Как снимать кассу в конце дня. Как снять z отчет по кассе. Z-отчет в онлайн-кассах

Зет-отчет (или отчет с гашением) — такое название имеет итоговый отчет по применявшимся ранее кассам, оснащенным ЭКЛЗ (электронной контрольной лентой защищенной). Предназначен он:

для обнуления данных по продажам за смену;
подведения итогов по выручке за смену;
фиксации данных об итоге продаж в фискальной памяти;
отражения возвратов денег и скидок, аннулирования чеков;
обоснования сведений, вносимых в отчетность кассира по кассовому аппарату для оприходования в операционную кассу (справку-отчет и журнал кассира-операциониста).

Z-отчет на кассах старого образца требовалось формировать не реже чем каждые 24 часа (в противном случае работа кассы блокировалась) и обязательно нужно было распечатывать.

О том, какие унифицированные формы могут быть использованы для формирования кассовой отчетности, читайте в материалах:

«Журнал кассира-операциониста — образец заполнения (2019)» ;
«Унифицированная форма № КM-6 — бланк и образец» .

Нужен ли Z-отчет при онлайн-кассе?

Отчет, являющийся аналогом Z-отчета, предусмотрен и в онлайн-кассах. Называется он отчетом о закрытии смены и, по существу, так же, как и Z-отчет, привязан к временному промежутку, равному 24 часам. Наличие такого ограничения вытекает из запрета на возможность формирования кассовых чеков (или БСО) по истечении этого количества часов с момента формирования другого отчета — об открытии смены (п. 2 ст. 4.2 закона «О применении ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

При формировании отчета о закрытии смены в онлайн-кассе не происходит:

обнуления данных;
фиксации итогового результата в фискальной памяти.

Однако все остальные задачи (подведение итогов и формирование документов, необходимых для составления отчетности, нужной для оприходования выручки в операционную кассу) этот отчет по-прежнему решает.

Дополнительной его функцией является незамедлительная автоматическая передача данных в контролирующую ИФНС. Причем в случае отсутствия подтверждения о получении налоговым органом этого отчета онлайн-касса отправит его повторно.

Так же, как и прочие отчеты, формируемые онлайн-кассой, отчет о закрытии смены хранится в фискальном накопителе в электронной форме в защищенном от исправлений виде не меньше 30 календарных дней (п. 4 ст. 4.1 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Для целей внесения данных в документы, предназначенные для операционной кассы, он может распечатываться на бумаге.

Закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ (п. 5 ст. 4.1) для отчета о закрытии смены предусматривает набор обязательных реквизитов, а приказ ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ — перечень обязательных дополнительных данных, которые зависят от формата используемых фискальных документов.

О том, кто должен перейти на онлайн-кассы с 1 июля 2019 года, читайте .

Итоги

Зет-отчет — это отчет почти уже ушедших в прошлое касс, оснащенных ЭКЛЗ. В онлайн-кассе предусмотрен аналог этого отчета — о закрытии смены, набор задач для которого откорректирован в соответствии с изменением технических характеристик кассовых аппаратов. Одной из важных новых функций отчета о закрытии смены является оперативная отправка его в контролирующую ИФНС.

X-отчет

X-отчет - термин используется при работе с ККМ, подразумевает собой отчет без гашения, этот отчет предназначен для контроля работы кассира и показывает сколько операций и какие суммы были проведены в течении смены (рабочего дня). Снимать показания по этим отчетам можно сколько угодно раз (конечно с разрешения руководства организации). Существует несколько типов Х-отчетов: полный отчет; по отделам; по кассирам; по товарам и т.д. в зависимости от модели ККМ.

См. также

Бухгалтерская энциклопедия . 2013 .

Смотреть что такое "X-отчет" в других словарях:

Отчет - документ, содержащий сведения о выполнении заданий, поручений, планов и т.п. и представляемый в вышестоящую организацию (должностному лицу). Источник: МДС 12 37.2007: Рекомендации по ведению документооборота в строительной организации Отчет… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Отчет о прибылях и убытках - финансовый отчет, в котором показаны доходы, расходы и прибыль предприятия за определенный период времени (обычно за год). По английски: Profit and Loss Statement Синонимы: Отчет о прибыли, Отчет о финансовых результатах, Отчет о результатах… … Финансовый словарь

Отчет об ошибке (программирование) - Содержание 1 Введение 2 Создание отчета об ошибке 2.1 Mac OS X 2.2 Windows … Википедия

отчет о движении денежных средств - отчет по фондам 1. Отчет, в котором денежные поступления и выплаты группируются по источникам их происхождения в результате операционной деятельности, вложений инвестиций или финансовой деятельности. Называется также Отчет по фондам (Funds… …

отчет о прибылях и убытках - отчет о доходах 1. Финансовый отчет, отражающий доходы, расходы, прибыли и убытки за учетный период, обычно в сравнении с суммами за один или несколько прошлых периодов. 2. Бухгалтерская отчетность, характеризующая финансовые результаты… … Справочник технического переводчика

Отчет о движении денежных средств - отчет об источниках денежных средств и их использовании в отчетном периоде. Обычно отчет состоит из трех основных разделов: движение денежных средств, связанных с производственной деятельностью; движение денежных средств, связанных с финансовой… … Финансовый словарь

Отчет о развитии человечества - (англ. Human Development Report) ежегодная публикация, издаваемая Программой развития ООН. Данный отчёт впервые был запущен в 1990 году. Его целью было поставить человека в центр процесса развития (сотрудничества) с точки зрения экономических… … Википедия

Отчет о занятости - в США ежемесячный отчет, характеризующий уровень занятости. Отчет о занятости состоит из двух частей: первая часть, построенная на опросе 60 тысяч семей, используется для вычисления уровня безработицы; вторая часть, построенная на опросе 375… … Финансовый словарь

