, si elles sont uniformisées pour le calcul de l'impôt sur le revenu, de l'impôt sur le revenu des personnes physiques et des cotisations.

Qui fixe l'indemnité journalière ?

Indemnité journalière pour déplacements professionnels à l'étranger en 2018 l'employeur a le droit d'établir de manière indépendante, en fixant les montants dans une convention collective ou dans un acte réglementaire local (article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie). À ces fins, les entreprises peuvent utiliser l'indemnité journalière pour les voyages d'affaires à l'étranger, établie par le gouvernement de la Fédération de Russie pour les organisations budgétaires (). L'indemnité journalière pour certains pays est indiquée dans le tableau.

Table. Indemnité journalière pour déplacements professionnels à l'étranger en 2018

Vous pouvez voir ci-dessous un exemple de commande sur la fixation de l'indemnité journalière pour les voyages d'affaires à l'étranger.

L'indemnité journalière est calculée comme suit :

• lors d'un déplacement professionnel à l'étranger, pour le jour du franchissement de la frontière, les indemnités journalières sont versées selon les normes applicables aux déplacements professionnels à l'étranger (selon le pays d'arrivée du salarié) ;
• au retour d'un voyage à l'étranger pour le jour du passage de la frontière, les indemnités journalières sont versées selon les normes russes;
• si lors d'un voyage d'affaires un employé visite plusieurs pays, il faut prendre les normes de l'état où l'employé s'est retrouvé en fin de journée.

Attention : si un salarié est envoyé en déplacement professionnel d'une journée à l'étranger, l'indemnité journalière pour les voyages d'affaires d'une journée à l'étranger est de 50% du montant total établi par les documents locaux de l'entreprise ().

Exemple. L'employé a pris l'avion de Saint-Pétersbourg à Tallinn le 10 septembre à 9h52, à 13h25 de Tallinn à Berlin, de Berlin à Zurich à 20h51. Dans cette situation, les per diem sont payés selon les normes établies pour les voyages d'affaires en Suisse. Le jour du retour d'un voyage d'affaires, des indemnités journalières en Fédération de Russie sont facturées.

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De quoi prendre l'indemnité journalière pour les voyages d'affaires en 2018

Lors du calcul de l'impôt sur le revenu et des cotisations pour accident, il n'est pas nécessaire de normaliser les indemnités journalières pour les voyages d'affaires à l'étranger en 2018. Les normes et la comptabilisation dépendent du montant prévu par des documents internes : une convention collective, des règlements sur les voyages d'affaires, etc. Il suffit de prendre en compte que si l'indemnité journalière est émise dans une devise étrangère, pour calculer impôt sur le revenu, ce montant doit être converti en roubles au taux officiel Banque centrale à la date de délivrance des indemnités journalières (clause 10, article 272 du Code fiscal de la Fédération de Russie).

Mais lors du calcul de l'impôt sur le revenu des personnes physiques, les indemnités journalières sont soumises à un rationnement. Lors d'un voyage à l'étranger, l'impôt sur le revenu des personnes physiques n'est pas soumis au montant de l'indemnité journalière, ne dépassant pas 2500 roubles. par jour (clause 3, article 217 du Code fiscal de la Fédération de Russie). Cela signifie que si une entreprise paie une indemnité journalière de 2600 roubles, 100 roubles. dont sont soumis à l'impôt sur le revenu.

La même règle s'applique aux cotisations de retraite, aux cotisations médicales, aux cotisations de maladie et de maternité. En savoir plus sur la façon de calculer les contributions journalières dans l'article.

Exemple.La société a fixé l'indemnité journalière pour les voyages d'affaires à l'étranger - 2700 roubles. L'employé était en voyage d'affaires - 4 jours. Le montant à payer est de 10 800 roubles. (2700 roubles x 4 jours).

La base d'imposition de l'impôt sur le revenu des personnes physiques et des primes d'assurance (à l'exception des blessures) 800 roubles. .