Kanban: τι είναι; Σκοπεύετε να εφαρμόσετε το Kanban στις επιχειρηματικές σας διαδικασίες; Εδώ να ξεκινήσετε

Θα γράψω αρκετά άρθρα σχετικά με τη νέα μεθοδολογία ευέλικτης ανάπτυξης Kanban (Kanban Development) προκειμένου να προετοιμαστώ για το Scandinavian Agile Conference 2009, όπου θα δώσω μία από τις εκθέσεις (παρεμπιπτόντως, προσκαλώ όλους στο διάσκεψη).
Σήμερα δημοσιεύω το πρώτο από τα άρθρα.
Ο κύριος στόχος του πρώτου άρθρου είναι να περιγράψει τα βασικά του Kanban όσο πιο απλά γίνεται: τι είναι, πώς διαφέρει από άλλες ευέλικτες μεθοδολογίες και γιατί χρειάζεται.
Θα ήθελα επίσης να συγκεντρώσω όσο το δυνατόν περισσότερες ερωτήσεις και αμφιβολίες στα σχόλια για να τις απαντήσω σε μελλοντικά άρθρα, επομένως γράψτε οτιδήποτε δεν καταλαβαίνετε ή οτιδήποτε άλλο θα θέλατε να μάθετε για το Kanban.
Δεν είμαι ακριβώς μεγάλος ειδικός σε αυτή τη νέα μεθοδολογία, αλλά μέσα στην ομάδα ήρθαμε στο Kanban μόνοι μας και περάσαμε με συνέπεια όλα τα στάδια της μετάλλαξης από το SCRUM στο Kanban, επομένως έχουμε πρακτική εμπειρία.

Αρχικά, θα γράψω για την προέλευση του όρου Kanban.

Αυτός ο όρος μας ήρθε από την Ιαπωνία χάρη στο σύστημα παραγωγής της Toyota, ευρέως γνωστό σε στενούς κύκλους. Θα ήθελα όσο το δυνατόν περισσότεροι άνθρωποι να διαβάσουν για αυτό το σύστημα και τις βασικές αρχές που είναι ενσωματωμένες σε αυτό - λιτή παραγωγή, συνεχής ανάπτυξη, εστίαση στον πελάτη κ.λπ. Όλες αυτές οι αρχές περιγράφονται στο βιβλίο του Taiichi Ohno The Toyota Production System, το οποίο έχει μεταφραστεί στα ρωσικά.

Ο όρος Kanban έχει κυριολεκτική μετάφραση: "Kan" σημαίνει ορατό, οπτικό και "ban" σημαίνει κάρτα ή πίνακας.
Στα εργοστάσια της Toyota, οι κάρτες Kanban χρησιμοποιούνται παντού για να αποφευχθεί η ακαταστασία των αποθηκών και των χώρων εργασίας με προκατασκευασμένα ανταλλακτικά. Για παράδειγμα, φανταστείτε να τοποθετείτε πόρτες σε ένα Toyota Corolla. Έχετε ένα πακέτο με 10 πόρτες κοντά στο χώρο εργασίας σας. Τα βάζετε το ένα μετά το άλλο σε νέα αυτοκίνητα και όταν απομένουν 5 πόρτες στο πακέτο, τότε ξέρετε ότι είναι ώρα να παραγγείλετε νέες πόρτες. Παίρνετε μια κάρτα Kanban, γράφετε μια παραγγελία για 10 πόρτες και την πηγαίνετε σε αυτόν που φτιάχνει τις πόρτες. Ξέρεις ότι θα τα φτιάξει στην ώρα σου για να ξεμείνεις από τις υπόλοιπες 5 πόρτες. Και αυτό ακριβώς συμβαίνει - όταν τοποθετείτε την τελευταία πόρτα, έρχεται ένα πακέτο με 10 νέες πόρτες. Και αυτό συμβαίνει συνεχώς - παραγγέλνετε νέες πόρτες μόνο όταν τις χρειάζεστε.
Τώρα φανταστείτε ότι ένα τέτοιο σύστημα λειτουργεί σε ολόκληρο το εργοστάσιο. Δεν υπάρχουν πουθενά αποθήκες όπου κάθονται ανταλλακτικά για εβδομάδες και μήνες. Όλοι εργάζονται μόνο κατόπιν παραγγελίας και παράγουν ακριβώς όσα ανταλλακτικά ζητούνται. Εάν ξαφνικά υπάρξουν περισσότερες ή λιγότερες παραγγελίες, το ίδιο το σύστημα προσαρμόζεται εύκολα στις αλλαγές.

Ο κύριος σκοπός των καρτών Kanban σε αυτό το σύστημα είναι να μειώσουν τον όγκο της "εργασίας σε εξέλιξη" (work in progress).
Για παράδειγμα, μια ολόκληρη γραμμή παραγωγής μπορεί να έχει ακριβώς 10 πόρτες κάρτες. Αυτό σημαίνει ότι ανά πάσα στιγμή δεν θα υπάρχουν περισσότερες από 10 έτοιμες πόρτες στη γραμμή. Πότε να παραγγείλετε νέες πόρτες και πόσο είναι έργο για αυτόν που τις τοποθετεί. Μόνο αυτός γνωρίζει τις ανάγκες του και μόνο αυτός μπορεί να κάνει παραγγελίες στον κατασκευαστή της πόρτας, αλλά πάντα περιορίζεται σε 10.
Αυτή η μέθοδος λιτής κατασκευής επινοήθηκε στην Toyota και τώρα πολλές κατασκευαστικές εταιρείες σε όλο τον κόσμο την εφαρμόζουν ή την έχουν ήδη εφαρμόσει.

Αλλά όλα αυτά σχετίζονται με την παραγωγή, όχι την ανάπτυξη λογισμικού.
Τι είναι η ανάπτυξη Kanban σε σχέση με το λογισμικό και σε τι διαφέρει από άλλες ευέλικτες μεθοδολογίες, είτε πρόκειται για SCRUM είτε για XP;

Πρώτον, πρέπει να καταλάβετε αμέσως ότι το Kanban δεν είναι μια συγκεκριμένη διαδικασία, αλλά ένα σύστημα αξιών. Ακριβώς όπως το SCRUM με XP. Αυτό σημαίνει ότι κανείς δεν θα σας πει τι και πώς να κάνετε βήμα προς βήμα.
Δεύτερον, όλο το Kanban μπορεί να περιγραφεί με μια απλή φράση - «Μείωση των εργασιών που βρίσκονται σε εξέλιξη (εργασία σε εξέλιξη)».
Τρίτον, το Kanban είναι μια ακόμη πιο «ευέλικτη» μεθοδολογία από το SCRUM και το XP. Αυτό σημαίνει ότι δεν θα ταιριάζει σε όλες τις ομάδες ή σε όλα τα έργα. Και σημαίνει επίσης ότι η ομάδα πρέπει να είναι ακόμα πιο έτοιμη να εργαστεί ευέλικτα από ομάδες που χρησιμοποιούν SCRUM και XP.

Διαφορά μεταξύ Kanban και SCRUM:
- Στο Kanban δεν υπάρχουν χρονικά πλαίσια για τίποτα (ούτε εργασίες ούτε σπριντ)
- Στο Kanban υπάρχουν περισσότερες εργασίες και λιγότερες από αυτές
- Στο Kanban, οι εκτιμήσεις των προθεσμιών για μια εργασία είναι προαιρετικές ή καθόλου
- Στο Kanban, δεν υπάρχει "ταχύτητα ομάδας" και λαμβάνεται υπόψη μόνο ο μέσος χρόνος για την ολοκλήρωση μιας εργασίας

Τώρα κοιτάξτε αυτήν τη λίστα και σκεφτείτε - τι απομένει από την ευέλικτη μεθοδολογία εάν αφαιρέσουμε τα σπριντ, αυξήσουμε το μέγεθος των εργασιών και σταματήσουμε να μετράμε την ταχύτητα της ομάδας; Τίποτα?
Πώς μπορούμε να μιλήσουμε ακόμη και για έλεγχο ανάπτυξης αν αφαιρέσουμε τα κύρια εργαλεία ελέγχου - προθεσμίες, ταχύτητα εργασίας και σπριντ; Για μένα, αυτή η ερώτηση είναι σχεδόν η πιο σημαντική.
Οι μάνατζερ σκέφτονται πάντα τον έλεγχο και προσπαθούν να τον αποκτήσουν, αν και στην πραγματικότητα δεν τον έχουν ποτέ. Ο έλεγχος της ανάπτυξης από τον μάνατζερ είναι φαντασία. Εάν η ομάδα δεν θέλει να εργαστεί, τότε ανεξάρτητα από το πώς την ελέγχετε, θα αποτύχει το έργο.
Εάν η ομάδα απολαμβάνει τη δουλειά και εργάζεται με πλήρη αφοσίωση, τότε δεν χρειάζεται έλεγχος, αλλά μόνο παρεμβαίνει και αυξάνει το κόστος.
Για παράδειγμα, το γνωστό πρόβλημα του SCRUM είναι το μεγάλο κόστος των συζητήσεων, των συναντήσεων και οι μεγάλες απώλειες χρόνου στους κόμβους των σπριντ (όταν δαπανάται τουλάχιστον μια μέρα κλείνοντας ένα σπριντ και μετά μια μέρα ανοίγοντας ένα νέο. Και. αν το σπριντ είναι 2 εβδομάδες, τότε 2 ημέρες από τις 2 εβδομάδες είναι 20%, πολύ). Ως αποτέλεσμα, σχεδόν το 30-40% του χρόνου κατά τη χρήση του SCRUM αφιερώνεται στη διατήρηση της ίδιας της διαδικασίας - σε καθημερινές συναντήσεις, σε 5% εργαστήρια, σε αναδρομικά σπριντ κ.λπ. τριάντα%!