Отчет по кредитной истории - содержит в себе информацию о прошлых и текущих кредитах, их суммах, о том, как происходило погашение, информацию о задолженности и просрочках. Так как бюро кредитных историй (БКИ) в России появились в 2005 году, отчет, соответственно, может… … Банковская энциклопедия

Отчет об исполнении депозитарной операции - переданный получателю отчет о совершении депозитарной операции. Отчет об исполнении депозитарием операции по счету депо является основанием для совершения проводок в учетных системах получателя отчета. См. также: Депозитарные операции Финансовый… … Финансовый словарь

отчет - См. мнение, ответ, суждение дело на чьем л. отчете, отдавать отчет... Словарь русских синонимов и сходных по смыслу выражений. под. ред. Н. Абрамова, М.: Русские словари, 1999. отчет рапорт, подотчет, отзыв, обозрение, мнение, сообщение, суждение … Словарь синонимов

Книги

Купить за 2043 грн (только Украина)
Отчет по мелкому кредиту. За 1914 год , . Отчет по мелкому кредиту за 1914 год. Цифровой отчет о состоянии крестьянских общественных учреждений по данным на 1 января 1915 года. Воспроизведено в оригинальной авторской орфографии…

Реквизиты и назначение Z-отчета

Согласно ст. 1 Закона об РРО фискальный отчетный чек представляет собой документ установленной формы, напечатанный регистратором расчетных операций, содержащий данные дневного отчета, во время печати которого информация об объеме выполненных расчетных операций заносится в фискальную память. В свою очередь, дневной отчет с обнулением информации в оперативной памяти и занесением ее в фискальную память регистратора получил название Z-отчета , в связи с чем понятия «фискальный отчетный чек» и «Z-отчет» могут использоваться как тождественные.

Основное назначение Z-отчета — обнулить память РРО и обеспечить фиксацию итога расчетов за определенный период работы РРО. Соответственно, по окончании смены кассир должен выполнить следующие действия:

1) составить дневной отчет с обнулением информации в оперативной памяти и занесением ее в фискальную память РРО (Z-отчет), в котором должна быть отражена информация об операциях «служебное внесение» или «служебная выдача»;

2) распечатать Z-отчет и подклеить его в КУРО;

3) на основании данных фискального отчетного чека (Z-отчета) заполнить раздел 2 КУРО;

4) сдать выручку в кассу предприятия;

5) выключить РРО.

Само формирование Z-отчета осуществляется в такой последовательности (п. 13 Требований № 199 ):

Печать Z-отчета и занесение информации в фискальную память;

Обнуление регистров дневных итогов оперативной памяти;

Печать информации, подтверждающей обнуление регистров дневных итогов оперативной памяти и действительность Z-отчета.

При этом в Z-отчете обязательно должны присутствовать такие реквизиты и данные :

название и адрес хозяйственной единицы;

индивидуальный номер плательщика, перед которым печатаются большие буквы «ПН». Если субъект предпринимательской деятельности не зарегистрирован как плательщик НДС, то вместо индивидуального номера указывается идентификационный код согласно ЕГРПОУ (для юрлиц) либо налоговый номер (для физических лиц), а вместо букв «ПН» - буквы «ІД»;

фискальный номер регистратора, перед которым печатаются большие буквы «ФН»;

заводской номер регистратора;

логотип производителя;

итог расчетных операций за реализованные товары (предоставленные услуги) по каждой ставке НДС отдельно;

буквенные обозначения и соответствующие им ставки НДС в процентах, а также даты их последнего занесения (если оно проводилось в день распечатки Z-отчета);

суммы НДС по каждой ставке;

итог расчетных операций за реализованные товары (предоставленные услуги), продажа которых не подлежит обложению НДС;

общий итог расчетных операций за реализованные товары (предоставленные услуги) с разбивкой по формам оплаты;

итог расчетных операций и суммы НДС по суммам средств, выданных покупателям (потребителям услуг), если такой итог не равен нулю;

сумма денежных средств по операциям «служебное внесение» и «служебная выдача»;

количество кассовых чеков (квитанций), выданных за смену, отдельно по реализованным товарам (предоставленным услугам) и выданным средствам;

номер, дата и время печати Z-отчета;

уведомление об обнулении регистров дневных итогов оперативной памяти и действительности Z-отчета.

Отсутствие какихлибо сведений из приведенных выше, поскольку они отнесены к обязательным реквизитам, может быть квалифицировано проверяющими как основание для непризнания Z-отчета, что приравнивается к его отсутствию с применением 340-гривневого штрафа к предприятию за каждый такой отчет. Впрочем, на незначительные недостатки в реквизитах Z-отчета судебные инстанции готовы закрыть глаза, указывая, что в этом случае оснований для ответственности нет (см., например, определение ВАСУ от 23.11.2010 г. по делу № К-10340/08 ).

Обязанность ежедневно печатать на регистраторах расчетных операций (за исключением автоматов по продаже товаров (услуг) фискальные отчетные чеки (Z-отчеты) и обеспечивать их хранение в КУРО возложена на субъектов предпринимательской деятельности, которые осуществляют расчетные операции в наличной и/или безналичной форме при продаже товаров (предоставлении услуг) в сфере торговли, общественного питания и услуг, в соответствии с п. 9 ст. 3 Закона об РРО . Данная обязанность будет считаться выполненной при условии, что фискальные отчетные чеки печатаются ежедневно и хранятся в КУРО .

Z-отчет не распечатан: сколько штрафов?

Согласно п. 4 ст. 17 Закона об РРО в случае невыполнения ежедневной печати фискального отчетного чека либо его несохранения в КУРО применяются финансовые санкции в размере
20 ннмдг (340 грн. ).