Η ανάπτυξη Kanban διαφέρει από το SCRUM κυρίως ως προς την εστίασή της στις εργασίες. Εάν στο SCRUM η κύρια εστίαση της ομάδας είναι η επιτυχής ολοκλήρωση των σπριντ (πρέπει να παραδεχτούμε ότι αυτό ισχύει), τότε στο Kanban οι εργασίες έρχονται πρώτα.
Δεν υπάρχουν σπριντ· η ομάδα εργάζεται σε μια εργασία από την αρχή μέχρι την ολοκλήρωση. Η ανάπτυξη μιας εργασίας γίνεται όταν είναι έτοιμη. Παρουσίαση ολοκληρωμένης εργασίας - επίσης. Η ομάδα δεν πρέπει να υπολογίζει το χρόνο για να ολοκληρώσει μια εργασία, γιατί αυτό δεν έχει νόημα και είναι σχεδόν πάντα λάθος στην αρχή.
Εάν ο μάνατζερ εμπιστεύεται την ομάδα, τότε γιατί να έχουμε μια εκτίμηση χρόνου; Η δουλειά του διευθυντή είναι να δημιουργήσει μια ομάδα εργασιών με προτεραιότητα και η δουλειά της ομάδας είναι να ολοκληρώσει όσο το δυνατόν περισσότερες εργασίες από αυτήν την ομάδα. Ολα. Δεν χρειάζεται έλεγχος. Το μόνο που χρειάζεται από τον διαχειριστή είναι να προσθέσει εργασίες σε αυτό το pool ή να αλλάξει την προτεραιότητά τους. Έτσι διαχειρίζεται το έργο.

Η ομάδα χρησιμοποιεί έναν πίνακα Kanban για να εργαστεί. Για παράδειγμα, μπορεί να μοιάζει με αυτό (λήψη):

Στήλες από αριστερά προς τα δεξιά:

Στόχοι του έργου:
Προαιρετική αλλά χρήσιμη στήλη. Μπορείτε να βάλετε στόχους έργου υψηλού επιπέδου εδώ, ώστε η ομάδα να μπορεί να τους δει και όλοι να γνωρίζουν γι' αυτούς. Για παράδειγμα, "Αύξηση ταχύτητας κατά 20%" ή "Προσθήκη υποστήριξης για Windows 7".

Ουρά εργασιών:
Εδώ αποθηκεύονται οι εργασίες και είναι έτοιμες να ξεκινήσουν. Η εργασία με την υψηλότερη προτεραιότητα λαμβάνεται πάντα για εκτέλεση και η κάρτα της μετακινείται στην επόμενη στήλη.

Ανάπτυξη σχεδίου:
Αυτή και οι υπόλοιπες στήλες μέχρι το "Ολοκληρώθηκε" ενδέχεται να αλλάξουν επειδή είναι η ομάδα που αποφασίζει ποια βήματα θα περάσει η εργασία για να φτάσει στην κατάσταση "Ολοκληρώθηκε".
Για παράδειγμα, αυτή η στήλη μπορεί να περιέχει εργασίες για τις οποίες ο κώδικας ή ο σχεδιασμός της διεπαφής δεν είναι ακόμη σαφής και είναι υπό συζήτηση. Όταν ολοκληρωθούν οι συζητήσεις, η εργασία μετακινείται στην επόμενη στήλη.

Ανάπτυξη:
Εδώ η εργασία μένει μέχρι να ολοκληρωθεί η ανάπτυξη της δυνατότητας. Μόλις ολοκληρωθεί, μετακινείται στην επόμενη στήλη.
Ή, εάν η αρχιτεκτονική δεν είναι σωστή ή ακριβής, η εργασία μπορεί να επιστραφεί στην προηγούμενη στήλη.

Δοκιμές:
Η εργασία βρίσκεται σε αυτήν τη στήλη ενώ δοκιμάζεται. Εάν εντοπιστούν σφάλματα, επιστρέφεται στο Development. Αν όχι, προχωρά.

Ανάπτυξη:
Όλα τα έργα έχουν τη δική τους ανάπτυξη. Για κάποιους, αυτό σημαίνει ανάρτηση μιας νέας έκδοσης του προϊόντος στον διακομιστή και για άλλους σημαίνει απλώς δέσμευση του κώδικα στο αποθετήριο.

Πεπερασμένος:
Το αυτοκόλλητο πηγαίνει εδώ μόνο όταν ολοκληρωθούν πλήρως όλες οι εργασίες για την εργασία.

Σε οποιαδήποτε δουλειά υπάρχουν επείγουσες εργασίες. Σχεδιασμένο ή όχι, αλλά αυτά που πρέπει να γίνουν τώρα. Για τέτοια, μπορείτε να διαθέσετε μια ειδική θέση (με την ένδειξη "Expedite" στην εικόνα). Μπορείτε να βάλετε μια επείγουσα εργασία στο Expedite και να βάλετε την ομάδα να αρχίσει να την εργάζεται αμέσως και να την ολοκληρώσει όσο το δυνατόν γρηγορότερα. Αλλά μπορεί να υπάρχει μόνο ένα τέτοιο καθήκον! Εάν εμφανιστεί ένα άλλο, πρέπει να προστεθεί στην "Ουρά εργασιών".

Και τώρα το πιο σημαντικό. Βλέπετε τους αριθμούς κάτω από κάθε στήλη; Αυτός είναι ο αριθμός των εργασιών που μπορούν να βρίσκονται σε αυτές τις στήλες ταυτόχρονα. Οι αριθμοί επιλέγονται πειραματικά, αλλά πιστεύεται ότι θα πρέπει να εξαρτώνται από τον αριθμό των προγραμματιστών στην ομάδα.
Για παράδειγμα, εάν έχετε 8 προγραμματιστές σε μια ομάδα, τότε μπορείτε να βάλετε τον αριθμό 4 στη γραμμή "Ανάπτυξη". Αυτό σημαίνει ότι οι προγραμματιστές δεν θα κάνουν περισσότερες από 4 εργασίες ταυτόχρονα, πράγμα που σημαίνει ότι θα έχουν πολλούς λόγους να επικοινωνούν και μοιράζονται εμπειρίες. Εάν βάλετε τον αριθμό 2 εκεί, τότε 8 προγραμματιστές που κάνουν δύο εργασίες μπορεί να βαρεθούν ή να χάνουν πολύ χρόνο σε συζητήσεις. Εάν το ορίσετε στο 8, τότε ο καθένας θα κάνει τη δική του εργασία και ορισμένες εργασίες θα παραμείνουν στον πίνακα για μεγάλο χρονικό διάστημα, αλλά ο κύριος στόχος του Kanban είναι να μειώσει τον χρόνο που χρειάζεται για να περάσει μια εργασία από την αρχή στο έτοιμο στάδιο.
Κανείς δεν θα δώσει μια ακριβή απάντηση για το ποια θα πρέπει να είναι αυτά τα όρια, αλλά πρώτα δοκιμάστε να διαιρέσετε τον αριθμό των προγραμματιστών με 2 και δείτε πώς λειτουργεί στην ομάδα σας. Αυτοί οι αριθμοί μπορούν στη συνέχεια να προσαρμοστούν ώστε να ταιριάζουν στην ομάδα σας.
Με τον όρο "προγραμματιστές" εννοώ όχι μόνο προγραμματιστές, αλλά και άλλους ειδικούς. Για παράδειγμα, για τη στήλη "Δοκιμή", οι προγραμματιστές είναι υπεύθυνοι δοκιμών, επειδή η δοκιμή είναι δική τους ευθύνη.

Οι εργασίες σε έναν τέτοιο πίνακα δεν είναι απλώς εργασίες, αλλά αυτό που ονομάζεται Minimum Marketing Feature, δηλαδή ένα χαρακτηριστικό που μπορεί να «πωληθεί» στους πελάτες.
Μια καλή δοκιμή για το MMF είναι να αναρωτηθείτε "Θα έγραφα για αυτήν τη δυνατότητα στο εταιρικό ιστολόγιο;" Αν όχι, δεν είναι MMF.

Τι νέο και χρήσιμο παρέχει ένας τέτοιος πίνακας με όρια;

Πρώτα, Η μείωση του αριθμού των παράλληλων εργασιών μειώνει σημαντικά τον χρόνο εκτέλεσης κάθε μεμονωμένης εργασίας.Δεν χρειάζεται να κάνετε εναλλαγή περιβάλλοντος μεταξύ εργασιών, να παρακολουθείτε διαφορετικές οντότητες, να τις προγραμματίζετε κ.λπ. - γίνεται μόνο ότι χρειάζεται. Δεν χρειάζεται να οργανώσετε προγραμματισμό σπριντ και εργαστήρια 5%, γιατί Ο προγραμματισμός έχει ήδη γίνει στη στήλη "ουρά εργασιών" και η λεπτομερής εργασία για την εργασία ξεκινά ΜΟΝΟ όταν αρχίσει να εκτελείται η εργασία.

Κατα δευτερον, τα βύσματα είναι αμέσως ορατά.Για παράδειγμα, εάν οι δοκιμαστές δεν αντεπεξέλθουν στις δοκιμές, τότε πολύ σύντομα θα γεμίσουν ολόκληρη τη στήλη τους και οι προγραμματιστές που έχουν ολοκληρώσει μια νέα εργασία δεν θα μπορούν πλέον να τη μετακινήσουν στη στήλη δοκιμής, επειδή είναι γεμάτο. Τι να κάνω? Τώρα είναι η ώρα να θυμηθούμε ότι «είμαστε μια ομάδα» και να λύσουμε αυτό το πρόβλημα. Για παράδειγμα, οι προγραμματιστές μπορούν να βοηθήσουν τους δοκιμαστές να ολοκληρώσουν μία από τις δοκιμαστικές εργασίες και μόνο τότε να μετακινήσουν μια νέα εργασία στον ελεύθερο χώρο. Αυτό θα ολοκληρώσει και τις δύο εργασίες πιο γρήγορα.

Τρίτον, μπορείτε να υπολογίσετε το χρόνο για να ολοκληρώσετε μια μέση εργασία. Μπορούμε να σημειώσουμε στην κάρτα την ημερομηνία που προστέθηκε στην ουρά εργασιών, μετά την ημερομηνία έναρξης και την ημερομηνία ολοκλήρωσης. Χρησιμοποιώντας αυτά τα τρία σημεία, για τουλάχιστον 10 εργασίες, μπορείτε ήδη να υπολογίσετε τον μέσο χρόνο αναμονής στην ουρά εργασιών και τον μέσο χρόνο ολοκλήρωσης της εργασίας. Και από αυτούς τους αριθμούς, ο διαχειριστής ή ο ιδιοκτήτης προϊόντος μπορεί ήδη να υπολογίσει ό,τι θέλει.