Если Z-отчет не распечатан и не сохранен, к субъекту хозяйствования применяется один штраф , а не два - отдельно за нераспечатку и отдельно за несохранение. А потому в случае если налоговики будут настаивать на иной трактовке и обосновывать факт совершения в этом случае двух отдельных нарушений, за каждое из которых должен быть применен штраф в размере 340 грн., поспорить с ними можно, используя такие аргументы:

1. Как нераспечатка Z-отчета, так и его несохранение в КУРО приводят к нарушению одной и той же единой обязанности, закрепленной в п. 9 ст. 3 Закона об РРО , - отчет должен печататься ежедневно и храниться в КУРО.

2. Невыполнение ежедневной печати Z-отчета автоматически означает, что он не сохранен в КУРО. Формулировка п. 4 ст. 17 Закона об РРО подчеркивает лишь то, что только ежедневной печати Z-отчета недостаточно для выполнения обязанности, предусмотренной п. 9 ст. 3 Закона об РРО . В то же время установления факта такого невыполнения уже достаточно, чтобы применить санкцию в размере 20 ннмдг, так как в установлении факта несохранения Z-отчета в КУРО в этом случае нет никакой необходимости.

В споре можно сослаться и на позицию специалистов ГНАУ, высказанную на страницах журнала «Вестник налоговой службы Украины», 2005, № 23, с. 44. Так, в ней указано, что если фискальный чек распечатан, но не сохранен в КУРО, то к субъекту предпринимательской деятельности применяется только финансовая санкция за несохранение его в КУРО .

Если налоговики не согласятся с приведенными аргументами, повторно их изложить можно уже в суде. Суды в таких спорах признают обоснованным применение штрафа в размере 20 ннмдг (см., например, постановление ВХСУ от 03.08.2005 г. в деле № 11/210 ).

Если Z-отчет был распечатан, но в КУРО не подклеен - это также основание для штрафа.

Если факт нераспечатки или несохранения Z-отчета в КУРО установлен, то избежать необходимости уплаты штрафа с помощью составления объяснительной записки кассира (продавца), привлечения его к дисциплинарной ответственности уже не удастся.

Не распечатаны Z-отчеты за несколько дней: сколько штрафов?

По сути, вопрос заключается в том, можно ли считать нераспечатку Zотчетов за несколько дней подряд не самостоятельными нарушениями, каждое из которых влечет за собой отдельный штраф в 340 грн., а одним длящимся нарушением, за которое, соответственно, применяется только один штраф.

Строго говоря, оснований для такой трактовки законодательных предписаний нет: к субъекту хозяйствования должен быть применен штраф в размере 340 грн. за каждый нераспечатанный и несохраненный Z-отчет (см. также письмо ГНАУ от 24.12.2009 г. № 13432/6/23-7015/1445 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 15, с. 5).

Но для самых решительных приведем позицию Киевского апелляционного админсуда, по мнению которого субъект хозяйствования несет ответственность за невыполнение обязанности по ежедневной печати Z-отчетов в целом. Поэтому независимо от того, сколько фактов нераспечатки (либо несохранения Z-отчетов) установлено , - это свидетельствует о том, что допущено нарушение одной и той же единой обязанности, а значит, и штраф должен быть применен один (постановление от 15.06.2010 г. по делу № 2-а-2413/09/0270 ).

Предусмотрен ли штраф для должностных лиц предприятия за отсутствие Z-отчета?

Ответственность за невыполнение обязанности ежедневно печатать на РРО Z-отчеты и обеспечивать их хранение в книгах учета расчетных операций предусмотрена не только для субъектов хозяйствования, но и для его работников и должностных лиц (ст. 26 Закона об РРО ). Так, ст. 155 1 КоАП предусматривает, что за нарушение порядка проведения расчетов в сфере торговли, общественного питания и услуг на лицо, осуществляющее расчетные операции, налагается штраф в размере от 2 до 5 ннмдг (от 34 до 85 грн. ), а на должностных лиц субъектов предпринимательской деятельности - от 5 до 10 ннмдг (от 85 до 170 грн. ). При повторном нарушении порядка проведения расчетов в сфере торговли лицом, которое в течение года привлекалось к административной ответственности за то же нарушение, размер штрафа для лиц, осуществляющих расчетные операции, составит от 5 до 10 ннмдг (от 85 до 170 грн. ), а для должностных лиц - от 10 до 20 ннмдг (от 170 до 340 грн. ). Такие дела рассматриваются районными, районными в городе, городскими судами на основании административных протоколов, составленных налоговыми органами. При этом административный протокол составляется при выявлении любого из таких фактов - нераспечатывание Z-отчетов, неежедневное их распечатывание, несохранение Z-отчетов в КУРО (см. письмо ГНАУ от 17.07.2003 г. № 11190/7/23-2117 ). В соответствии со ст. 38 КоАП штраф к должностным лицам или другим работникам субъекта хозяйствования может быть применен только в течение трех месяцев со дня совершения правонарушения.

Может ли Z-отчет распечатываться чаще одного раза за смену?

Формулировка п. 9 ст. 3 Закона об РРО о необходимости ежедневной печати фискальных отчетных чеков у субъектов хозяйствования иногда вызывает сомнения по поводу того, не будет ли нарушением данной обязанности печатать Z-отчеты чаще одного раза в день.

Такие сомнения не имеют под собой оснований. Кроме того, в п.п. 7.7 Порядка № 614 специально оговорена ситуация, когда в течение рабочего дня на РРО было распечатано несколько фискальных отчетных чеков. В этом случае все они подклеиваются в соответствующей книге УРО, записи в разделе 2 книги УРО делаются по каждому фискальному отчетному чеку отдельно. Признают возможность печати нескольких Z-отчетов, ссылаясь на отсутствие в законодательстве соответствующих ограничений, и налоговики (п.п. 2.2.99 Обзорного письма ГНАУ от 06.07.2009 г. № 14083/7/23-7017/572 , соответствующая консультация размещена также в Единой базе налоговых знаний).

В отдельных случаях распечатка нескольких Z-отчетов за день может быть обусловлена необходимостью выполнения законодательных требований. Так, согласно п. 4.9 Порядка использования РРО, если на период выхода из строя РРО либо в случае отключения электроэнергии расчетные операции проводятся с использованием КУРО и расчетной книжки, то после установления отремонтированного (либо резервного) РРО или возобновления энергоснабжения необходимо провести через РРО суммы расчетов за время работы с использованием расчетной книжки, а также в соответствии с контрольной лентой (в случае обнуления оперативной памяти) - за время работы, предшествовавшее выходу РРО из строя либо отключению электроэнергии, отдельно по каждой ставке НДС, после чего следует сделать Z-отчет.

Кроме того, может случиться так, что уже после печати Z-отчета за день возникла необходимость провести еще одну расчетную операцию либо несколько операций. В этом случае также следует распечатать еще один Z-отчет и подклеить его в КУРО.

Как часто должен распечатываться Z-отчет?

В соответствии с п. 1 примечаний к Требованиям № 199 итог расчетов исчисляется за смену, максимальная продолжительность которой не должна превышать 24 часа . Поскольку итог расчетов вносится в фискальную память именно при формировании Z-отчета , выполнение требования об исчислении расчетов за смену возможно только при условии своевременной печати Z-отчетов .

При этом сменой считается период работы регистратора от регистрации первой расчетной операции после выполнения Z-отчета до выполнения следующего Z-отчета (п. 2 Требований № 199 ).

Налоговики, как правило, настаивают, чтобы между распечаткой двух Z-отчетов проходило не более 24 часов (см. п.п. 2.2.7 Обзорного письма ГНАУ от 06.07.2009 г. № 14083/7/23-7017/572 ). Более того, на практике субъекты хозяйствования часто сталкиваются с требованиями с их стороны о необходимости распечатки Z-отчетов в пределах календарных суток, т. е. итог расчетов за сутки должен отражаться в Z-отчете, распечатанном до окончания этих календарных суток, т. е. до 24.00, поскольку иначе возможны ситуации, когда в один день будут распечатаны два Z-отчета, а в другой - ни одного, а значит - требование Закона об РРО о ежедневной печати фискальных отчетных чеков не будет выполнено.

Однако суды справедливо исходят из того, что отсчет продолжительности смены РРО начинается с момента регистрации первой расчетной операции, а не с распечатки предыдущего Z-отчета , и даже не с начала рабочего дня субъекта хозяйствования (постановление Киевского апелляционного административного суда от 11.02.2009 г. по делу № 22-а-10244/08 ). Таким образом, отсчет 24 часов осуществляется от первой расчетной операции, совершенной после распечатки предыдущего Z-отчета, и до выполнения следующего Z-отчета. Выполнения этого условия достаточно, даже если при этом указанные два события имели место в разных календарных сутках (см. постановления Окружного административного суда
г. Киева от 12.03.2008 г. № 2/95, от 22.09.2008 г. № 13/150 , от 04.03.2009 г. № 13/492 , определение ВАСУ от 12.07.2007 г. ).

Более того, субъектам хозяйствования иногда удается убедить суды в том, что между двумя распечатками двух Z-отчетов может пройти больше 24 часов и это не должно считаться нарушением. Основной аргумент, который при этом приводится: смена, за которую должен быть распечатан Z-отчет, отсчитывается с момента проведения первой после предыдущего отчета расчетной операции. При этом операции служебного внесения либо служебного изъятия таковыми не считаются, как и пробное перед началом работы РРО пробитие так называемых нулевых чеков с целью проверки четкости и правильности печати реквизитов на чеке. Если в течение суток не было осуществлено ни одной расчетной операции, то, возможно, субъекту хозяйствования удастся убедить суд в том, что Z-отчет можно не печатать (см., например, постановление Окружного административного суда г. Киева от 05.08.2010 г. по делу № 2а-17041/09/2670, определение ВАСУ от 19.08.2010 г. по делу № К-268/09 ).

Впрочем, для тех субъектов хозяйствования, которые предпочитают обезопасить себя и от нарушений, и от претензий со стороны проверяющих, данный вопрос не будет стоять столь остро.

Напоследок напомним, что Z-отчет не нужно печатать в нерабочие для предприятия дни. Налоговики признали это достаточно давно (см., например, «Вестник налоговой службы Украины», 2005, № 17 - 18, с. 104). Этой же позиции придерживаются и суды (см. постановление Окружного административного суда г. Киева от 05.12.2007 г. № 3/66 ).

Как исправить ошибку в Z-отчете?

К сожалению, никак. Вносить исправления в Z-отчет нельзя, подать уточненный отчет по аналогии с налоговой отчетностью тоже нельзя. И даже не потому, что это не предусмотрено действующим законодательством, а в связи с тем, что иначе нивелировалось бы само назначение Z-отчета: подвести итог работы РРО за смену. Z-отчет лишь отражает ошибки, допущенные за смену, а потому исправлять следует их, а не сам Z-отчет.

В связи с этим в случае ошибочного проведения сумм через РРО следует исправить такую ошибку:

Либо путем регистрации отрицательной суммы (если РРО обеспечивает отдельное накопление в фискальной памяти отрицательных сумм расчетов) с распечаткой на ошибочно проведенную сумму фискального чека выдачи средств,

Либо путем регистрации выдачи средств с помощью операции «служебная выдача».

Иначе субъект хозяйствования не сможет обеспечить соответствие сумм наличных средств на месте проведения расчетов сумме средств, указанной в отчете РРО.