Όλα τα Kanban μπορούν να περιγραφούν με τρεις μόνο βασικούς κανόνες:
1. Οραματιστείτε την παραγωγή
- Χωρίστε την εργασία σε εργασίες, γράψτε κάθε εργασία σε μια κάρτα και τοποθετήστε την στον τοίχο ή στον πίνακα.
- Χρησιμοποιήστε επώνυμες στήλες για να εμφανίσετε την κατάσταση μιας εργασίας στην παραγωγή.
2. Περιορίστε το WIP(εργασία σε εξέλιξη ή εργασία που εκτελείται ταυτόχρονα) σε κάθεστάδιο παραγωγής.
3. Μετρήστε τον χρόνο κύκλου(μέσος χρόνος για την ολοκλήρωση μιας εργασίας) και βελτιστοποιεί συνεχώς τη διαδικασίαγια να μειώσετε αυτόν τον χρόνο.

Μόνο 3 κανόνες!
Για παράδειγμα, στο SCRUM υπάρχουν 9 βασικοί κανόνες. Σε XP - 13, και σε κλασικό RUP - έως και 120. Νιώστε τη διαφορά.

Εδώ θα τελειώσω το πρώτο άρθρο για το Kanban.
Περιμένω τα σχόλιά σας και τα σχόλιά σας, καθώς και προτάσεις για μελλοντικά άρθρα.

Η Maria Denisenko, ειδικός στα οικονομικά και τις προμήθειες, επικεφαλής της ανάπτυξης έργων προτεραιότητας στο ScrumTrek, μιλά για την εμπειρία της από την εφαρμογή της μεθόδου στο οικονομικό τμήμα ενός από τα ρωσικά υπουργεία. Αυτή η στήλη αξίζει επίσης να διαβαστεί για εκπροσώπους επιχειρήσεων που σκοπεύουν να εφαρμόσουν τη μεθοδολογία στα έργα τους.

Τι έπρεπε να κάνω;

Έχοντας ενταχθεί στο τμήμα προμηθειών του Υπουργείου Ψηφιακής Ανάπτυξης, Επικοινωνιών και Μαζικών Επικοινωνιών της Ρωσικής Ομοσπονδίας το 2013, ήρθα αντιμέτωπος με την επιλογή της διαδικασίας οργάνωσης των δραστηριοτήτων μιας ολόκληρης διαρθρωτικής μονάδας. Ήταν απαραίτητο να οργανωθεί η εργασία "από την αρχή" σύμφωνα με τις νέες νομικές απαιτήσεις. Ο νόμος αριθ. 94-FZ αντικαταστάθηκε από έναν νέο νόμο για το σύστημα συμβάσεων - ο νόμος αριθ. 44-FZ.

Ήμουν αντιμέτωπος με δύο καθήκοντα. Αφενός, ήταν απαραίτητο να οικοδομηθεί με σαφήνεια ένα σύστημα για την οργάνωση των προμηθειών σύμφωνα με τα νέα πρότυπα. Και αυτό σημαίνει: νέες διαδικασίες, νέα έγγραφα, νέα ηλεκτρονικά συστήματα, νέοι άνθρωποι. Από την άλλη πλευρά, ήταν απαραίτητο να επιβληθούν όλες αυτές οι καινοτομίες στην τρέχουσα πραγματικότητα του οργανισμού. Άλλωστε, ορισμένες διαδικασίες στον οργανισμό υπήρχαν ήδη και μάλιστα λειτουργούσαν. Υπήρχε ένα βουνό από τοπικές πράξεις (πάνω από είκοσι πέντε).

Υπήρχε ένα επιτελείο ειδικών - ένα ολόκληρο τμήμα. Δεν υπήρχε όμως δομή. Δεν υπήρξε αποτελεσματική διαδικασία βελτίωσης. Δεν υπήρχε κατανόηση του σκοπού της δραστηριότητας. Οι ειδικοί ήταν υπερφορτωμένοι.

Μετά από αρκετά μακρά μελέτη όλων των διαθέσιμων εγγράφων που ρυθμίζουν τις δραστηριότητες του τμήματος προμηθειών (κανονισμοί εργασίας των εργαζομένων και κανονισμοί για τα διαρθρωτικά τμήματα, εντολές για τη δημιουργία επιτροπών προμηθειών και παραλαβής, εντολές για αγορές και για τη σύναψη συμβάσεων) και έρευνες Υπάλληλοι του υπουργείου, κατέληξα στο συμπέρασμα ότι για αρχή πρέπει να οπτικοποιηθεί η όλη διαδικασία. Κατανοήστε και κατανοήστε αυτό που υπάρχει τώρα.

Ποια ήταν τα προβλήματα;

Ως αποτέλεσμα, αποδείχθηκε ότι, αφενός, υπάρχουν πολλές σημαντικές διαδικασίες που δεν ρυθμίζονται. Για παράδειγμα, η μεταφορά μιας σύμβασης για υπογραφή, ο χρόνος εξέτασης των εγγράφων σχετικά με μια καταγγελία, η διαδικασία αιτιολόγησης και ο σχεδιασμός των προμηθειών. Και κάθε ειδικός στον τομέα των κρατικών και δημοτικών προμηθειών γνωρίζει ότι ένα λάθος σε οποιαδήποτε από αυτές τις σημαντικές ενέργειες μπορεί να οδηγήσει στην επιβολή διοικητικής ευθύνης σε έναν συγκεκριμένο υπάλληλο.

Από την άλλη πλευρά, υπάρχουν πολλές διαδικασίες που είναι εντελώς άσχετες με τις δραστηριότητες της αγοραστικής δομικής μονάδας, αλλά εκτελούνται από τους υπαλλήλους της. Για παράδειγμα, ο σχηματισμός πρωταρχικών απαιτήσεων για τεχνικές προδιαγραφές, η συμμετοχή στην εκτέλεση της σύμβασης.

Οι υπάλληλοι του τμήματος προμηθειών ουσιαστικά δεν επικοινωνούσαν με λειτουργικούς πελάτες (παραγγελίες δομικών μονάδων του υπουργείου). Και αυτό το γεγονός οδήγησε σε σημαντική αύξηση και πολυπλοκότητα οποιωνδήποτε κοινών ή διαδοχικών διεργασιών. Η διοίκηση ήταν φορτωμένη με πολλές μικροδιαχειριστικές λειτουργίες, μπλοκάροντας εντελώς τη δυνατότητα στρατηγικής ανάπτυξης της κατεύθυνσης. Συνεχής υπογραφή παραγγελιών, έλεγχος συμβάσεων, επίλυση προβλημάτων στην αλληλεπίδραση του τμήματος αγορών και άλλων τμημάτων που εμπλέκονται στις προμήθειες.

Η ροή των καθηκόντων ήταν τόσο μη συστηματική και μεγάλη που καθένας από τους υπαλλήλους δικαιολογούσε «επιτυχώς» τη ρήτρα της σύμβασης εργασίας, η οποία έλεγε ότι ο δημόσιος υπάλληλος εργάζεται «στο πλαίσιο του ακανόνιστου ωραρίου».

Τι έχω κάνει?

Μη γνωρίζοντας ακόμη ότι η μέθοδος Kanban υπάρχει στον προηγμένο κόσμο, ακολούθησα ήδη διαισθητικά τις αρχές της και χρησιμοποίησα τις πρακτικές της.

Οπτικοποιημένες διαδικασίες

Ήταν δύσκολο και αρκετά μεγάλο. Κάποιες διαδικασίες έπρεπε να αφαιρεθούν αναγκαστικά από υπαλλήλους συναφών τμημάτων. Κάποια έγιναν εμφανή ήδη στη διαδικασία της εργασίας. Για να γίνει αυτό, έπρεπε να επικοινωνήσω με τους υπαλλήλους από το ανώτερο επίπεδο 1 έως το επίπεδο ενός απλού ειδικού, να εξαλείψω οπτικά την περιττή λειτουργικότητα και να δομήσω το σύστημα. Τα σημεία συμφόρησης, τα περιττά έγγραφα και η ανάγκη για νέους υπαλλήλους έγιναν ξεκάθαρα ορατά.

Εξήγησε στη διοίκηση τις αρχές του «συστήματος έλξης»

Και παράλληλα, έχτισε διαδικασίες με τέτοιο τρόπο, ώστε τα τμήματα παραγγελιών του υπουργείου, βάσει αιτημάτων των οποίων έγιναν οι προμήθειες, να αντιλαμβάνονται ξεκάθαρα τη διαφορά μεταξύ αποδεκτών και αναβαλλόμενων υποχρεώσεων. Κάθε μέρα το όριο WIP της «αποκλειστικής ζώνης» γινόταν όλο και πιο λογικό έως ότου έφτασε το πρότυπο μιας μονάδας. Δεν περάσαμε αμέσως από το «όλα επειγόντως» στην ιεράρχηση προτεραιοτήτων και στο τράβηγμα. Όχι αμέσως.

Είναι δύσκολο για τη διοίκηση να εξηγήσει γιατί το έργο τους δεν έχει ακόμη αναληφθεί. Για τους περισσότερους διευθυντές, οι εργασίες που βρίσκονται «σε εξέλιξη» για εβδομάδες είναι καλύτερες από την εργασία που πραγματικά γίνεται αυτή τη στιγμή και άλλες εργασίες που βρίσκονται σε ουρά για δέσμευση.

Η ιεράρχηση και ο περιορισμός της ροής, κατά τη γνώμη μου, αποδείχθηκαν τα πιο δύσκολα καθήκοντα. Αυτό είναι το υπουργείο, μου είπαν, όλα είναι σημαντικά εδώ. Όλα εδώ είναι επείγοντα. Και κάθε επικεφαλής της δομικής μονάδας παραγγελίας, και εκείνη την εποχή ήταν περίπου δώδεκα από αυτούς, έχει το δικαίωμα να ορίσει ένα έργο για τη μονάδα προμηθειών. Μετά από ένα χρόνο μεγάλης κλίμακας εργασιών προβολής, καταλήξαμε στο συμπέρασμα ότι οι προτεραιότητες του τμήματος αγορών είχαν τεθεί από εμένα. Και σπάνιες κλήσεις από διευθυντές κορυφαίου επιπέδου (αναπληρωτές υπουργοί) οδήγησαν σε αλλαγή προτεραιότητας ή προσθήκη εργασιών στη λωρίδα που είχε εκχωρηθεί.

Συνεργάστηκε με τη διοίκηση και την ομάδα για να κατανοήσει τι σημαίνει "κατάλληλο για το σκοπό" για την υπηρεσία μας.

Ήταν μια κατάρρευση του συστήματος. Οι άνθρωποι που εργάζονταν σε μια μικρή περιοχή αυτού που θεωρούσαν ότι ήταν η «τεχνική» εργασία ενός μεγάλου υπουργείου είχαν δυσκολία να καταλάβουν τον σκοπό και την ποιότητα. Σχεδόν ολόκληρη η ομάδα έπρεπε να αντικατασταθεί. Επιπλέον, η επιλογή των ειδικών ήταν το κλειδί για την επιτυχία της περαιτέρω ανάπτυξης της κατεύθυνσης. Ως εκ τούτου, το προσέγγισα πολύ σοβαρά, λαμβάνοντας υπόψη, μεταξύ άλλων, τα χαρακτηριστικά επιλογής που τυποποιούνται στον νόμο 79-FZ.

Η αλλαγή εργαζομένων είναι ένα αρκετά συχνό φαινόμενο όταν αλλάζουν οι προσεγγίσεις για την οργάνωση δραστηριοτήτων. Νέα καθήκοντα, νέα χαρακτηριστικά της εργασίας - δεν είναι κάθε εργαζόμενος έτοιμος να αντέξει όλα αυτά. Περίπου ένα χρόνο μετά την αλλαγή αριθμού εργαζομένων, μεταβήκαμε σε ένα νέο σύστημα εργασίας: από ένα κλειστό γραφείο σε έναν ανοιχτό χώρο με συνεχείς συζητήσεις και συναντήσεις, από αναπάντητες κλήσεις στην εστίαση στον πελάτη, από δικαιολογίες για λάθη που έγιναν κατά την προετοιμασία εγγράφων στην ομάδα εργαστείτε πάνω τους. Και έχω ήδη επιλέξει όλους τους επόμενους υπαλλήλους για το τμήμα αγορών σύμφωνα με το νέο πρότυπο διαδικασίας.

Συνεργάστηκε με πηγές δυσαρέσκειας στο τρέχον σύστημα και εφαρμόζοντας βρόχους ανατροφοδότησης

Σας ενθαρρύνω να συνεργάζεστε μαζί τους συνεχώς και στενά. Αυτή είναι η κύρια κινητήρια δύναμη της προόδου, κατά τη γνώμη μου. Εφαρμογή της αρχής της εξελικτικής ανάπτυξης. Πριν από αυτό, η συλλογή «ανατροφοδότησης» από τα ενδιαφερόμενα μέρη σε αυτόν τον οργανισμό απλώς δεν ήταν αποδεκτή. Κανείς δεν αποκάλεσε σχόλια εκτός από "παράπονα". Και όλα αυτά τα παράπονα βυθίστηκαν για πάντα στις σκιές της διοίκησης, με αποτέλεσμα μόνο προσωπικές επιπλήξεις στους εργαζόμενους.

Λαμβάναμε σχόλια τακτικά μέσω οργανωμένων καναλιών (αιτήματα υπηρεσιών σε επίπεδο διοίκησης, ημιεπίσημες συναντήσεις, κλήσεις ποιοτικού ελέγχου). Το μετατρέψαμε σε σύστημα. Και ως αποτέλεσμα μιας τέτοιας κοινής δουλειάς, δομήθηκαν οι διαδικασίες της συμβασιακής υπηρεσίας του υπουργείου, η οποία, σύμφωνα με τα τελευταία στοιχεία, περιελάμβανε περίπου 80 υπαλλήλους.

Η καλλιέργεια επιδείξεων ηγεσίας ήταν επίσης μια πρόκληση

Η κατάσταση περιπλέχθηκε από το γεγονός ότι, λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητες της εργασίας, κάθε εργαζόμενος είχε όχι μόνο ευθύνη, αλλά ευθύνη, υποστηριζόμενη από διοικητική ευθύνη (οποιεσδήποτε παραβιάσεις στον τομέα των προμηθειών χαρακτηρίζονται σύμφωνα με το σχετικό άρθρο του του Διοικητικού Κώδικα). Σε ένα σύστημα όπου τα «μπόνους» περιλαμβάνουν μόνο την ευγνωμοσύνη του υπουργού και την ευθύνη από 3 έως 50 χιλιάδες ρούβλια για κάθε παράβαση, κανείς δεν ήθελε να είναι «αρχηγός».

Στην αρχή έδινα μικρές εργασίες σε μικρές ομάδες. Αργότερα, οι συνάδελφοι αυθόρμητα αύξησαν τον αριθμό των εργαζομένων που συμμετείχαν στην επίλυση του ζητήματος. Πραγματοποιήσαμε εργαστήρια και συνεδρίες καταιγισμού ιδεών. Οργάνωσε εσωτερικά προγράμματα εκπαίδευσης εργαζομένων. Καλλιεργήσαμε ένα ινστιτούτο καθοδήγησης όταν το τμήμα αγορών αναπληρώθηκε με νέους υπαλλήλους.

Σύντομα η συνεργασία έγινε κοινή. Τώρα σχεδόν οποιαδήποτε εργασία εκτελούνταν (αναδοχή ή επίβλεψη) από πολλούς υπαλλήλους. Ο αριθμός των σφαλμάτων έχει μειωθεί (σχεδόν πέντε φορές) και η ταχύτητα εργασίας σε κάθε τοποθεσία έχει αυξηθεί. Αρχίσαμε να πηγαίνουμε σπίτι εγκαίρως, εξαιρουμένων των εποχικών περιόδων προϋπολογισμού και προγραμματισμού.

Κατά τη διαμόρφωση κανόνων για τη βελτίωση της απόδοσης, αντιμετωπίσαμε επίσης ορισμένες δυσκολίες

Μετά την οπτικοποίηση της διαδικασίας και τη δοκιμή της εργασίας λαμβάνοντας υπόψη τα όρια WIP, η διοίκηση αποφάσισε να ρυθμίσει τις διαδικασίες (καλά, πού θα ήταν μια κρατική υπηρεσία χωρίς αυτό). Και οι όποιες μεταγενέστερες αλλαγές έπρεπε να πραγματοποιηθούν μέσω εγκρίσεων. Όμως, ακολουθώντας το γενικό παράδειγμα μιας ευέλικτης προσέγγισης, τέτοιες εγκρίσεις έγιναν αρκετά ανώδυνα. Και επιλύθηκαν εν μέρει στο δικό μου επίπεδο.

Έχουμε διαμορφώσει τους κανονισμούς παροχής υπηρεσιών συμβολαίου. Αυτό είναι ένα έγγραφο διαδικασίας που δημιουργήθηκε μετά από οπτικοποίηση διαδικασιών και σύνδεσή τους με νομοθετικούς κανόνες, καθώς και μετά από αναδιανομή λειτουργικότητας. Ήταν ζωντανό, υπόκειται σε συνεχείς αλλαγές με βάση τα αποτελέσματα των διαδικασιών εντοπισμού σφαλμάτων, καθώς και σε περίπτωση αλλαγών στους νομοθετικούς κανόνες.

Η αρχή της απόσυρσης καθηκόντων περιπλέχθηκε σημαντικά στο αρχικό στάδιο από τα νομοθετικά χαρακτηριστικά των προμηθειών

Αυτές οι διαδικασίες έχουν αυστηρές προθεσμίες και μια σαφή διαδικασία εφαρμογής που ορίζεται στο νόμο αριθ. 44-FZ. Όλα ρυθμίζονται: ο σχηματισμός και η δημοσίευση ενός σχεδίου προμηθειών και ενός χρονοδιαγράμματος προμηθειών, ο χρόνος δημοσίευσης προκήρυξης προμήθειας και ο χρόνος ανάρτησης τεκμηρίωσης, ο χρόνος εξέτασης των αιτήσεων των συμμετεχόντων και ο χρόνος υπογραφής σύμβασης. Ο συσχετισμός όλων αυτών με τα όρια WIP και η επίτευξη της ιδανικής ταχύτητας παράδοσης δεν είναι εύκολη υπόθεση. Και λαμβάνοντας υπόψη τις συνεχείς αλλαγές στη νομοθεσία, ένα τέτοιο σύστημα δεν θα λειτουργήσει καθόλου χωρίς συνεχή εξελικτική ανάπτυξη.

Ποιο είναι το αποτέλεσμα;

Με τον καιρό κατάφερα να συστηματοποιήσω, να εμβαθύνω και να επεκτείνω ολόκληρη την ακεραιότητα της γνώσης και τη συσσωρευμένη εμπειρία στη διαδικασία εκμάθησης της μεθόδου Kanban. Αποκαλύφθηκε η σημασία της χρήσης κάποιων διεργασιών που δεν είχαν καταγραφεί στο παρελθόν. Το εύρος των μετρήσεων έχει διευρυνθεί σημαντικά. Υπάρχει κατανόηση του εύρους εφαρμογής της μεθόδου. Δημιουργήθηκε πλήρως ένα σύστημα βασικών αρχών (τώρα όχι μόνο τις κατάλαβα, αλλά μπορούσα εύκολα να τις κάνω προφανείς στους άλλους).

Με βάση περισσότερα από πέντε χρόνια εργασιακής εμπειρίας, μπορώ να βγάλω ένα σαφές συμπέρασμα ότι το kanban μπορεί να λειτουργήσει αποτελεσματικά στο οικονομικό μπλοκ. Επιπλέον, διευκολύνει σημαντικά την αλληλεπίδραση της οικονομικής μονάδας με γειτονικά διαρθρωτικά τμήματα.

Το σύνολο αρχών και πρακτικών που παρουσιάζονται παραπάνω μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως σύντομος οδηγός για την εφαρμογή του Kanban στο οικονομικό τμήμα. Ταυτόχρονα, θα ήθελα να επιστήσω την προσοχή σας στο γεγονός ότι σε αυτό το άρθρο δεν θίξαμε τις λεπτομερείς πτυχές της συστηματικής προσέγγισης για την εφαρμογή του kanban (S.T.A.T.I.K.). Θα συζητήσουμε αυτό το θέμα σε ξεχωριστό άρθρο.