Дополнительно необходимо составить акт об отмене ошибочно проведенной через РРО суммы расчетов (п. 4.8 Порядка № 614 ). В акте указывают данные об ошибочно проведенной сумме и реквизиты ошибочно выбитого расчетного документа (чека). Акт об отмене ошибочно проведенной через РРО суммы расчетов передают в бухгалтерию, где он должен храниться в течение 3 лет, либо подклеивают на последней странице КУРО. Ошибочно проведенные суммы расчетов в графах 5 - 8 КУРО не отражаются.

Можно ли заменить Z-отчет Х-отчетом?

Заменить Z-отчет Х-отчетом (документом, содержащим информацию о дневных итогах расчетных операций, проведенных с применением РРО, без обнуления информации в оперативной памяти), как это иногда делают субъекты хозяйствования в случае потери Zотчета, нельзя (см. постановление Окружного административного суда г. Киева от 11.03.2009 г. № 4/36 ). Это объясняется тем, что итог расчетов вносится в фискальную память именно при формировании Z-отчета . Х-отчет такой функции не выполняет.

Обязательно ли делать Z-отчеты
при передаче смены от одного продавца другому?

Понятие смены для целей применения законодательства об РРО и смены при определении режима работы не должны рассматриваться как тождественные.

Напомним: согласно п. 2 Требований № 199 смена при применении РРО - это период работы регистратора от регистрации первой расчетной операции после выполнения Z-отчета до выполнения следующего Z-отчета. Максимальная продолжительность смены не должна превышать 24 часа. Это единственное ограничение, которое установлено законодательством. Какихлибо оговорок, касающихся режима работы продавца, для целей определения смены в отношении РРО нет.

Таким образом, делать Z-отчет при передаче смены от одного продавца другому необязательно. В то же время законодательство не запрещает распечатывать более одного Z-отчета в течение 24 часов. Поэтому, если предприятие посчитает это целесообразным, оно может внутренними документами обязать своих сотрудников распечатывать Z-отчет при передаче смены от одного продавца (либо кассира) другому с обязательным подклеиванием каждого Z-отчета в КУРО.

Распространяется ли обязанность по ежедневной печати Z-отчетов на резервный РРО?

Действующим законодательством предусмотрено использование резервного РРО исключительно в период выхода из строя основного РРО либо в случае исчерпания срока службы такого РРО (ст. 5 Закона об РРО ).

При использовании резервного РРО в предусмотренных случаях на субъекта хозяйствования распространяются все те же требования, как и при использовании основного РРО, в том числе и требование о ежедневной печати Z-отчетов.

Если же резервный РРО в течение рабочего дня не используется, то и обязанности распечатывать на нем Z-отчет, безусловно, нет. К аналогичному выводу приходят и сами налоговые органы в разъяснениях, размещенных в Единой базе налоговых знаний.

Может ли предприятие, которое временно прекращает деятельность, не распечатывать ежедневно Z-отчеты?

Действующим законодательством такой правовой режим, как временное приостановление деятельности, не предусмотрен. Соответственно нет и освобождения от обязанности по ежедневной печати Z-отчетов .

Однако среди оснований, которые должны принимать во внимание налоговые органы и не требовать распечатки Zотчетов за соответствующие дни, следует назвать:

Закрытие торгового объекта для проведения санитарных мероприятий, техничного переоборудования и проведения других работ, о чем субъект хозяйствования должен разместить объявление рядом с информацией о режиме работы с указанием даты и периода закрытия торгового объекта (п. 13 Порядка осуществления торговой деятельности и правил торгового обслуживания населения, утвержденного постановлением Кабмина от 15.06.2006 г. № 833 );

Издание приказа по предприятию об изменении режима работы, в частности установления большего количества выходных дней либо оформление простоя (напомним, что изменение режима работы требует соблюдения требований законодательства о труде). В нерабочие для предприятия дни (выходные и праздничные) РРО не применяется, а значит и обязанности по распечатыванию Z-отчета нет.

В рабочие же для предприятия дни РРО должен быть включен и распечатка Z-отчетов является обязательной.

Само по себе отсутствие расчетных операций в течение дня не является основанием для освобождения субъекта хозяйствования от обязанности ежедневной печати Zотчетов, что подтверждается в том числе судебной практикой (см., например, постановление Киевского апелляционного админсуда от 25.01.2011 г. № 2а-1557/10/2670 ).

При этом, если техническими требованиями РРО не предусмотрена распечатка фискальных отчетных чеков в случае отсутствия расчетных операций, сами налоговые органы рекомендуют субъектам хозяйствования проводить операции «служебное внесение» и «служебная выдача», что позволит распечатать Z-отчет.

В кассовом аппарате закончилась чековая лента, в связи с чем Z-отчет был распечатан неполностью.
Будут ли санкции?

Налоговые органы отвечают на этот вопрос положительно, ссылаясь на то, что Z-отчет должен содержать все предусмотренные законодательством реквизиты. Отсутствие хотя бы одного из них - основание для применения штрафа в размере 340 грн. Поэтому во избежание такого правонарушения субъект хозяйствования должен контролировать наличие достаточного размера ленты в гнезде кассового аппарата для распечатки фискального отчетного чека и своевременно ее менять на новую ленту в случае недостаточного размера.

Суды, рассматривая подобные споры, менее категоричны. Они указывают на то, что неполная распечатка Z-отчета в связи с окончанием чековой ленты в кассовом аппарате не должна приравниваться к такому нарушению, как отсутствие ежедневной печати фискального отчетного чека и влечь за собой применение 340-гривневого штрафа (см., например, постановление Харьковского окружного административного суда от 12.03.2008 г. № 2-а-679/08 ).

Что такое Z-отчет?

Z-отчет или Суточный отчет с гашением - это фискальный документ, который закрывает кассовую смену, фиксирует в фискальной памяти накопленный итог пробитых сумм и обнуляет счетчик выручки за смену.