Δυστυχώς, δεν μπόρεσα να κλιμακώσω τις διαδικασίες σε ένα ευρύτερο φάσμα υπηρεσιών. Όμως σε μπλοκ που γειτνιάζουν με οικονομικά τμήματα, η χρήση της μεθόδου kanban είναι επίσης δυνατή και αποτελεσματική, λαμβάνοντας υπόψη ακόμη και τις ιδιαιτερότητες του δημόσιου τομέα. Και σύντομα θα μοιραστούμε μαζί σας τα αποτελέσματα μιας τέτοιας υπόθεσης.

Η διαχείριση Kamban στην οικονομική πρακτική σημαίνει μια τέτοια οργάνωση επιχειρηματικής δραστηριότητας - είτε πρόκειται για μεταποίηση, υλικοτεχνική υποστήριξη είτε λιανική - που μπορεί να χαρακτηριστεί ως ένα σύστημα just-in-time. Ο ίδιος ο όρος "Kanban", ο οποίος μεταφράζεται από τα ιαπωνικά ως "ορατή κάρτα", περιέχει μια προσέγγιση για τη βελτιστοποίηση της επιχείρησης με διαίρεση σε λειτουργίες και οπτικοποίηση της διαδικασίας εργασίας. Και παρόλο που η φιλοσοφία Kanban χρησιμοποιήθηκε για πρώτη φορά από την Toyota πριν από περισσότερο από μισό αιώνα, αυτή η μέθοδος με τη σύγχρονη έννοια αναπτύχθηκε και προτάθηκε από τον οικονομολόγο David Anderson.

Τι είναι το σύστημα Kanban;

Ο οικονομολόγος David Anderson, ενώ βρισκόταν στο Τόκιο την άνοιξη του 2005, κατά τη διάρκεια μιας βόλτας στους Ανατολικούς Κήπους του Αυτοκρατορικού Παλατιού, κατέληξε στο συμπέρασμα ότι τα επαναχρησιμοποιήσιμα πολύχρωμα πλαστικά εισιτήρια για τουρίστες, που ονομάζονται Kanban, θα μπορούσαν να γίνουν εργαλείο οικονομικής δραστηριότητας στην συνθήκες αβεβαιότητας. Κάνοντας τη βόλτα και στρίβοντας στο Kanban, ουσιαστικά ολοκλήρωσε την «πλασματική δουλειά». Οι ελεγκτές έκαναν σημειώσεις σχετικά με την έκδοση καρτών στους επισκέπτες και την παραλαβή τους σε ειδικό πίνακα με στήλες.

Ο Anderson κατέληξε στο συμπέρασμα ότι μέσω καρτών και στηλών είναι δυνατός, για παράδειγμα, ο έλεγχος των αποθεμάτων σε μια αποθήκη ή η προμήθεια αγαθών. Χάρη στην ιδέα της στιγμής, θα είναι δυνατή η ελαχιστοποίηση του κόστους υλικών και η βελτιστοποίηση των πωλήσεων. Κάτι παρόμοιο χρησιμοποιήθηκε στη μηχανολογική παραγωγή της Toyota στα τέλη της δεκαετίας του '60 του περασμένου αιώνα, αλλά τότε ο αριθμός των εργασιών που εκτελούνταν ταυτόχρονα ήταν ελάχιστος, η εργασία πραγματοποιήθηκε σύμφωνα με έναν αυστηρό αλγόριθμο.

Έτσι ο Anderson είδε τον πίνακα Kanban ως ένα πολύτιμο εργαλείο παραγωγής, το οποίο περιέγραψε στο βιβλίο Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business.

Τι κάνει η Kanban για την παραγωγή;

Έτσι, η μεθοδολογία Kanban που διατυπώθηκε από τον David Anderson είναι μια εξελικτική διαδικασία διαχείρισης εργασιών που περιλαμβάνει την ακριβή οργάνωση της εργασίας (παραδόσεις).

«Η βασική αρχή είναι ότι οποιαδήποτε εργασία δεν πρέπει να είναι μάταιη», λέει ο οικονομολόγος Maxim Yurkin. - Το Kanban επιτρέπει σε έναν επιχειρηματία να βελτιστοποιήσει τα στάδια ενός έργου ακόμη και πριν αυτό ξεκινήσει, με βάση τις οπτικές πληροφορίες που έχει για την ολοκλήρωση παρόμοιας εργασίας. Πάνω σε αυτό στηρίζεται η «λιπαρή κατασκευή».

Εάν συγκρίνουμε τις διαδικασίες παραγωγής πριν και μετά την εφαρμογή της μεθοδολογίας του Anderson, μπορούμε να δούμε πώς μειώνεται το κόστος υλικών μέρα με τη μέρα. Ταυτόχρονα, οι εργαζόμενοι καθοδηγούνται από την καταχώριση στην κάρτα Kanban «Τέλος» («έγινε») «ακριβώς έγκαιρα». Οι επιχειρηματίες που εφάρμοσαν τη μέθοδο Anderson ανέφεραν αύξηση της κερδοφορίας της επιχείρησής τους κατά 25-30% - χωρίς καμία σημαντική επένδυση. Με τον καιρό, η μέθοδος Kanban γίνεται όλο και πιο διαδεδομένη και σε ζήτηση στις μεσαίες και μικρές επιχειρήσεις.

Πώς να εισαγάγετε το Kanban σε μια εταιρεία;

Μια ανάλυση δημοσιεύσεων στα ρωσικά μέσα ενημέρωσης δείχνει ότι σε πολλές περιπτώσεις, η εφαρμογή του Kanban σημαίνει την ενσωμάτωση ενός συστήματος εφοδιασμού «ακριβώς στην ώρα του», το οποίο χρησιμοποιεί ειδικούς πίνακες με στήλες «to do» (έναρξη εργασίας), «στο πρόοδος» (εργασία), «επανεξέταση» (αναθεώρηση εργασίας), «δοκιμή» (αποτέλεσμα), «ολοκληρώθηκε» (ολοκληρώθηκε). Έτσι, οι ενέργειες όλων των εργαζομένων ελέγχονται και δεν επιτρέπεται να δημιουργηθεί κατάσταση όταν ένας υπάλληλος έχει συγκεντρώσει τεράστιο αριθμό ανεκπλήρωτων εργασιών, ενώ ένας άλλος κάθεται αδρανής.

Ένας Ρώσος αναγνώστης του βιβλίου του Άντερσον μπορεί να πιστεύει ότι το Kanban είναι αντιδιαισθητικό. Είναι σαν να βάζεις το κάρο πριν από το άλογο, γιατί ο παραδοσιακός σχεδιασμός γίνεται από την αρχή. Αυτή η μέθοδος ενθαρρύνει «σταμάτα να ξεκινάς και άρχισε να τελειώνεις».

4 αρχές του Kanban

Για να κατανοήσετε και να εφαρμόσετε με επιτυχία ένα σύστημα JIT στην επιχείρησή σας, πρέπει να δώσετε προσοχή στα εννέα θεμελιώδη πράγματα του Kanban: 4 αρχές και 5 κανόνες. Ας ξεκινήσουμε με τις αρχές:

• Πάντα να αξιολογείτε αυτό που κάνετε.
• Να είστε προετοιμασμένοι για εξελικτικές αλλαγές.
• Σεβαστείτε τους ρόλους, τις ευθύνες και τους τίτλους.
• Ενθαρρύνετε τους άτυπους ηγέτες.

Το γεγονός είναι ότι η έννοια του Kanban δεν παρέχει ρυθμίσεις "σιδερένιου", πολύ λιγότερο συνταγογραφεί "θεραπευτικές" διαδικασίες. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο Anderson συμβουλεύει την «υπερβολή» κανόνων πέρα ​​από την υπάρχουσα ροή εργασίας που πρέπει να ακολουθείται καθημερινά στην παραγωγή. Σημειώστε ότι η μέθοδος Kanban περιλαμβάνει την παρακολούθηση της διαδρομής της ελάχιστης αντίστασης. Με άλλα λόγια, ενθαρρύνει συνεχείς σταδιακές και εξελικτικές αλλαγές στο τρέχον σύστημα, καθώς η επαναστατική αλλαγή αντιμετωπίζει σημαντική αντίσταση - τόσο από τους εργαζόμενους όσο και από τους πελάτες.

Ο David Anderson ενθαρρύνει την εκτίμηση των υφιστάμενων επιχειρηματικών διαδικασιών, καθώς και των ρόλων, των τίτλων και των ευθυνών των εργαζομένων. Με άλλα λόγια, εάν ορισμένες διεργασίες σε μια διαδικασία εκτελούνται σωστά, τότε αξίζει να τις αποθηκεύσετε. Μπορείτε να επιστρέψετε στον εκσυγχρονισμό τους αργότερα, όταν βελτιωθούν άλλες διαδικασίες. Είναι σημαντικό να κατανοήσουμε ότι η σταδιακή αλλαγή δεν πρέπει να δημιουργεί φόβο που θα παρεμπόδιζε την πρόοδο. Είναι απαραίτητο να συγκροτηθεί μια ομάδα που θα επέτρεπε στον επιχειρηματία να εισάγει ευρέως νέα προϊόντα και, ως εκ τούτου, θα διευκόλυνε την εφαρμογή της ιδέας Kanban.

Σημειώνεται επίσης ότι σε οποιαδήποτε ομάδα υπάρχουν άνθρωποι που απολαμβάνουν εξουσία, ακόμα κι αν δεν κατέχουν υψηλές θέσεις. Ωστόσο, ακούγονται και σέβονται. Είναι σοφό να προωθήσετε την επαγγελματική τους ανάπτυξη. Η ενθάρρυνση τέτοιων άτυπων ηγετών έχει θετικό αντίκτυπο στην υγεία της επιχείρησης στο σύνολό της.

5 κανόνες του Kanban

Εκτός από τις 4 αρχές, ο David Anderson στο βιβλίο του «Kanban: Successful Evolutionary Changes for Your Technology Business» περιέγραψε 5 βασικούς κανόνες που τηρούν οι επιτυχημένοι επιχειρηματίες:

• Οπτικοποίηση της ροής εργασίας.
• Περιορισμός εργασιών σε εξέλιξη (WIP - Work-In-Progress).
• Διαχείριση ροής εργασιών.
• Σαφήνεια και διαφάνεια των αλλαγών.
• Βελτίωση της συνεργασίας (χρησιμοποιώντας μοντέλα και την επιστημονική μέθοδο).