Нужно ли снимать Z-отчет, если за смену не было продаж ?

Если обратиться к законодательной позиции, то в соответствии с официально действующими документами, получение ежедневных Z-отчетов, независимо от того была выручка или нет, является обязанностью кассира-операциониста. Снятый Z-отчет является основанием для записей в журнал кассира-операциониста. На это ссылаются «Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин», утвержденные Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года № 132 и .

Понятно, что эти документы создавались во времена использования электромеханических кассовых аппаратов, где не было встроенных электронных часов и фискальной памяти. Дата на этих кассах переводилась вручную, в противном случае дата на чеке была бы неверной. Именно отсюда и берет свое начало требование об обязательном ежедневном снятии отчетов независимо от наличия или отсутствия выручки, а, следовательно, и обязанность ежедневно заполнять на основании Z-отчетов журнал кассира-операциониста. Аналогичного мнения придерживается в своем письме .

На сегодняшний день эти инструкции и с моральной, и с технической точки зрения уже устарели. Да и не все модели кассовых аппаратов технически имеют возможность снимать полноценные Z-отчеты при нулевой выручке.

В этом случае можно пойти следующими путями при оформлении журнала кассира-операциониста:

1. Пробиваем копейки и снимаем суточный отчет с гашением, заполняем журнал кассира-операциониста со всеми значениями, как того требуют . Инструкция, как говорится старая, но никем не отмененная. И этот вариант точно не вызовет никаких нареканий со стороны налоговых инспекторов.

2. Издаем письменный приказ по предприятию, что из-за специфики кассового аппарата, не снимающего суточный отчет с гашением при отсутствии продаж, в журнал кассира-операциониста пишется строка: «выручка отсутствовала» без внесения каких-либо цифр. Также, можно запросить у обслуживающего ЦТО техническое заключение об особенности функционирования Вашей кассы. Могут, конечно, придраться к «неправильному» ведению кассового журнала. Но штрафы за неправильное ведение этого журнала не предусмотрены, если, конечно, это не повлияло на оприходование выручки и, соответственно, уплату налогов.

3. Самый, на наш взгляд, разумный подход в сегодняшних реалиях к вопросу снимать или нет Z-отчет при отсутствии продаж - это издать внутренний приказ по предприятию о том, что смена на кассовом аппарате открывается при первой выручке за день. Тогда, в журнал Вам не придется вписывать «пустую» информацию. Опять же могут указать на несоответствие заполнения журнала с действующими нормативами, но к факту неоприходования выручки это отношения не имеет, а значит и штрафовать Вас не за что.

Если же у Вас кассовый аппарат, у которого смена открывается автоматически при включении питания или фискальный регистратор, где смена открывается принудительно кассовой программой, то в этом случае, даже если не было выручки, нулевой Z-отчет снять придется. В противном случае, через 24 часа, кассовый аппарат выдаст ошибку и будет требовать закрыть смену. Это значит, у Вас на руках появится «нулевой» Z-отчет и Вы будете обязаны внести его в журнал кассира-операциониста, чтобы все строчные записи Z-отчетов шли по нарастающему порядку без пропуска их номеров.

Где хранить Z-отчеты?

Практика хранения Z-отчетов в организации самая разнообразная. Его прикрепляют в журнал кассира-операциониста, наклеивают в тетрадь, хранят в конверте. Специально ни один норматив не регулирует, где именно они должны храниться. Поэтому, есть смысл обратиться к общим требованиям хранения первичных документов, установленными в разделе 6 «Положения о документах и документообороте», утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 года № 105.

Необходимо учитывать, что на основании Z- отчета заполняется справка-отчет кассира-операциониста (форма КМ-6) о выручке за смену, т. е. по сути, суточный отчет с гашением является приложением к этой справке. Поэтому, мы рекомендуем скреплять два этих документа.

Сколько хранить Z-отчеты?

Срок хранения Z-отчета, впрочем, как и любого документа, имеющего отношение к кассовой дисциплине, установлен в п. 11 от 30 июля 1993 года № 745 и составляет не менее 5 лет. Ответственность за хранение документов возложена на руководителя организации. И чиновники Минфина в этом вопросе непреклонны даже, если у Вас несколько десятков магазинов и хранить такой огромный объем бумаги накладно.

Но ими же были утверждены ,где в п. 6.4. черным по белому написано, что «использованные контрольные ленты хранятся в упакованном или опечатанном виде в бухгалтерии предприятия в течение 15 дней после проведения и подписания результатов последней инвентаризации".

Инвентаризацию имущества организация должна проводить регулярно. Обязательные инвентаризации - перед составлением годовой бухгалтерской отчетности и плановые инвентаризации, периодичность которых устанавливается самим предприятием. В торговых организациях, как правило, не реже одного раза в месяц, в крайнем случае - раз в квартал. Результаты инвентаризации утверждаются руководителем предприятия. Значит и срок хранения Z-отчетов можно сократить.

Очень важный момент, который необходимо учитывать, это свойство самой бумаги, на которой печатается Z-отчет. На современных кассовых аппаратах, использующих метод термопечати, применяется термочувствительная бумага, которая имеет ряд условий хранения:

Избегать попадания солнечных лучей, контакта с химическими веществами;

Не хранить изображением друг к другу;

Не хранить в пластиковых полиэтиленовых пакетах;

Не применять для склеивания клей на жидкой основе;

Не держать бумагу под прессом.

В зависимости от производителя и качества термобумаги, контрастность информации, может сохраняться до 5 лет. Но не редки ситуации, когда реквизиты, отпечатанные на документе, выцветают и отраженная информация становится не читаемой. Поэтому, аудиторы дают рекомендации делать копии с Z-отчетов заверенные руководителем с приложением оригинала Z-отчета.

Экспериментальным методом получен результат - при нагреве выцветшего чека с обратной стороны горячим феном или зажигалкой можно получить хорошо читаемый негатив. Главное здесь не переусердствовать и не сжечь документ, потеряв его тем самым безвозвратно =) .

Из всего вышеизложенного следует, что предприятие может либо беречь Z-отчеты все пять лет, либо ограничить их срок жизни до результатов ближайшей инвентаризации. Мнение проверяющих, в последнем случае, может не совпасть. Что грозит предприятию?

Так ли страшно потерять Z-отчет?

В ходе проверки налоговые инспекторы истребуют документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями и просят предоставить Z-отчеты. В случае их отсутствия организацию пытаются привлечь за налоговые правонарушения по ст. 120 НК за отсутствие первичных документов и по ст. 126 НК за непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля.

Для того, чтобы разобраться является ли Z- отчет первичным документом, обратимся к Перечню унифицированных форм, утвержденный Постановлениями Госкомстата от 25 декабря 1998 г. N 132 и от 18 августа 1998 г. N 88. Никакого Z-отчета там нет. В качестве формы первичной документации для кассовых операций утвержден лишь журнал кассира-операциониста.

Также, документ является первичным, если он составлен по форме из альбома унифицированных форм или содержит обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). В Z-отчете, как мы знаем, реквизит подписи ответственного лица не предусмотрен.

То есть, если нет оснований отнести Z-отчет к первичным документам, то нет и состава налогового правонарушения, предусмотренного ст. 120 НК.

По статье 126 НК организации могут привлечь к ответственности за «непредставление в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных Кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах". Штраф, который за это нарушение предусмотрен - пятьдесят рублей за каждый документ. Но и здесь можно вынести аргумент в защиту - п. 11 № 745 предусмотрено применение контрольных лент и их хранение, но к законодательству о налогах и сборах этот документ отношения никакого не имеет. А действующим законодательством о налогах и сборах не установлена обязанность налогоплательщика представлять контрольно-кассовые ленты и Z-отчеты. Это значит, что и для применения мер ответственности, предусмотренной ст. 126 НК, правовых оснований у налоговых инспекторов не имеется. Имеется арбитражная практика, в которой судьи придерживаются именно такой позиции.

Но если само юридическое лицо к ответственности привлечь достаточно спорно, то наказать руководителя вполне удастся, т. к. именно он отвечает за хранение учетных документов. Штраф должностному лицу может быть наложен по ст. 19.4 за неповиновение законному распоряжению должностного лица органа, осуществляющего государственный надзор от 2000 до 4000 рублей, либо по ст. 19.7 или 15.6 КоАП за непредставление сведений от 300 до 500 рублей.

При этом, действует срок давности привлечения к административной ответственности, который составляет 2 месяца со дня его совершения.

Что делать, если потерян Z-отчет?

При утере Z-отчета лучше сразу документально оформить отсутствие документа. Для этого написать в произвольной форме на имя руководителя организации объяснительную записку, в которой указать причины, которые привели к пропаже Z-отчета, поставить дату и подпись. Руководителю такое заявление нужно заверить и указать предпринятые меры.

Поскольку все современные кассовые аппараты оснащены электронной контрольной защищенной лентой (ЭКЛЗ), то необходимо получить отчет о закрытии смены с помощью специалиста ЦТО, в котором будет дата, номер закрытой смены и итог выручки. Эти данные подтвердят Ваши записи в книге кассира-операциониста.

Что делать, если несвоевременно сняли Z-отчет?

Снимать Z-отчет необходимо в конце каждой смены. Именно на его основании составляется справка-отчет по форме КМ-6, сдается по приходному кассовому ордеру выручка и вносятся запись в журнал кассира-операциониста именно датой, указанной на самих отчетах. Несвоевременно снятый Z-отчет - это нарушение кассовой дисциплины. Поскольку возникает несоответствие данных фискальных отчетов и даты оприходования средств. И при проверке это может повлечь за собой штрафные санкции: штраф может быть наложен либо на само предприятие от 40 000 до 50000 руб., либо на должностное лицо от 4 000 до 5 000 руб. (согласно ст.15.1 КоАП).

Штрафов можно избежать, если в течение 2-х месяцев с момента правонарушения к Вам не придут налоговые инспектора с проверкой, т. к согласно ст. 4.5 КоАП взыскание не может быть вынесено после этого срока.

Если все-таки время не сработало в Вашу пользу, то можно попытаться доказать, что несоответствие данных фискальных отчетов с данными журнала кассира-операциониста - не говорят о неоприходовании в кассу денежной наличности. Журнал кассира-операциониста является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков кассовой машины. Весь учет операций, проводимых в кассе предприятия, отражается в кассовой книге. Это предусмотрено . Ведение журнала кассира-операциониста этим не предусмотрено и, значит, к процессу оприходования денег в кассу он не имеет отношения! Так что различия с данными журнала кассира-операциониста не могут свидетельствовать о том, что фирма не оприходовала полученную от покупателей наличную выручку.

Что делать, если во время снятия Z -отчета оборвалась чековая лента?

Если лента просто закончилась, то нужно вставить новую и отчет будет допечатан. Допускается склеивание двух частей Z-отчета. Никаких оправдательных документов при этом можно не составлять.

Если допечатать Z-отчет не удалось по причине обрыва чековой ленты, то необходимо составить в произвольной форме объяснительную с описанием ситуации, заверить ее подписью руководителя. Из блока ЭКЛЗ надо снять отчет за смену и на основании полученных данных внести запись в журнал кассира-операциониста. Обрыв ленты во время печатания может свидетельствовать о возможной неисправности кассового аппарата. Поэтому, рекомендуем вызвать специалиста ЦТО.

Что делать, если дата на Z -отчете не верная?