Ας μιλήσουμε για τους κανόνες με περισσότερες λεπτομέρειες. Δεδομένου ότι ο στόχος του Kanban είναι να αλλάξει θετικά τη ροή εργασίας μέσω της συνεπούς βελτιστοποίησής του, πρώτα απ 'όλα, πρέπει να απαντήσουμε στο κύριο ερώτημα: ποιος είναι ο στόχος της επιχειρηματικής εξέλιξης; Αυτό μπορεί να γίνει μόνο αφού κατανοήσουμε πώς λειτουργεί η διαδικασία. Μόνο τότε είναι σκόπιμο να προσπαθήσουμε να ενσωματώσουμε την έννοια του χρόνου.

Η οπτικοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών είναι μια πολύ αποτελεσματική μέθοδος. Μπορείτε να οπτικοποιήσετε χρησιμοποιώντας τον λεγόμενο πίνακα Kanban ή την πλατφόρμα LeanKit. Σημειώστε ότι το LeanKit υποστηρίζει την εφαρμογή αρχών λιτής κατασκευής προκειμένου να δημιουργηθούν προϋποθέσεις για τη συνεχή βελτίωση των επιχειρηματικών διαδικασιών και την ενσωμάτωση καινοτομιών.

«Οι μέθοδοι οπτικοποίησης είναι τόσο διαφορετικές όσο και οι ροές εργασίας που βελτιστοποιούνται», εξηγεί ο Maxim Yurkin. "Εκτός από τη ροή εργασίας και τον χρόνο εκτέλεσης, άλλα κριτήρια όπως ο κίνδυνος αγοράς και το κόστος καθυστέρησης μπορούν να χρησιμοποιηθούν κατά την ταξινόμηση των δραστηριοτήτων."

Εάν απεικονίσετε σωστά τη ροή εργασίας σας, μπορείτε εύκολα να βρείτε τμήματα WIP που ονομάζονται "business killers".

«Αυτό σημαίνει ότι η καταπολέμηση της εργασίας σε εξέλιξη πρέπει να συνεχιστεί σε όλη τη διαδικασία εργασίας», γράφει ο David Anderson. - Επειδή η εργασία που δεν γίνεται έγκαιρα «μεταφέρει» το αρνητικό στο επόμενο βήμα και στη συνέχεια διπλασιάζει το αρνητικό στο επόμενο βήμα. Και είναι σαν χιονόμπαλα. Η μείωση του WIP στο μηδέν είναι ο ακρογωνιαίος λίθος του Kanban."

Η ανατροφοδότηση είναι πολύ σημαντική. Μόλις κάνετε αλλαγές, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι υπάρχει πράγματι βελτίωση.

«Η μέθοδος Kanban είναι ένα συναρπαστικό ταξίδι όταν δεν ξέρεις πού θα καταλήξεις», υπενθυμίζει ο David Anderson. «Η επίλυση ενός προβλήματος μπορεί να κάνει ένα άλλο χειρότερο».

Για να αποφευχθεί η αδιέξοδος της διαδικασίας εφαρμογής αλλαγών, πρέπει να είναι κατανοητή από όλους τους συμμετέχοντες στο έργο. Από αυτή την άποψη, είναι λογικό να παραθέσουμε ένα άλλο απόσπασμα του Anderson: «Χωρίς μια σαφή κατανόηση του πώς πρέπει να λειτουργούν τα πράγματα, οποιαδήποτε συζήτηση των προβλημάτων τείνει να είναι συναισθηματική, ανέκδοτη και υποκειμενική. Είναι τόσο αληθινό όσο μια σπασμωδική αντίδραση».

Στη μέθοδο Kanban, η βασική έννοια είναι το Kaizen, που σημαίνει συνεχής, σταδιακή και θετική αλλαγή.

«Ένας επιχειρηματίας που ενσωματώνει JIT πρέπει να καταλάβει τι είναι το Kaizen», λέει ο Anderson. "Εάν δεν δεσμεύεστε για βελτίωση, δεν υπάρχει νόημα να εφαρμόσετε το Kanban."

Kanban vs. Ευκίνητος

Είναι σαφές ότι ο Kanban έχει τους επικριτές του, υποστηρίζοντας ότι άλλες έννοιες είναι καλύτερες. Εν τω μεταξύ, οι ειδικοί προτρέπουν να μην συγχέεται η μέθοδος Anderson με άλλα αναγνωρισμένα συστήματα διαχείρισης - λένε ότι είναι σαν να συγκρίνουμε μήλα με πορτοκάλια. Τις περισσότερες φορές, η έννοια Kanban έρχεται σε αντίθεση με:

• Ευκίνητος;
• Scrum;
• Απαχος;
• Εξι Σίγμα;
• PRINCE2.

Εν τω μεταξύ, το Kanban και το Agile μοιάζουν μεταξύ τους, σαν αδέρφια, με τη μόνη διαφορά ότι ο Anderson πρότεινε μια ευρύτερη μέθοδο, ενώ το Agile επικεντρώνεται περισσότερο σε έργα πληροφορικής. Και οι δύο μέθοδοι περιλαμβάνουν εξελικτικές αλλαγές, αν και στην πρώτη περίπτωση ο ρόλος του επιχειρηματία είναι ασύγκριτα σημαντικότερος από την ιδιότητα του υπαλλήλου σύμφωνα με το Agile Manifesto.

Εάν το Kanban περιλαμβάνει έναν ασυμβίβαστο αγώνα ενάντια στην εργασία σε εξέλιξη, τότε η φιλοσοφία Agile είναι πιο φιλελεύθερη από αυτή την άποψη, καθώς δίνει προτεραιότητα στην ευελιξία - ετοιμότητα για αλλαγές που είναι «πιο σημαντικές από το αρχικό σχέδιο».

Οι προγραμματιστές είναι πιο πιθανό να εξετάσουν τα «εγκαταλελειμμένα υποέργα» εάν βρεθεί μια πιο βέλτιστη αρχιτεκτονική λογισμικού. Οι εταιρείες Dostaevsky, Chernika, uKit Group και άλλες μπορούν να σας πουν ότι το Kanban είναι μια αποτελεσματική μέθοδος στη Ρωσία.

συμπέρασμα

Το Kanban είναι ένας διαισθητικός τρόπος οργάνωσης της ροής της εργασίας που βοηθά έναν επιχειρηματία να κάνει περισσότερα και να εργάζεται πιο γρήγορα. Ωστόσο, το σύστημα "just in time" δεν είναι πανάκεια για όλα τα προβλήματα, αλλά ένα εργαλείο που πρέπει να μπορείτε να χρησιμοποιείτε σωστά, κάνοντας ανεπαίσθητες αλλαγές στη διαδικασία εργασίας κάθε μέρα, οι οποίες μαζί παράγουν αποτελέσματα.

Σημειώστε ότι το Kanban είναι αναποτελεσματικό σε πολύπλοκα τεχνολογικά συστήματα πολλαπλών επιπέδων, αλλά είναι σχεδόν ιδανικό για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις.

Τι είναι η μεθοδολογία kanban και πώς σας βοηθά να ολοκληρώσετε τις εργασίες εγκαίρως;

Σε συνθήκες συνεχούς multitasking και μεγάλου αριθμού πελατών, αργά ή γρήγορα οποιοδήποτε σύστημα υπερφορτώνεται. Οι προθεσμίες αρχίζουν να χάνονται, οι προσδοκίες δεν εκπληρώνονται και το σύστημα μετατρέπεται σε χάος. Σήμερα προτείνω να εξοικειωθείτε με μια μεθοδολογία όπως το kanban. Αυτή η προσέγγιση υπόσχεται να κατανείμει αποτελεσματικά τους πόρους και να λύσει όλα τα προβλήματά μας. Ας ελέγξουμε.

Μια στιγμή της ιστορίας του kanban

Η βάση της ιδέας kaban επινοήθηκε από την Toyoyta Motors. Ένας κατασκευαστής αυτοκινήτων υπέστη μεγάλες απώλειες λόγω ακατάλληλης κατανομής αποθεμάτων και χωρητικότητας στη γραμμή παραγωγής. Ορισμένα στάδια παραγωγής θα μπορούσαν να είναι σε αδράνεια και μερικά ήταν υπερφορτωμένα.

Το 1959, προτάθηκε ένα σύστημα ελέγχου παραγωγής που επέτρεψε την εξισορρόπηση όλων των τμημάτων της γραμμής. Η βασική αρχή ήταν ότι σε κάθε στάδιο, οι εργαζόμενοι έβαζαν κάρτες με τον απαιτούμενο αριθμό εξαρτημάτων, τα οποία περνούσαν στη γραμμή. Κάθε εργάτης που ακολουθούσε κατά μήκος της γραμμής παραγωγής πήρε ακριβώς τόσα εξαρτήματα από την προηγούμενη όσα του είχαν κατανεμηθεί στην κάρτα.

Με αυτόν τον τρόπο, κάθε μέρος είχε μια κάρτα και απλά δεν θα μπορούσε να υπάρξει πλεόνασμα. Ως αποτέλεσμα, τα αποθέματα δεν αυξήθηκαν στις περιοχές και κάθε επόμενος εργαζόμενος έλαβε ακριβώς τον αριθμό των ανταλλακτικών που χρειαζόταν.

Ας διατυπώσουμε τι είναι το kanban και ας το εφαρμόσουμε στην ανάπτυξη προϊόντων Διαδικτύου.

Το Kanban είναι ένα λιτό σύστημα διαχείρισης παραγωγής (Ιαπωνικά: "σήμα"/"κάρτα") που χρησιμοποιεί κάρτες πληροφοριών για την επικοινωνία παραγγελιών σε όλα τα στάδια παραγωγής. Με απλά λόγια, παρακολουθούμε ολόκληρη τη διαδρομή ενός προϊόντος, από την ιδέα μέχρι την κυκλοφορία στο ράφι του καταστήματος.

Πάνω είναι ένας πίνακας kanban. Αυτό είναι το κύριο εργαλείο για την εμφάνιση της κατάστασης της εργασίας. Η κύρια αρχή: βλέπουμε σε ποιο στάδιο της παραγωγικής διαδικασίας βρίσκεται μια συγκεκριμένη εργασία. Επιπλέον, ο χρόνος παρακολουθείται σε όλους τους τομείς, δηλαδή, μπορείτε πάντα να βρείτε το " " στο σύστημα και να εργαστείτε μαζί τους.

Τον αριθμό των στηλών τον καθορίζετε μόνοι σας με βάση τα χαρακτηριστικά του έργου σας. Είναι σημαντικό αυτά να είναι τα κύρια στάδια που περνά το προϊόν σας. Το παραπάνω παράδειγμα είναι συν ή πλην τα κύρια στάδια που περνά ένα διαδικτυακό προϊόν.

Η εφαρμογή της μεθοδολογίας είναι πολύ ευρεία. Το Kanban χρησιμοποιείται για την υλοποίηση έργων, τη διαχείριση πωλήσεων, τις γραμμές παραγωγής, την ανάπτυξη πληροφορικής, ακόμη και για την οργάνωση της ζωής σας.

Συγγνώμη που διακόπτω την ανάγνωση. Εγγραφείτε στο κανάλι μου στο τηλεγράφημα. Νέες ανακοινώσεις άρθρων, ανάπτυξη ψηφιακών προϊόντων και ανάπτυξη χάκερ, είναι όλα εκεί. Σε περιμένω! Ας συνεχίσουμε...

Αρχές Kanban

• Οπτική εμφάνιση εργασιών. Όλες οι εργασίες πρέπει να παρουσιάζονται με τη μορφή καρτών και να αντικατοπτρίζονται στον πίνακα. Είναι πολύ σημαντικό να ενημερώνετε την κατάσταση των εργασιών. Για παράδειγμα, εάν οι προγραμματιστές ετοίμασαν τον κώδικα και τον υπέβαλαν για δοκιμή, τότε η κάρτα εργασιών θα πρέπει να μεταβεί στην κατάλληλη στήλη. Έτσι, οποιοδήποτε μέλος της ομάδας ανά πάσα στιγμή μπορεί να δει σε ποιο στάδιο βρίσκεται η εργασία.
• Περιορισμός στις στήλες WIP (εργασία σε εξέλιξη ή εργασία που εκτελείται ταυτόχρονα) σε κάθε στάδιο παραγωγής. Για να διασφαλιστεί ότι το σύστημα αργά ή γρήγορα δεν «πνίγεται» από τη ροή των εργασιών, είναι απαραίτητο να τεθούν περιορισμοί. Για παράδειγμα, στον πίνακα kanban παραπάνω στη στήλη Analisis (analytics), έχουμε 2 άτομα που εργάζονται και δεν μπορούν να χειριστούν περισσότερες από 2 εργασίες, δεν έχει νόημα να τις φορτώσουμε περισσότερες, καθώς τα επόμενα στάδια του συστήματος θα είναι αδράνεια. Οι περιορισμοί στηλών επιλέγονται εμπειρικά.
• Επικεντρωθείτε σε ανεκπλήρωτες εργασίες. Όταν κοιτάτε τον πίνακα με εργασίες, πρώτα απ 'όλα δώστε προσοχή σε εκείνες τις εργασίες που "κρέμονται" σε μια ή την άλλη στήλη. Εάν ένα από τα στάδια παίρνει τον περισσότερο χρόνο για εσάς, τότε προσπαθήστε να αναδιανείμετε πόρους ή να προσθέσετε άτομα, αν είναι δυνατόν.
• Συνεχής βελτίωση. Μόλις εξισορροπήσετε το φορτίο στο σύστημα, θα είναι ευκολότερο για σας να παρακολουθήσετε ολόκληρη τη διαδικασία. Μετρήστε το χρόνο του κύκλου (πόσο διαρκεί η εργασία σε μια ξεχωριστή στήλη και πόσο καιρό από τη στιγμή που θα μπει στο To do μέχρι την κυκλοφορία του Done). Αλλάξτε τα φορτία στο σύστημα και μειώστε το χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση όλων των σταδίων.
• Δώστε προσοχή στη λεπτομέρεια. Για παράδειγμα, εάν ο κώδικας που γράφουν περιοδικά οι προγραμματιστές δεν περάσει από δοκιμή και επιστραφεί για αναθεώρηση, τότε ίσως υπάρχουν επιλογές για τη βελτίωση της ποιότητας ανάπτυξης, ώστε να δοκιμαστεί ένα προϊόν υψηλότερης ποιότητας;

Η προσέγγιση kanban μπορεί να φαίνεται ιδεαλιστική, αλλά σας διαβεβαιώνω ότι οι αρχές της παράγουν αποτελέσματα. Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να προσαρμόσετε τη μεθοδολογία στην κατάστασή σας και στη συνέχεια να γυαλίσετε το σύστημα.

Εργαλεία Kanban

Ή πού να διατηρήσετε έναν πίνακα kanban.

• πίνακες Excel
• Πίνακας με αυτοκόλλητα
• Άλλη μια φαντασίωση...

Μάλιστα, υπάρχουν πολλές επιλογές, μπορείτε να το γκουγκλάρετε και να εμπνευστείτε. Το κύριο πράγμα είναι ότι έχετε αυτόν τον πίνακα και όλοι οι συμμετέχοντες στη διαδικασία μπορούν να δουν τι συμβαίνει με τις εργασίες αυτή τη στιγμή.

Παραδείγματα σανίδων kanban

Εδώ είναι ένας πίνακας που κρέμεται στον τοίχο, όπου κάθε εργασία αντικατοπτρίζεται σε αυτοκόλλητες σημειώσεις.

Ή θα μπορούσε να είναι μια υπηρεσία cloud όπως η Trello.

Υπάρχουν πολλές απόψεις σχετικά με τα εργαλεία και τις επιλογές που θα χρησιμοποιήσετε στην εργασία σας, αλλά αυτό είναι κυρίως θέμα γούστου. Απλώς δοκιμάστε διαφορετικές λύσεις και συμβιβαστείτε με αυτή που σας αρέσει περισσότερο. Το θέμα είναι να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το kanban και να μην κολλάτε στη χρήση της πιο όμορφης σανίδας.

Η γνώμη μου είναι η εξής: για καταιγισμό ιδεών ή εργασία σε περιπτώσεις εκτός σύνδεσης, ένας κανονικός πίνακας με αυτοκόλλητα λειτουργεί καλά. Αλλά για καθημερινή εργασία, φυσικά πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια λύση cloud όπως Jira, Kanbantool, Trello κ.λπ. Σε αυτά, ολόκληρη η ομάδα μπορεί να προσθέσει σχόλια σε εργασίες, να τις μετακινήσει ανά στήλες και πολλά άλλα.

Αποχρώσεις/σκέψεις

Αν μιλάμε για προϊόντα Διαδικτύου, τότε το kanban λειτουργεί, βοηθά και βελτιώνεται, αλλά υπάρχουν ορισμένες ανησυχίες ή αποχρώσεις που πρέπει να ληφθούν υπόψη.

• Πιθανότατα, η εισαγωγή ορίων WIP σε μια στήλη μπορεί να τρομάξει λίγο την ομάδα διαχείρισης έργου. Τελικά, πώς μπορείτε να προσδιορίσετε πόσες εργασίες μπορεί να λύσει παράλληλα ένας προγραμματιστής ή, για παράδειγμα, ένας ελεγκτής; Τι γίνεται αν θεσπίσουμε περιορισμούς και απλώς χαλαρώσουν;

Βλέπετε, εάν ένα άτομο δεν είναι πλήρως φορτωμένο, αυτό δεν είναι κακό. Μπορεί να μελετήσει και να αναλύσει τη δουλειά που έχει γίνει, να βρει ελλείψεις και να τις διορθώσει, ακόμα και να ξεκουραστεί. Επιπλέον, μπορείτε να βοηθήσετε τους συντρόφους σας από άλλα μέρη της διαδικασίας (στήλες), περισσότερες λεπτομέρειες παρακάτω.

• Σύμφωνα με τους γκουρού του kanaban, το σύστημα λειτουργεί ιδανικά σε ομάδες πολλαπλών λειτουργιών. Λοιπόν, κάτι τέτοιο, αν δεν έχεις τι να κάνεις, πήγαινε να βοηθήσεις έναν συνάδελφο. Είναι αλήθεια ότι για να δημιουργήσετε μια ομάδα όπου οι προγραμματιστές μπορούν να είναι δοκιμαστές και το αντίστροφο, και ο αρχιτέκτονας συστήματος θα βοηθήσει τον σχεδιαστή, θα χρειαστεί να ξοδέψετε πολλά χρήματα και αξίζει τον κόπο;

Φυσικά, είναι υπέροχο όταν τα μέλη της ομάδας μαθαίνουν το ένα από το άλλο και μπορούν να βοηθήσουν με κάποιο τρόπο αν συμβεί κάτι. Για να ικανοποιηθεί όμως αυτή η προϋπόθεση, είναι απαραίτητο να υπάρχουν μικρές ομάδες που κατά προτίμηση κάθονται κάπου κοντά και επικοινωνούν συνεχώς. Σε μεγάλα έργα είναι δύσκολο να αναπαραχθεί μια τέτοια ανταλλαγή εμπειριών.

Ως εκ τούτου, είμαι πιο διατεθειμένος να ακονίσω τις ικανότητές μου αν έχω μια ήσυχη στιγμή. Κοιτάξτε τι κάνατε, σκεφτείτε πώς μπορείτε να το βελτιώσετε, διαβάστε χρήσιμα άρθρα. Ένα άτομο είναι ένας ζωντανός οργανισμός, όχι ένα γρανάζι σε έναν ιμάντα μεταφοράς.

Σύνολο

Εξετάσαμε τη μεθοδολογία kanban και τώρα, ελπίζω, καταλαβαίνετε πώς να την εφαρμόσετε στο έργο σας. Προσπαθήστε να χωρίσετε τις διαδικασίες σας σε κύρια στάδια και να βελτιστοποιήσετε το σύστημα με βάση τις γνώσεις που έχετε αποκτήσει.