Программные сбои, иногда случающиеся на кассе (например, при скачке электричества) могут привести к тому, что на кассовом аппарате сбивается дата. И замечают этот казус часто не сразу. В этом случае надо учитывать, что Z-отчет - это критерий любой отчетности по кассе. И дата этого фискального документа будет восприниматься как верная. Поэтому, любые объяснительные здесь помогут мало. Разумнее в такой ситуации «подогнать» бухгалтерию под дату Z-отчета, т. е. внести изменения в журнал кассира-операциониста, переделать справку-отчет КМ-6 и сводную справку-отчет КМ-7. Естественно, с учетом лимита кассы (здесь у бухгалтерии тоже есть способы его не нарушить).

Если в течение 2 месяцев к Вам не пришли с проверкой, то срок давности правонарушения истекает.

Сколько можно пробивать Z-отчетов?

Один Z-отчет снимать по кассовому аппарату обязательно.

Во-первых, техническими требованиями к фискальной памяти утверждено, что продолжительность рабочей смены на ККМ не должна превышать 24 часов.

Во-вторых, в п 6.1. предусмотрено, что по окончании работы кассир должен подготовить денежную выручку и другие платежные документы, составить кассовый отчет.

Время и порядок закрытия смены определяется внутренним распоряжением руководителя с учетом трудовой специфики работы и учетной политики предприятия. В законодательстве нет ограничений по количеству снимаемых Z-отчетов за смену, т. к. ст. 15.1. КоАП предусматривает ответственность за прямо поименованные в ней нарушения и такого нарушения, как неоднократное снятие Z-отчета там нет. Поэтому количество гашений в сутки Вы устанавливаете сами.

Для снятия материальной ответственности с кассира, закончившего смену выручки можно установить механизм передачи кассовой выручки в организации либо закрытием смены со снятием Z-отчета и составлением КМ-6, либо обычными X-отчетом и закрепить его приказом руководителя.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Правила документооборота кассовых документов необходимо отразить в учетной политике организации. Также, имеет смысл издать приказ по предприятию «Об утере кассовых документов и их восстановлении», где прописать действия работников в случае утраты документов.

Эти действия помогут либо вовсе избежать грозящего штрафа, либо ограничиться самым его минимальным размером.

Возможно, наличие в кассовых аппаратах ЭКЛЗ и возможное получение из нее по запросу данных по номеру документа, смены, периоду, приведет к тому, что бумажные кассовые документы уйдут в прошлое. Все-таки хранить такой электронный аналог гораздо безопасней и не так обременительно.

Но пока лучше, конечно, не допускать подобных нарушений и сберечь свои силы и нервы в отстаивании своих прав в суде, а организовать порядок хранения и учета кассовых документов таким образом, чтобы избежать их утерю или порчу.

Чтобы грамотно организовать работу имеющейся кассовой техники, понадобится не только предварительно зарегистрировать аппарат в ИФНС, но и разобраться в тонкостях документооборота. Z-отчет наряду с X-отчетом считаются основными видами документов кассира. Разница между ними заключается в том, что вторая форма (X-отчет) используется для промежуточного снятия показателей кассы, то есть до нескольких раз в день без обнуления значений счетчиков. А первая (Z-отчет) выписывается для снятия итоговых показателей, в конце смены, с последующим обнулением счетчиков.

Главное предназначение Z-отчета – снабжение ИФНС информацией о полученной за день выручке в целях обеспечения контроля налоговых органов за предпринимателем. Документ формируется только в конце дня. При этом все данные заносятся в фискальную память аппарата, оперативка обнуляется. После этого кассир может передавать деньги на инкассацию, занося итоговые сведения (номер и дата отчета, суммы накоплений на начало/конец дня, размер выручки за свою смену, при наличии возвраты и платежи безналичным способом) в журнал кассира-операциониста КМ-4. Затем составляется справка кассира, которая передается в бухгалтерию и служит основанием для заполнения кассовой книги ИП.

Виды Z-отчетов:

Основной – это главный документ кассира, который обязательно снимать каждый день в конце смены. Снятие отчета позволяет обнулить счетчики аппарата и погасить регистры. Если кассир забудет и не снимет Z-отчет, аппарат заблокируется и не будет работать.
По кассирам – этот документ предназначен для обобщения данных отдельно по кассирам и показывает сколько выручки пробил тот или иной ответственный сотрудник. При снятии информация по кассиру также обнуляется.
По отделам – позволяет определить сколько выручки заработал каждый отдел. Накопления счетчиков также обнуляются при снятии отчета, но ежедневно это делать не обязательно.
По товарам – этот вид отчетов доступен, если аппарат запрограммирован на сбор данных по базе товаров либо услуг.

Важно! Снятие Z-отчета ВСЕГДА обнуляет данные на ККТ в текущем режиме работы. Кроме того, обнуление происходит в случае перерегистрации техники; при проведении ремонта или после замены фискальной памяти.

Зет отчет в онлайн-кассе – порядок составления

Каждый документ нумеруется в хронологическом порядке. При выписке форма содержит следующие данные:

Номер и дату.
Сведения по счетчикам (начальные и конечные).
Итоговые данные по полученной за день выручке.
Общую сумму возвратов.
Итоговую информацию по предоставленным скидкам.
Количество аннулированных чеков.

Данные, заносимые в журнал кассира, должны совпадать с данными в Z-отчете. При выявлении расхождений в большую/меньшую сторону, необходимо установить и обосновать их причины. Если кассир забыл снять в конце дня Z-отчет, что делать и как это исправить? На самом деле, допускается разовое снятие документа в начале следующей смены, ведь могут быть различные неполадки – от отключения электричества до поломок и т.д. Но регулярное нарушение нормативных требований грозит санкциями со стороны контрольных органов по причине несвоевременного оприходования наличной выручки, что особенно важно для предпринимателей на УСН.