Έχετε προσπαθήσει ποτέ να συγκεντρώσετε μια ομάδα ανθρώπων για να δημιουργήσουν ένα προϊόν ή να ξεκινήσουν ένα έργο; Ως μπόνους: μια στενή προθεσμία, μια ογκώδης τεχνική εργασία και ένας δυσεπίλυτος πελάτης. Συνέβη; Εάν ναι, τότε δεν χρειάζεται να διαβάσετε περαιτέρω.

Η διαχείριση μιας ομάδας δεν είναι εύκολη. Ειδικά στα ψηφιακά. Είναι απαραίτητο να οργανωθεί η εργασία έτσι ώστε η ποιότητα του προϊόντος να είναι υψηλή, οι προθεσμίες να τηρούνται, η ομάδα να είναι άνετη και ο πελάτης να είναι ικανοποιημένος. Είναι σημαντικό να αποφεύγετε τις συγκρούσεις και να αναπτύσσετε συνεχώς την ομάδα.

Δεν υπάρχει μαγικό χάπι για να λύσει όλα τα προβλήματα ταυτόχρονα. Υπάρχουν όμως μέθοδοι και συστήματα που μπορούν να βοηθήσουν στην απλοποίηση της διαδικασίας. Ένας από αυτούς είναι ο Kanban.

Τι είναι το Kanban

Το Kanban είναι μια μέθοδος για τη βελτίωση των διαδικασιών ανάπτυξης και μέρος της ευέλικτης φιλοσοφίας. Βασίζεται στο Manifesto for Agile Software Development.

Agile Μανιφέστο Ανάπτυξης Λογισμικού

Ο στόχος του Kanban είναι να λαμβάνει έγκαιρα ένα τελικό προϊόν υψηλής ποιότητας. Ας δούμε πώς να το πετύχουμε αυτό.

Το Kanban ξεκινά με οπτικοποίηση, έτσι ώστε η διαδικασία εργασίας να είναι ορατή στην ομάδα. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε έναν ειδικό πίνακα και ένα σετ από κάρτες ή αυτοκόλλητα.

Ο πίνακας είναι υποχρεωτικό στοιχείο για μια ευέλικτη μεθοδολογία. Είναι στο Scrum, είναι επίσης στο Kanban. Κάθε μέλος της ομάδας έχει πρόσβαση σε αυτό ανά πάσα στιγμή και μπορεί να δει σε ποιο στάδιο βρίσκεται η εργασία.

Ο πίνακας μπορεί να είναι πραγματικός ή εικονικός: μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν απλό πίνακα φελλού ή προγράμματα όπως το Trello.

Μια πλακέτα Kanban είναι ένα καθολικό εργαλείο που μπορεί να προσαρμοστεί σε οποιαδήποτε διαδικασία και να εφαρμοστεί σε οποιαδήποτε περιοχή. Για παράδειγμα, φτιάξτε μια λίστα υποχρεώσεων.

Πρώτα πρέπει να αναλύσετε τη διαδικασία εργασίας και να χωρίσετε τον πίνακα σε στήλες που αντικατοπτρίζουν τα στάδια δημιουργίας του προϊόντος. Για παράδειγμα, για τη διαδικασία δημιουργίας ενός έργου πληροφορικής, τα στάδια θα μπορούσαν να είναι τα εξής:

Τα ονόματα των στηλών μπορούν να αλλάξουν ανάλογα με το έργο, αλλά είναι σημαντικό να τα διατηρήσετε συνεπή. Ο πίνακας πρέπει να αντικατοπτρίζει πλήρως τη διαδικασία δημιουργίας αξίας, η οποία στο Kanban ονομάζεται ροή.

Οι κάρτες Kanban είναι εργασίες που η ομάδα μετακινεί στον πίνακα ανάλογα με την κατάστασή τους. Ο αριθμός των καρτών μπορεί να αλλάξει. Γράψτε το όνομα της εργασίας σε μια κάρτα ή αυτοκόλλητο και επικολλήστε το στην αρχή του πίνακα.

Με τη βοήθεια ενός πίνακα kanban, μια ομάδα μπορεί να διαχειριστεί πολλά έργα ταυτόχρονα, να χρησιμοποιήσει κάρτες διαφορετικών χρωμάτων: ένα χρώμα - ένα έργο.

Πώς βοηθάει η οπτικοποίηση

Είναι δυνατό να λάβετε αποτελέσματα ακριβώς έγκαιρα εάν ελέγχετε το φορτίο. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να περιορίσετε τον αριθμό των εργασιών.

Μία στήλη του πίνακα kanban περιέχει ταυτόχρονα τόσες εργασίες όσες η ομάδα ολοκληρώνει πραγματικά εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου. Για παράδειγμα, στην κατάσταση "Σχεδίαση" δεν υπάρχουν περισσότερες από δύο εργασίες κάθε φορά και στη στήλη "Δοκιμή" υπάρχει μόνο μία. Η ομάδα επιλέγει τον αριθμό ανάλογα με τις δυνατότητές της.

Παράδειγμα

Ο προγραμματιστής δεν έχει ολοκληρώσει ακόμη την τρέχουσα εργασία, αλλά έχει ήδη λάβει την επόμενη. Δεν έχει χρόνο και επιβραδύνει όλη τη δουλειά.

Λύση:Σταματήστε να αναθέτετε εργασίες στην ανάπτυξη και δώστε χρόνο στον προγραμματιστή να ολοκληρώσει τη δουλειά.

Είναι σημαντικό να βρείτε μια ισορροπία: επιλέξτε έναν ρυθμό εργασίας που είναι βολικός για την ομάδα και δεν βλάπτει τις προθεσμίες του έργου. Για να γίνει αυτό, το Kanban λαμβάνει υπόψη τον χρόνο ολοκλήρωσης κάθε εργασίας. Με αυτόν τον τρόπο η ομάδα καταλαβαίνει τι απαιτεί περισσότερο χρόνο και τι λιγότερο χρόνο, και μπορεί να οργανώσει σωστά την εργασία.

Παράδειγμα

Προέκυψαν δυσκολίες στο στάδιο της δοκιμής του προϊόντος και χρειάζεται περισσότερος χρόνος.

Λύση:μάθετε ποιο μέρος της εργασίας μπορεί να γίνει πιο γρήγορα χωρίς να χάσει την ποιότητα. Ή ένας υπάλληλος που είναι ελεύθερος και θα βοηθήσει τον ελεγκτή.

Όλες οι διαδικασίες αντικατοπτρίζονται στον πίνακα και η ομάδα τις αναλύει και εξαλείφει τα αδύνατα σημεία. Στο Kanban αυτό λέγεται έλεγχος ροής.

Για να χρησιμοποιήσετε το Kanban, δεν αρκεί απλώς να κλείσετε έναν πίνακα με κάρτες. Η ομάδα πρέπει να γνωρίζει τους κανόνες με τους οποίους λειτουργεί.

Αφορά επίσης τη διαφάνεια της διαδικασίας: όταν η εργασία είναι ορατή και το αποτέλεσμα είναι σαφές σε όλους.

Η ενότητα, η συνεχής βελτίωση των προϊόντων και η ανάπτυξη των εργαζομένων είναι σημαντικές. Μια ομάδα στο Kanban είναι ένας ενιαίος μηχανισμός. Αν κάποιος αποτύχει, τότε υποφέρει η κοινή αιτία. Η εργασία είναι προγραμματισμένη σε πίνακα, η όλη διαδικασία είναι ορατή, ώστε ο καθένας να μπορεί να δει τη συμβολή και την αξία του στο έργο.

Το Kanban συνδυάζει τις αρχές των ευέλικτων μεθοδολογιών και της λιτής σκέψης. Δεν υπάρχουν σκληροί κανόνες ή δραστικές αλλαγές εδώ, αλλά υπάρχουν αρχές στις οποίες μπορείτε να βασιστείτε.

Πώς να μην μπερδεύουμε το Kanban και το Scrum

Το Kanban συχνά συγχέεται ή συγχέεται με την ευέλικτη μεθοδολογία Scrum. Για να μην συμβεί αυτό σε εσάς, ας δούμε ποιες είναι οι κύριες διαφορές.

Scrumείναι μια ευέλικτη μεθοδολογία διαχείρισης έργου και Kanban- μια μέθοδος για τη βελτίωση οποιασδήποτε μεθοδολογίας.

Όχι συναντήσεις

Χρειάζεστε ένα σημείο εκκίνησης

Οι ομάδες στενού προφίλ μπορούν να λειτουργήσουν

Συνεπείς και ομαλές αλλαγές

Δεν υπάρχει διαχωρισμός σε ρόλους στην ομάδα

Γίνονται συναντήσεις

Δεν χρειάζεται σημείο εκκίνησης

Η ομάδα έχει ήδη εφαρμόσει το Scrum, αλλά θέλει να συνεχίσει να βελτιώνει τη διαδικασία. Εδώ είναι που το Kanban έρχεται ξανά χρήσιμο.

Δεν έχει σημασία ποια μεθοδολογία ανάπτυξης χρησιμοποιεί η ομάδα, αλλά για να εφαρμόσετε το Kanban, χρειάζεστε ένα σημείο εκκίνησης.

Πώς να εφαρμόσετε το Kanban

Εάν αποφασίσετε να χρησιμοποιήσετε το Kanban, θα πρέπει να είστε υπομονετικοί και να μάθετε αυτοπειθαρχία. Δεν πρέπει να συντονιστείτε σε ριζικές αλλαγές και να εφαρμόσετε όλες τις πρακτικές ταυτόχρονα. Το Kanban αφορά συνεπείς και ομαλές βελτιώσεις. Μπορεί να μην χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε όλα τα εργαλεία για να επιτύχετε το επιθυμητό αποτέλεσμα.

Ας το συνοψίσουμε

Τώρα ξέρετε τι είναι το σύστημα Kanban, πώς διαφέρει από το Scrum και πώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί. Και είμαστε έτοιμοι να ελέγξουμε τα πάντα στην πράξη. Η θεωρία είναι καλή, αλλά χρειάζεται πρακτική. Και είναι καλύτερα να εξασκηθείτε χωρίς φόβο ότι μια λάθος κίνηση μπορεί να βλάψει την πρακτική σας. Επομένως, που θα σας αναβαθμίσει στη διαχείριση έργων. Θα μπορείτε να εφαρμόσετε οποιαδήποτε ευέλικτα συστήματα στην εργασία σας και να είστε σίγουροι για τα αποτελέσματα.